Глоссарий

1. Автоматизированная информационная система - информационная система, реализуемая с использованием современных средств электронно-вычислительной техники и связи.

2. Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

3. Адресат - лицо или организация - получатель документа.

4. Административный договор – соглашение между государственными органами управления и иными организациями по поводу регулирования управленческих отношений.

5. Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

6. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

7. Акт применения права — правовой акт компетентного органа или должностного лица, изданный на основании юридических фактов и норм права, определяющий права, обязанности или меру юридической ответственности конкретных лиц.

8. Анкета - документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

9. Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

10. Баланс предприятия (организации) - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (его расходов и доходов).

11. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

12. Ведомость - перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

13. Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

14. Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

15. Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документа, их индексов, названий, дат, номеров листов.

16. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

17. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

18. Выписка из документа - заверенная копия части документа.

19. Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

20. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

21. Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий, в частности, нормативно-правовой характер его содержанию.

22. Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

23. Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

24. Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

25. Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия /организации/ или гражданина).

26. Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

27. Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

28. Документация - оформленная по единым правилам совокупность документов.

29. Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

30. Документирование – процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

31. Документоведение – научная дисциплина, предметом которой служит развитие способов документирования и носителей информации.

32. Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

33. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

34. Документирование – фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа.

35. Документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством случаях ее материальный носитель.

36. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий, как правило, равную с ним юридическую силу.

37. Жалоба - письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов.

38. Журнал учета документов - журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

39. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

40. Заголовочная часть документа - совокупность реквизитов: «эмблема организации», «справочные данные об организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа», «заголовок к тексту».

41. Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

43. Законодательный стиль — литературный стиль, присущий правовым актам как письменным литературным произведениям. Отличительными чертами законодательного стиля и соответствующими им требованиями к законодательному стилю являются: 1) официальный характер, документальность; 2) нейтральность (отсутствие экспрессивности); 3) безличный (неиндивидуальный) характер; 4) связность, последовательность, точность мысли и простота; 5) долженствующе-предписывающий характер; 6) стандартизированность языка, лаконичность и компактность.

44. Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.

45. Индекс дела (номер дела) - цифровое и или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

46. Индексация документов - присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации.

47. Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и обслуживающих их информационных технологий.

48. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

49. Карта-заместитель - документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

50. Коммерческая тайна - производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

51. Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей недостачу, порчу, хищение груза.

52. Контрагент - одна из сторон контракта, договора.

53. Контракт - см. договор.

54. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

55. Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

56. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий, как правило, юридической силы.

57. Копия документа заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

58. Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

59. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

60. Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий юридические нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

61. Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

62. Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации.

63. Оригинал документа - первый, подлинный экземпляр документа.

64. Оферта - письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях.

65. Официально-деловой стиль- функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

67. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

68. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

69. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

70. Печать - элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные, как правило, с финансовыми средствами.

71. Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

72. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

73. Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

74. Применение права - деятельность компетентных органов и лиц по подготовке и принятию индивидуального решения по юридическому делу на основе юридических фактов и конкретных правовых норм.

75. Правовая дефиниция - это краткое определение какого-либо понятия, адекватно раскрывающее содержание понятия, называющее его родовые и (или) видовые признаки, включающее его характеристики в сжатой и обобщающей форме.

76. Право подписи - полномочие должностного лица на подписание документов, имеющих в дальнейшем, как правило, юридическую силу.

77. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

78. Проект документа - предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

79. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

80. Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

81. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

82. Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

83. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

84. Реквизит правового акта - элемент правового акта, который предназначен для отражения юридических свойств и (или) идентификации (обозначения) правового акта и не содержит регулятивных положений (предписаний).

85. Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

86. Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения предприятия (организации), основной функцией которых является работа с документами.

87. Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

88. Справка - документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий.

89. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

90. Стиль – особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

91. Тайна переписки - конституционное право граждан и юридических лиц, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения).

92. Товарный знак - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

93. Трудовой договор – соглашение между работодате­лем и работником, регламентирующий их права и обязанности по отношению друг к другу.

95. Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись уполномоченного лица на документах.

96. Федеративный договор – правовая форма разграничения предметов введения и полномочий между органами власти Российской Федерации и органами власти субъекта федерации.

97. Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

98. Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

99. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

100. Экспертная комиссия (ЭК) - комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

101. Юридическая техника- совокупность правил, приемов, специфических средств подготовки, оформления, публикации и систематизации нормативных правовых актов и иных юридических документов.

102. Юридическое лицо - предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

103. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

104. Юридический документ – материальный (бумажный) носитель правовой информации.

105. Юридический термин — это термин (слово или словосочетание), который употребляется в правовом акте и (или) юридической науке и практике.

64