5. Характеристика кадрової роботи. Кадрове планування

Кадрова робота — це найважливіший засіб реалізації державної кадрової політики, яка передбачає використання сукупності форм, засобів, методів добору, розстановки та роботи з кадрами.

Кадрова робота включає:

• планування кадрового забезпечення державної служби;

• професійне вдосконалення державних службовців;

• оцінку кадрового забезпечення.

Визначальною ланкою роботи з персоналом є планування роботи з ним. Кадрове планування — це перспективна систематична концепція передбачуваних заходів щодо роботи з кадрами загалом і персоналом управління зокрема. Планування будується на основі нормативно-правових актів, з урахуванням фінансово-матеріальних витрат та специфіки роботи службовців.

Починаючи з прийняття працівника в організацію й закінчуючи його передбачуваним звільненням з роботи, необхідно організовувати планомірне горизонтальне та вертикальне його просування системою посад або робочих місць. Працівник повинен знати не тільки свої перспективи на коротко- та довгостроковий період, а й те, яких показників він повинен досягнути, щоб розраховувати на просування по службі.

Заходи з внутрішньоорганізаційного навчання та спеціальної підготовки, що дають змогу якнайповніше використовувати власні трудові ресурси без пошуку нових кваліфікованих кадрів на зовнішньому ринку праці. Таке планування створює умови для мобільності, мотивації та саморегуляції державного службовця, прискорює процес його адаптації до змінних умов дійсності на одному робочому місці. На практиці склалися дві форми навчання, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів державної установи: на робочому місці та поза його межами. Навчання на робочому місці дешевше й оперативніше, воно тісніше пов’язане з повсякденною працею, тому полегшує входження в навчальний процес працівників, які не звикли до навчання в аудиторіях.

До найважливіших методів навчання на робочому місці належать:

метод завдань, що ускладнюються;

зміна робочого місця (ротація);

спрямоване нагромадження досвіду;

інструктаж;

використання працівників як асистентів;

метод делегування (передавання) частини функцій і відповідальності.

Навчання поза межами робочого місця ефективніше, але пов'язане з додатковими матеріальними витратами й відволіканням працівника від його службових обов'язків. Найважливішими методами навчання за межами робочого місця є читання лекцій, проведення ділових ігор, аналіз конкретних управлінських ситуацій, проведення конференцій і семінарів, формування груп з обміну досвідом, створення гуртків

Планування організацією службового зростання своїх працівників з метою вдосконалення потреб організації у кваліфікованих кадрах і окремого працівника у зростанні його кар'єри.

Основними видами планування є комплексне довгострокове, перспективне та оперативне. Довгострокове планування, як правило, виступає у формі цільових комплексних програм. Комплексна програма «Кадри» передбачає забезпечення основних напрям і її роботи: від вдосконалення планування й організації кадрової роботи, створення комплексної системи управління кадрами, їх формування, підготовки та підвищення кваліфікації — до питань матеріального та морального заохочення, підвищення творчої активності кадрів, їхнього культурного рівня тощо. На основі довгострокових планів роботи з кадрами розробляються як перспективні, так і оперативні плани. Це дає змогу забезпечити єдину систему планування роботи з кадрами, яке надає можливість комплексно реалізувати завдання з формування складу кадрів і роботи з ними.

Перспективний план роботи з кадрами може включати:

• заходи щодо зміцнення складу кадрів, роботи з резервом, визначення вимог до працівників;

заходи щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів, їх розвитку;

• заходи щодо виховання кадрів, розвитку їх ініціативи, самоосвіти і самовиховання.

Оперативний план конкретизує показники довгострокового й перспективного планів, контроль за здійсненням запланованих за­ходів.

Вихідний елемент для планування роботи з персоналом управ­ління — це розрахунок потреби у працівниках. Його завданням є визначення необхідної кількості кадрів, потрібних у конкретний термін для виконання певних завдань. З цією метою визначається потреба у працівниках, їх кваліфікація. Це визначення проходить як в оперативному (визначення кількості вакансій), так і у пер­спективному плануванні (визначення можливих змін в організацій­ній структурі установи).

При плануванні роботи з кадрами та залученні працівників на нові посади вирізняють два напрями: внутрішнє і зовнішнє залучення.

Внутрішнє — це висунення працівників із колективу або цієї ж системи та підготовка спеціалістів із числа працівників колективу.

Зовнішнє — це замовлення випускників навчальних закладів, прийом працівників на основі заяв.

Обидва напрями мають свої переваги і недоліки. Перевага внутрішнього залучення працівників, безперечно, в тому, що якості працівників відомі, вони знають специфіку роботи установи і системи в цілому. При зовнішньому залученні є більше можливостей відібрати молодих і перспективних працівників.

При плануванні організації роботи з персоналом важливим є використання перевірених методів роботи з кадрами. Вони повинні бути достатньо ефективними, бо серйозні помилки у формуванні управлінського персоналу мають високу ціну. До них відносять: попередній аналіз документів; планування і проведення індивідуальних співбесід;

• узгодження кандидатур;

• тестування.

Ознайомлювальна співбесіда — це основне джерело інформа­ції, яка забезпечує:

виявлення особистого враження про кандидата на посаду;

• доповнення даних про особистість;

• порівняння письмових даних з висловлюваними усно;

• визначення здатності до співпраці, інтеграції;

• з'ясування планів, уявлень кандидата про цілі його приходу на роботу, дану посаду.

Метою співбесіди з боку кандидата може бути отримання ін­формації про установу, профіль, характер майбутньої роботи на по­саді, вимоги до працівника, можливості висунення.

Процес відбору завершується виданням наказу і введенням працівника на посаду. Цей процес включає ряд обов'язкових еле­ментів, ступенів, а саме: підготовка робочого місця, інформування колег про працівника, надання конкретної інформації про характер роботи установи, ознайомлення із законодавчими і нормативними документами.

Під час ознайомлення з новою роботою ведуться додаткові співбесіди, підтримуються постійні контакти з керівником підрозді­лу, іншими працівниками, обговорюється хід перших днів, місяців роботи. Особлива увага звертається на працівників, зарахованих на основі зовнішнього залучення, в процесі проходження ними випро­бувального терміну.

Далі має тривати постійний робочий процес, який нерозривно пов'язаний з розвитком кадрів. У широкому розумінні він повинен охоплювати професійне навчання, підвищення кваліфікації, при потребі — перепідготовку персоналу управління, висунення працівників на вищі посади.

На місцях можуть застосовуватися такі форми професійного вдосконалення, як:

інструктаж;

апаратні наради;

навчання апарату за окремим спеціально розробленим планом;

наставництво досвідчених працівників;

проведення круглих столів із залученням науковців та ділових кіл.

Необхідним елементом кадрової роботи є оцінка кадрів, яка здійснюється з метою прийняття ефективних кадрових рішень, чіткого планування роботи з ними, поліпшення й удосконалення процесу управління.