11.2.1.Структура й логічна послідовність документа

Текст документа складається з таких логічних елементів:

• вступу (зазначається привід, що викликав укладення документа, викладається історія питання та ін.);

• доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали);

• закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Закінчення у документі може бути активним або пасивним. Активне закінчення чітко зазначає, які дії має виконати адресат, мета пасивного закінчення – повідомити про події, що стались.

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить ще й інші логічні елементи, - складним.

Залежно від порядку логічних елементів у документі застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Під час складання документа слід дотримуватися таких правил:

1. правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа;

2. виклад тексту має бути переважно такий:

- від третьої особи (акти, листи, довідки, договори тощо) з уживанням дієслів теперішнього часу: Комісія дійшла висновку, що; Академія пропонує.., Студентка ... навчається на ... курсі; Виконавець виготовляє і здає роботу Замовнику;

- від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази (Прошу надати ...; Я, ... народилася, навчаюсь...; Доводжу до Вашого відома, що; Наказую);

3. не вживати образних висловів та емоційно забарвлених слів;

4) не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники;

5) уживати лише ті мовні засоби, що відповідають мовним нормам і зрозумілі широкому колу читачів, використовувати лише загальноприйняті у справочинстві словоскорочення та абревіатури: обл., м. р-н, вул., грн., к.е.н.;

6. уживати стійкі (стандартизовані) мовні конструкції, які ще називають мовним кліше: відповідно до, у зв’язку з, згідно з;

7. уживати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що; Нагадуємо Вам, що; У порядку обміну досвідом; Відповідно до попередньої домовленості;

8. надавати перевагу простим реченням;

9. уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет перед присудком, означення перед означуваним словом, додатки після опорного слова, вставні слова, у т.ч. дієприслівникові звороти: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши Ваше прохання...тощо – на початку речення);

10. з метою зняття гостроти стосунків з партнером слід заміняти активну форму дієслова на пасивну: Вами ще не надана відповідь на наш лист-запит (а не Ви досі не відповіли на наш лист-запит). Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то вживають активну форму дієслова: Комісія підтверджує... Деканат повідомляє;

11. уживати інфінітивні конструкції: створити комісію..., затвердити пропозицію;

12. у розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції наказового способу: Відрядити ..., Розробити заходи..., Пропоную...;

13. при безпосередньому звертанні використовувати кличний відмінок, а також форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний, вельмишановний, сподіваємось на плідну співпрацю з Вами, з повагою, з найкращими побажаннями;

14. слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів, для підкреслення причинно-наслідкових зв’язків між подіями чи явищами використовувати такі мовні конструкції та слова: таким чином, отже, у зв’язку з цим, насамперед, у першу чергу;

15. пам’ятати, що лише своєчасність і актуальність інформації та оперативне реагування на неї робить документ дієвим, доцільним і потрібним.