3. Організація документообігу

Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено, що усі первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, фінансова звітність обов’язково передаються до архіву, де вони повинні зберігатись протягом певного терміну, тому на вимогу нормативних документів підприємства повинні забезпечити зберігання носіїв інформації у архівах.

Відповідальність за організацію та забезпечення належних умов збереження оброблених документів, регістрів і форм звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Зберігання носіїв інформації, їх оформлення та передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Передача документів здійснюється після їх повної обробки, складання і подання звітності за рік. Перед передачею до архіву носії інформації систематизують за об’єктами обліку, комплектують справи у хронологічному порядку, переплітають і підписують та нумерують. Справи передаються до архіву за актом, де зазначають:

• назву об’єкта обліку;

• період, до якого належать скомпоновані носії інформації;

• перелік носіїв інформації;

• дата комплектації і передачі носіїв інформації до архіву;

• підписи членів комісії.

З моменту комплектації і до моменту передачі до архіву підприємства справи зберігаються за місцем їх формування, тобто у поточному архіві відділу, сектору бухгалтерії. Він створюється для зберігання носіїв інформації за поточний рік до складання звітності та її представлення користувачам.

Поточний архів створюється у бухгалтерії для зберігання носіїв інформації за поточний період (місяць, рік), за якими складено і представлено користувачам фінансову звітність та ті, до яких працівники бухгалтерії змушені регулярно звертатись. Носії інформації передаються відповідальним особам, уповноваженим головним бухгалтером і зберігаються у спеціальних приміщеннях або шафах. Носії інформації потрібно зберігати у приміщенні, яке закривається і до якого немає доступу сторонніх осіб, у спеціальних шафах або сейфах, що виключають можливість їх втрат або псування. Бланки суворої звітності зберігаються у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях. Окремі види документів (наряди на відрядну роботу, змінні рапорти) можуть зберігатись непереплетеними, але підшиваються у папки з метою запобігання їх втрати або внесення виправлень.

Бухгалтерські документи, облікові регістри і форми звітності зберігаються протягом певного строку, встановленого нормативними документами.

Архів потрібно організувати так, щоб забезпечити зберігання усіх документів та їх швидке знаходження при потребі. Для цього потрібно на стелажах зазначити вид носіїв інформації, рік та інші реквізити, що характеризують справи.

Усі прийняті для зберігання справи реєструють в архівній книзі. По закінченні терміну зберігання, важливі документи передають на зберігання до місцевого державного архіву, а інші – знищують, про що спеціальною комісією складається акт і робляться відповідні відмітки записи в архівній книзі.

Видача носіїв інформації з бухгалтерії і архіву працівникам інших структурних підрозділів, як правило не припускається, а в окремих випадках може здійснюватись лише з дозволу за розпорядженням головного бухгалтера.

Усі носії інформації, які використовують на підприємстві, формують у справи відповідно до затвердженої номенклатури. Перелік номенклатур може бути наступним:

1. Організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів.

2. Внутрішня організаційно-розпорядча документація (накази, положення).

3. Планова і звітна документація.

4. Облікові регістри.

5. Первинні документи.

6. Листування.

Кожній справі присвоюється умовне позначення – індекс справи. Він містить номер структурного підрозділу і порядковий номер заголовку справи. Сформована номенклатура справ затверджується керівником підприємства.

Постійний архів організовують у спеціально обладнаному приміщенні із стелажами для папок з носіями інформації. У постійному архіві зберігаються носії інформації, що передаються з поточного архіву. Входити до архіву мають право лише головний бухгалтер і завідувач архівом (архіваріус).

Обов’язки архіваріуса можуть бути покладені наказом по підприємству на працівника бухгалтерії. Архіваріус зобов’язаний приймати до архіву папки з носіями інформації, оформленими належним чином, записувати їх до архівної книги, щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув, робити в архівній книзі відмітки про вилучення таких справ, стежити за збереженням справ і порядком в архіві. Ключі від архіву зберігаються у архіваріуса. Справи з архіву архіваріус видає тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках – за письмовою вимогою правоохоронних та слідчих органів.

У випадках втрати або знищення документів керівник підприємства призначає спеціальну комісію із розслідування причин. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства.

Щорічне вилучення справ з архіву оформляється актом з обов’язковою участю представника районного архіву. Вилучені з архіву справи здають організаціям із заготівлі вторинної сировини. Передача оформлюється накладною із зазначенням кількості справ та їх ваги. Квитанція приймального пункту є виправдовуючим документом. В архівній книзі зазначають, які справи вилучили з архіву. Акти на вилучення з архіву справ зберігаються у головного бухгалтера підприємства.

При реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству (правонаступнику) останній приймає за актом усі незавершені діловодством справи підприємства, що реорганізується, та його архів.

При ліквідації підприємства, що не має правонаступника, усі носії інформації передаються до архіву, створеного при місцевій адміністрації.

Необхідно дотримуватись термінів зберігання носіїв інформації, встановлених нормативними документами, тому що у разі їх відсутності у зв’язку із знищенням, перевіряючі і контролюючі органи можуть вимагати їх відновлення.

При визначенні строків зберігання носіїв інформації слід керуватись Переліком типових документів, що створюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Після закінчення терміну зберігання, документи, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, підлягають вилученню з архіву за Актом про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Документи підприємства мають не однакову цінність, а тому різні терміни зберігання. Документи історичного, загальногосподарського, практичного значення зберігаються постійно. Документи з обліку особового складу зберігаються 75 років. Інші зберігаються 3-5 років.