Лекція 5-6

Тема 3. Організація позамашинної інформаційної бази

1. Поняття позамашинної інформаційної бази, склад робіт з її організації

2. Носії інформації, їхній склад та характеристика

3. Уніфікована система первинної документації, поняття, склад та вимоги

4. Вихідні документи. Розробка форм та вибір засобів виводу.

Література:

1. “Інформаційні системи і технології в економіці”: Посібник для студентів вищих навчальних закладів / За ред. В.С.Пономаренка. – К.: Видавничий центр “Академія”, 2002. – 544с. (Альма-матер)

2. Юринець В.Є., Крупка М.І., Сажинець С.Й., Смаль З.ІВ. “Основи інформаційних систем бухгалтерського обліку”: Навчальний посібник – Львів: ЛНУ ім. І.Франка, 2002 – 258с.

3. Ситник В.Ф., Писаревська Т.А., Єрьоміна Н.В., Краєва “Основи інформаційних систем”, К.: КНЕУ, 2001р.

1. Поняття позамашинної інформаційної бази, склад робіт з її організації

Для організації інформаційної взаємодії різноманітних ІС між собою, а також з різними групами користувачів потрібно однотипово описати дані в усіх системах на різних рівнях, тобто вирішити проблему їх інформаційної сумісності в найширшому розумінні. Цього досягають створенням інформаційного забезпечення, тобто сукупності форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення і форм існування інформації, яка використовується в ІС при її функціонуванні.

Методичні та інструктивні матеріали — це сукупність державних стандартів, галузевих керівних методичних матеріалів і розроблених проектних рішень щодо створення й супроводження інформаційного забезпечення.

Системи класифікації і кодування являють собою перелік описів і систем супроводження класифікаторів техніко-економічної інформації на економічному об'єкті.

Інформаційна база — сукупність впорядкованої інформації, яка використовується в умовах функціонування ІС і поділяється на зовнішньо- і внутрішньомашинну (машинну) бази.

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Інформаційна база

Системи класифікації і кодування

Методичні інструктивні матеріали

Внутрішньо машинна ІБ

Зовнішньо машинна ІБ

Нормативно-довідкові документи

Інформаційні повідомлення

Інформаційні масиви

Вихідні

Вхідні

Рис.3.1. Структура інформаційного забезпечення

Вимоги до інформаційного забезпечення такі:

1. Інформаційне забезпечення має бути достатнім для виконання всіх функцій ІС, які автоматизуються.

2. Для кодування інформації, що використовується тільки в цій ІС, повинні бути застосовані наявні у замовника ІС класифікатори.

3. Для кодування в ІС вихідної інформації, яка використовується на вищому рівні, необхідно використовувати класифікатори цього рівня, крім спеціально зумовлених випадків.

4. Інформаційне забезпечення ІС має бути суміщене з інформаційним забезпеченням систем, які взаємодіють з нею, за змістом, системою кодування, методами адресації, форматами даних і формами подання одержаної і виданої ІС інформації.

5. Форми документів, що створюються ІС, повинні відповідати вимогам.

6. Форми документів і відеокадрів, які вводяться, виводяться чи коригуються через термінали ІС, слід погоджувати з відповідними технічними характеристиками терміналів.

7. Сукупність інформаційних масивів ІС має бути організована у вигляді бази даних на машинних носіях.

8. Форми подання вихідної інформації ІС повинні бути погоджені із замовником (користувачем) системи.

Ефективність будь-якої інформаційної системи обробки даних багато в чому залежить від способу організації її інформаційної бази (ІБ). Згідно з Держстандар­том інформаційна база — це сукупність упорядкованої інформа­ції, яка використовується при функціонуванні ІС.

Тож під ІБ загалом розуміють сукупність певним чином орга­нізовуваної, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксо­ваної на носіях системи. Ця інформація відбиває стан керованого об'єкта і зовнішнього середовища.

Склад і зміст ІБ визначаються, з одного боку, вимогами сис­теми і самою суттю управління, а з іншого — вимогами автома­тизованої обробки даних на ЕОМ.

Тому при розробці інформаційної бази слід керуватися такими принципами:

• використання єдиної методики ідентифікації об'єктів і подій;

• застосування типової схеми обміну даними між системою і людьми, зокрема формування масивів, внесення до них змін і ви­дачу даних;

• застосування єдиної схеми зберігання даних, необхідних для забезпечення розв'язування задач управління;

• забезпечення одноразовості і незалежності вводу даних від часу розв'язування та кількості розв'язуваних економічних задач;

• забезпечення можливості поетапного і безперервного наро­щування ємності інформаційної бази;

• використання програмного апарату, який забезпечує ефек­тивну роботу з даними;

• забезпечення інформаційної взаємодії з іншими інформа­ційними системами.

Під час розробки ІБ слід ураховувати низку вимог, що став­ляться з боку системи управління. Основні з них такі: повнота, своєчасність і регулярність надходження й обробки інформації, а також достовірність і точність останньої.

Вимога повноти інформації передбачає, що розміри ІБ мають бути мінімальними, але достатніми для прийняття управлінських рішень, оскільки надмірна інформація не сприяє ефективному її використанню і утруднює процес управління.

Порушення термінів надходження й обробки інформації ро­бить її непотрібною для управління, а отже, вона має бути вірогід­ною (достовірною) і точно відповідати об'єктивним показни­кам об'єкта управління.

Найважливіші вимоги висуваються до інформаційної бази з боку машинної обробки інформації, а саме: однозначне та фор­малізоване описання об'єктів і актів виробничо-господарської ді­яльності; застосування методів, які сприяють ефективному збору, реєстрації, передачі, обробці, нагромадженню й зберіганню інфор­мації; вилучення дублюючих потоків інформації; уніфікація, спро­щення й усунення надмірної документації; забезпечення ефектив­ної форми обміну інформацією між людиною та ЕОМ.

Отже, створення інформаційної бази — це складний, трудомі­сткий процес. Він визначається особливостями, що характерні для процесу переробки даних у системі. Ідеться про те, що мають забезпечуватися такі умови:

1. дані, які вводяться до ЕОМ, формалізовані і однозначно по­дані;

1. ЕОМ правило «розуміє» первинні (вхідні) дані;

2. між станом об'єкта управління і його відображенням на но­сіях системи існує відповідність;

3. інформаційні масиви організовані таким чином, аби можна було ефективно оперувати ними з урахуванням обмежень техніч­них можливостей ЕОМ.

Коли проаналізувати перелічені умови за їх сутністю, можна помітити, що одні з них (1-ша і 2-га) пов'язані з підготовкою да­них і оперуванням ними поза ЕОМ, тобто з питаннями створення позамашинної інформаційної бази системи; решта (3-тя і 4-та) пов'язані з переробкою даних в ЕОМ, тобто з розв'язанням пи­тань створення машинної ІБ.

Позамашинна інформаційна база — це частина ІБ системи, яка являє собою сукупність сигналів, повідомлень і документів, при­значених для безпосереднього сприйняття людиною без застосу­вання засобів обчислювальної техніки.

У процесі створення позамашинної ІБ комп'ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір способів і засобів фіксуван­ня у первинних документах і на машинних носіях; розробка форм вихідних документів; визначення та розробка логічної структури бази даних; вибір системи управління базою даних (СУБД); ор­ганізація раціонального документообігу і т.ін.