12.3.3. Розписка: призначення документа, структура тексту, обов’язкова інформація

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі й отримання документів, матеріальних цінностей, грошей.

Реквізити розписки:

1. Вид документа.

2. Текст, у якому подається така інформація:

• прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, яка дає розписку;

• прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, якій дають розписку;

• у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

• відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримала цінності; її ідентифікаційний код;

• підстава передачі й отримання цінностей.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Завірення підпису (у приватній розписці).

Зразки розписок наведено у додатках 28 – 29.

12.3.4. Акт: різновиди актів, вимоги до структури тексту документа

Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів або вчинками конкретних приватних чи службових осіб.

Для об’єктивного відображення певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або органом, що здійснює перевірку. Як правило, акти складаються постійними експертними комісіями, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладаються після попередніх ухвал, коли відбувається:

• приймання-передавання матеріальних цінностей, у т.ч. засобів виробництва;

• приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель, споруд, машин, механізмів тощо;

• проведення випробувань нової техніки чи обладнання;

• розукомплектування, списання застарілих чи непридатних матеріальних цінностей;

• планове або позапланове обстеження, перевірка та експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія;

• нещасний випадок (травма, аварія, ДТП, стихійне лихо) тощо.

Реквізити акта:

1. Назва організації чи установи, яка склала акт.

2. Назва виду документа.

3. Номер і дата складання акта.

4. Місце складання акта (назва населеного пункту).

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Перелік додатків, якщо такі є.

8. Підписи членів комісії та присутніх.

9. Гриф затвердження акта.

Після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи, набувши юридичної сили, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну чи кримінальну судову справу.

Виклад і форма тексту актів регламентована. Текст акта складається з двох частин:

- вступної, в якій вказується підстава для складання документа (наказ керівника організації, установи чи підприємства про створення відповідної комісії, вказуються особи в алфавітному порядку, які входять у комісію, із зазначенням посад, а також присутні під час складання акта);

- констатуючої, в якій вказується проведена комісією робота (перелічуються виявлені факти, подаються висновки).

У кінці акта (після тексту перед підписами) обов’язково вказується, у скількох примірниках складено акт та де ці примірники зберігаються.

Зразки актів наведено у додатках 30 - 31.