Наради – основний вид професійного спілкування

Наради стали невід`ємною частиною нашого життя. їх проводять для вирішення виробничих питань на підприємствах та в установах, управліннях, організаціях.

Наради є одним з найефективніших способів обговорення актуальних питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського і політичного життя.

Залежно від мети і завдань, які потрібно вирішити, ділові наради поділяються на проблемні, інструктивні та оперативні.

Проблемні наради проводять у невеликому колі спеціалістів або компетентних осіб для того, щоб знайти оптимальне управлінське вирішення обговорюваних питань. Схема вирішення таких питань містить доповідь (може бути і співдоповідь), запитання до доповіді, обговорення доповіді і вироблення загального рішення, прийнятого голосуванням присутніх.

Інструктивні наради організовують безпосередньо управлінці (конкретні виконавці) з метою доведення до працівників загального завдання, передачі розпоряджень, необхідних відомостей по управлінській вертикалі чи горизонталі, залежно від фахового рівня виконавців, їх проводять за схемою доповіді (інформації про щось) з уточненням поставлених завдань, термінів їх виконання для конкретних виконавців.

Оперативні. (диспетчерські) наради скликають для отримання інформації про поточний стан справ за схемою вертикального розподілу інформації. Особливістю оперативних (диспетчерських) нарад є їх проведення у точно визначені дні й години, що дає змогу учасникам планувати свою діяльність. Позапланові оперативні наради спричиняють неритмічність виконання їх учасниками прямих обов`язків і тому проводяться в надзвичайних ситуаціях. Найбільш складними за схемою побудови, за особливостями взаємодії об`єктивних та суб`єктивних факторів є проблемні наради.

Під час проведення наради потрібно:

1. Впевнено керувати обговоренням винесених на порядок денний питань (досвідчений голова не дозволить ухилитись від основної теми і зачепити питання, що не стосуються справи).

2. Створювати доброзичливу атмосферу для спілкування і прийняття рішень:

– надавати учасникам можливість висловитися, заохочуючи їх до розмови;

– по-дружньому ставитися до всіх, нікого не виділяти з-поміж інших і нікого не обділяти своєю увагою;

– бути тактовним і витриманим.

Велику роль відіграє також зовнішній вигляд та манера поведінки голови на нараді.

3. З кожним пунктом дискусії потрібно підводити підсумки.

4. Наприкінці наради узагальнити зроблені висновки, а якщо будуть поставлені завдання, то до кожного з них слід додати:

– що потрібно зробити;

– хто і що саме робитиме (відповідальні);

– термін виконання дорученої справи.

5. Запротоколювати нараду.

6. Кожний професійний виступ потребує серйозної підготовки.

Етапи підготовки професійного виступу

Перший крок у підготовці – накреслити мету та завдання виступу, визначити коло охоплюваних питань. Слід з заздалегідь сформулювати предмет та тему виступу (можливо, все це вже визначили організатори зібрання).

Другий крок – добір допоміжної інформації, яку можна отримати з двох джерел: теоретичних – статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми: енциклопедичні, термінологічні та галузеві словники; 2) усні розмови з обізнаними з проблемою людьми. Висвітлюванні питання мають ґрунтуватися на найновіших дослідженнях та наукових публікаціях (якщо це науковий виступ), на останніх виступах у пресі, на радіо та телебаченні як прихильників, так і опонентів (якщо це політичний виступ), на аналізі та посиланнях на протоколи попередніх засідань (якщо це громадські збори). Добираючи інформацію, необхідно пам`ятати, що повідомлення буде теоретично обґрунтованим та актуальним лише з умови наявності промовистих прикладів.

Завершаючи підготовку, визначити та сформулювати власне бачення проблеми.

Наступний крок – складання плану виступу, яка включає:

– вступ;

– основний текст;

– висновки.

Початок виступу є визначальним і повинен чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Першочергове завдання доповідача на цьому етапі – привернути й утримати увагу аудиторії. Для цього потрібно висловлюватися чітко, логічно, змістовно, уникаючи зайвого. Тому речення мають бути короткими і стосуватися виключно суті питання; варто інтонаційно виділяти найважливіші місця висловлювання і виражати своє ставлення до предмета мовлення.

В основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування. При цьому слід добирати переконливі цифри, факти, цитати, але кількість таких прикладів має бути не надто великою – нагромадження ілюстративного матеріалу не повинно поглинати змісту виступу. Варто подбати про зв`язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу.

Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні “ліричні” відступи - суцільний текст погано сприймається. Наприклад у політичних доповідях доцільно розповісти анекдот чи якусь кумедну історію. Анекдот – випробуваний і перевірений спосіб утримати увагу. Останній дає можливість дещо розрядити напруження, а слухачам – перепочити.

Закінчуючи виступ, підсумуйте все сказане.

Висновки певним чином мають узгоджуватися із вступом і не випадати з загального стилю викладу.

Варто записати промову на касету і прослухати, оцінюючи її критично.

Виступаючи, можна користуватися нотатками. Зважаючи на це, було б доречно записати найбільш важливі речення щоб під час виступу відтворити їх дослівно.

Готуючись до виступу, слід не забувати про поради досвідчених лекторів.

По-перше, потрібно гарно підготуватися; найкраще записати всю доповідь на папері, а потім прочитати уголос. З часом текст виступу можна прочитати ще раз – перед дзеркалом (варто зробити це двічі або тричі).

По-друге, слід уявити себе на місці слухача, оцінити свій виступ критично.

По-третє, переконатися, що в разі потреби ми зможемо швидко зорієнтуватися, підглянувши у записи. Нотатки варто зручно розташувати, щоб ними одразу можна було скористатися.

Отже, щоб позбутися нерішучості, несміливості, використовуйте кожну нагоду потренуватися в мовленні.