12.1. Основні правила оформлення сторінки документа: поля, нумерація сторінок, рубрикація, абзаци

Документи оформлюють на папері формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). За ДСТУ 4163-2003 “Вимоги до оформлювання документів” передбачено такі береги, лівий - 30 мм (для підшивання документів); правий - 10 мм; верхній та нижній – 20 мм.

На бланку друкується лише перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На ній має бути не менше двох рядків тексту. Нумерація сторінок починається з другої сторінки. Біля цифр не повинно бути ніяких позначок.

Текст документа має бути розчленований на складові частини – рубрики, які можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Найпростіша рубрикація – поділ документа на абзаци. Абзац - це внутрішньо замкнене смислове ціле. Кожен абзац має починатися з червоного рядка, тобто відступу від початку рядка на 5 знаків.

Для полегшення опрацювання документа рубрики нумеруються. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр. Застосовуючи її, слід враховувати таке:

• після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

• номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу, напр.: 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.

При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

• нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

• застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

• використовувати лаконічні, однозначні заголовки.

12.1.1. Правила оформлення тексту деяких ділових паперів щодо особового складу. Автобіографія. Резюме. Основні вимоги до структури тексту цих особистих документів

Усі ділові папери класифікуються за певними ознаками. Так, за формою документи поділяються на стандартні (типові) і нестандартні (індивідуальні); за походженням – на службові (офіційні) й особисті (створюються особами поза сферою їх службової діяльності); за місцем виникнення на внутрішні (мають чинність лише усередині тієї установи, де їх складено) і зовнішні (є результатом спілкування з іншими установами чи організаціями), за призначенням на щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі тощо.

Автобіографія, резюме: основні вимоги до структури тексту цих документів

До особистих документів належить автобіографія - документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа власноручно у хронологічному порядку стисло повідомляє основні факти свого життя та діяльності. Реквізити автобіографії: назва документа; текст; дата; підпис.

У тексті автор зазначає: своє прізвище, ім’я, по батькові; дату народження, місце народження; відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, де людина навчалась); відомості про трудову діяльність (коротко у хронологічній послідовності назви місць роботи і посад); короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти). Кожний новий блок інформації необхідно розпочинати з абзацу. При складанні автобіографії не слід зловживати займенником я. Основну увагу необхідно приділити фактам, уникаючи міркувань про причинно-наслідкові зв’язки між ними, не вдаватися до опису подій.

Необхідно зазначити, що останнім часом замість традиційної автобіографії все частіше складають резюме, намагаючись переконати роботодавця, що саме кандидатура автора є найоптимальнішим варіантом для майбутньої посади: це працівник досвідчений, надійний, чесний.

Отже, резюме – це документ, у якому особа, що претендує на вакантну посаду (часто - на конкурсній основі), коротко повідомляє про свою освіту, трудову діяльність та успіхи й досягнення. Основна вимога до такого документа – вичерпність потрібної інформації і лаконізм викладу. Якихось суворих вимог до розташування реквізитів резюме не встановлено, але одним із найпоширеніших є такий зразок:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

• прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає документ;

• мета, з якою написано документ;

- відомості про освіту (повне найменування навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

- відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи та трудових досягнень);

- інша інформація на вимогу роботодавця;

- домашня адреса, контактний телефон (факс).

3. Дата.

4. Підпис.

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:

- формулювати свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо;

- намагатися вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, на яку претендують. Під час комп'ютерного вивчення дієслова не читаються, а враховуються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни;

- для кожного конкретного конкурсу складають окреме резюме;

- намагатися не вживати такі слова, як «я», «ми». Замість них вживати на початку речення активні дієслова: організовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з;

- не надсилати своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

- не вказувати розмір заробітної плати й особистих відомостей. Особисті дані (дата народження; сімейний стан; національність вказуються лише, якщо це вимагає роботодавець);

- для передруку резюме використовують якісний папір стандартного розміру.

У додатках 1 - 4 наведено зразки автобіографії та резюме.