12.1.2. Заява та її різновиди: призначення документа, лаконізм та логіка викладу

Заява – це документ, у якому висловлюється певне прохання чи пропозиція. Заяви бувають як особисті (складається при прийомі на роботу, для надання відпустки, матеріальної допомоги тощо), так і офіційні (відкриття для підприємства рахунку в банку, позовна заява в Господарський суд тощо). Реквізити заяви: назва документа; адресат; текст; додаток (може бути); дата; підпис.

Як правило, особисті заяви пишуть від руки в одному примірнику. Реквізит “адресат” складається з двох частин: перша частина вказується у Д.в., а друга – у Р.в., при цьому прийменник “від” не пишеться.

Зверніть увагу! Заява є назвою документа, тому пишеться з великої літери, як і інші назви документів (Характеристика, Довідка, Акт, Договір, Протокол, Наказ тощо). Крапка після назви документа не ставиться.

Допускаються варіанти в оформленні заяв: прізвище керівника, до якого звертаються з заявою, може вказуватись або не вказуватись; перелік документів, що додаються, може починатися словами: Додаток (Н.в.), До заяви додаю (З.в.), До заяви додаються (Н.в.); дата може зазначатися трьома групами цифр або комбінованим словесно-цифровим варіантом: 09.02.2005 або 09 лютого 2005 р.

Зразки особистих та офіційних заяв наведено у додатках 5 - 10.

12.1.3. Характеристика: структура тексту

Характеристика – це документ, в якому подається оцінка ділових і моральних якостей працівника за період, який він відпрацював в даній установі (організації, підприємстві).

Характеристика пред’являється при висуванні на виборні посади, атестації державних службовців тощо.

Реквізити характеристики: назва документа, текст, дата, підписи відповідальних осіб, завірені печаткою.

Структура тексту характеристики складається з чотирьох частин, логічно пов’язаних між собою. У першій частині зазначаються анкетні дані (прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, національність, освіта, посада), - їх розташовують у стовпчик праворуч.

У другій частині зазначається, з якого часу і на якій посаді в даній установі ця людина працює (просування по службі, рівень фахової майстерності тощо).

Третя частина – власне характеристика, де розглядаються ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, найвагоміші досягнення, заохочення та покарання, стосунки у колективі.

Четверта частина містить висновки та вказівку, а також куди надається характеристика.

Текст характеристики викладається від третьої особи.

Зразки характеристики наведено у додатку 11 – 12.

12.1.4. Наказ щодо особового складу: структура тексту

Жодне підприємство не може обійтися без такого документа, як наказ. Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установи на правах єдиноначальності у межах своєї компетенції і стосується організаційних або кадрових питань. Відповідно за призначенням усі накази поділяються на накази із загальних питань (організаційні, з питань основної діяльності) та накази щодо особового складу (кадрові).

Кадровими наказами оформлюють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення (у заголовках такого наказу зазначають “щодо особового складу”).

Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів тощо.

Накази оформлюють на спеціальних бланках, які містять постійні реквізити. Текст наказу складається з двох частин. Структура тексту наказу з загальних питань відрізняється від структури тексту наказу щодо особового складу.

Кадрові накази мають таку структуру тексту: кожен пункт наказу складається з розпорядчої частини (починається з дієслова у наказовій формі: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ВІДРЯДИТИ, ОГОЛОСИТИ, НАДАТИ ВІДПУСТКУ, ЗВІЛЬНИТИ; прізвище, ім’я, по батькові працівника, якого стосується цей наказ; посада тощо) та підстави (заява, доповідна записка, постанова, протокол).

Накази з загальних питань мають таку структуру тексту: констатуюча частина (чим викликано даний наказ) та розпорядча (починається словом НАКАЗУЮ і складається з пунктів, у яких зазначається: що треба зробити, термін виконання або термін дії цього пункту та відповідальний за виконання).

У наказі на виконання розпоряджень (ухвал) вищих органів іноді не пишуть констатуючої частини, а посилаються на цей документ.

Зразки наказів наведено у посібнику Садковської І.П. «Основи діловодства» с. 30-32, 35.