3.5. Программное обеспечение обработки текстовых данных

Выделяют две группы ПО, ориентированных на создание документов: первая – создание документов различной степени сложности с мощными средствами форматирования и включения графики, вторая – ориентирована на работу только с текстовыми файлами (текстовый редактор).

Текстовый процессор – прикладное программное обеспечение, используемое для создания, редактирования и хранения текстовых документов. Простейший текстовый редактор входит в состав стандартной поставки Windows (Блокнот, WordPad). Для создания текстовых документов чаще используют приложение Word, которое входит в состав интегрированного пакета MS Office.

Типовая структура интерфейса Word включает: строку меню, строку состояния (статуса), строку подсказки, рабочее поле, координатную линейку, линию прокрутки, курсор, клавиши клавиатуры, индикаторы, переключатели.

Форматирование – разбивка текста на строки и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и интервалов (отбивок) между абзацами, видов и начертаний шрифта.

Абзац – фрагмент текста, представляющий собой смысловое единство, и заключенный между нажатиями клавиши Enter.Форматирование абзаца - команда Формат\Абзац.

Шрифт – набор символов, внешний вид которых подчинен единому авторскому замыслу. Система Windows позволяет выбрать и установить шрифт, который наиболее подходит для подготавливаемого документа. Основные характеристики шрифта: наличие или отсутствие засечек, пропорциональность, гарнитура и начертание. Регулируемые параметры шрифта: кегль – размер шрифта, выраженный в пунктах, интерлиньяж - расстояние между базовыми линиями двух соседних строк. Типы шрифтов: растровые, векторные, символьные. Форматирование шрифта – команда Формат\Шрифт.

Создание таблиц – команда меню Таблица. Позволяет создавать таблицы произвольной формы, вставлять и удалять строки и столбцы, объединять и разбивать ячейки, вставлять в таблицу формулы.

Вставка графических объектов: из набора готовых автофигур, рисунков из коллекции ClipArt, объектов из коллекции WordArt, рисунков, созданных в других графических редакторах.

Дополнительные возможности: создание списков, автоматизация выполнения задач с помощью макросов (серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы), проверка правописания слов и синтаксиса, использование словаря синонимов (тезауруса), ис-пользование шаблонов.

Документ, созданный программой MS Word, имеет произвольное имя и расширение .DOC, .RTF.

К текстовым редакторам относят издательские системы (на высоком техническом уровне создают книги, каталоги, буклеты, отчеты, письма, приглашения и другую печатную продукцию).

3.6. Электронные таблицы

Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, числа, формулы. Главное достоинство – мгновенный пересчет всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении любого операнда.

Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор,( например, Excel из пакета MS Office).

Окно ЭТ Excel имеет такой же внешний вид, как и все приложения Windows, т.е. имеет строку заголовков, панель инструментов, строку состояния, дополнительно - строку формул, в которой отображаются формулы для расчета данных.

Документом (т.е. объектом обработки) является Рабочая книга - файл с произвольным именем и расширением .XLS. В каждом файле может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. (Лист 1, Лист 2, и т.д.) ЭТ состоит из 65536 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы от 1 до 65536, (первый столбец называется заголовком строки), а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A,B,…., Z, AA, AB,…, IV.(Первая строка называется заголовком столбцов). Для указания на конкретную ячейку используется ссылка (адрес), которая составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Адрес может быть относительный (F10, A15), абсолютный ($F$10, $A$15) и смешанный ($F10, F$10, $A15, A$15). Относительные адреса меняются при выполнении операции копирования и перемещения, абсолютные адреса при выполнении этих операций не изменяются. В смешанных адресах часть адреса, зафиксированная знаком “$”не меняется.

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается специальной командой. В ЭТ используются встроенные функции, которые разделены на категории: математические, финансовые, статистические, текстовые, логические, даты и времени и т.д. Результаты вычислений можно представить в виде различных типов диаграмм: стандартных типов плоскостного и объемного представления (с областями, линейчатая, гистограмма, график, кольцевая, лепестковая, точечная, пузырьковая, поверхностная и др.) и нестандартных типов.