3.Прес-конференція

Прес-конференції − дуже ефективний метод передачі інформації пресі й іншим ЗМІ. Отримавши величезне поширення, прес-конференції, як засіб спілкування з засобами масової інформації, дають позитивні результати.

Прес-конференції – один з найбільш поширених і найефективніших способів організації зв'язку з громадськістю і передачі їй необхідної інформації.

Прес-конференції доцільні у випадках, коли організації необхідно:

- проінформувати свою громадськість про звичайну або важливу і неординарну подію у житті;

- продемонструвати досягнення фірми чи її продукцію;

- представити нову концепцію розвитку, що викликає масовий суспільний інтерес;

- вирішити спірні питання, давно обговорювані громадськістю;

- налагодити безпосередні особисті контакти керівництва організації з представниками ЗМІ.

Ініціаторами проведення прес-конференції в переважній більшості випадків є керівники і спеціалісти різних структур, організації та компанії, інколи ж працівники ЗМІ, що під тиском різних груп громадськості бажають отримати розгорнуті, кваліфіковані і офіційні відповіді на цікаві для них питання.

Організація прес-конференції забирає багато часу і. від того, наскільки вдало розташована орендована конференц-зала, наскільки вона оснащена, як організовано роботу персоналу, обслуговуючого прес-конференцію, як сплановане проведення кофе-брейков чи фуршету, залежить значною мірою кількість представників преси, яке прибуде на прес-конференцію й, звісно їх реакція. Прес-конференція передбачає авторитетність джерела (ньюсмейкера), отримання інформації "із перших рук", можливість перевірки даних та уточнення інформації за допомогою питань. Організація прес-конференцій, звісно, не обмежується орендою конференц-залів та потрібного технологічного устаткування. Насамперед, слід чітко представляти, яким засобам масової інформації буде цікаво знати і зручно бути присутніми на прес-конференції. Слід також підготувати прес-реліз і розіслати з запрошеннями в обрані ЗМІ.

Проведення прес-конференції – це прискіпливо спланована і добре організована зустріч журналістів із представниками компаній, організацій чи окремими персонами. Технологія проведення прес-конференцій має передбачати розмову та обмін інформацією між основними виступаючими і запрошеними представниками ЗМІ безпосередньо до початку прес-конференції.

Кожна прес-конференція має власний план, свою структуру, що включає послідовність низки подій. Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої зустрічі із зазначенням виконавців, і часу (до хвилин), відведеного кожну з одного заходи:

- відкриття;

- представлення господарів (організаторів) прес-конференції;

- вступне слово ведучого;

- виступи (інформаційні повідомлення);

- питання й відповіді;

- закриття;

- неофіційна частина, куди входять перегляд слайдів, відеороликів тощо.

Загальна тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 30-60 хвилин. Менш 30 хвилин – це оперативний брифінг. Наприкінці 60 хвилин увага журналістів, зазвичай, слабшає а відчуття значущості, і солідності того, що відбувається, поступово втрачається. Тому, якщо питання не вичерпалися, можна припинити прес-конференцію штучно. Продовжувати прес-конференцію більше години можна у тому випадку, коли ньюсмейкер ще не висловив те, що хотів.

Важливо на підготовчому етапі прес-конференції перевірити готовність всіх підрозділів, для цього необхідно провести репетицію всіх учасників. Особливу важливість репетиція представляє у разі, якщо учасники прес-конференції новачки, вперше виходять назустріч з журналістами. Але й для спокушених у цій справі асів прес-конференцій репетиція необхідна, якщо намічається телевізійна трансляція. Під час репетиції перевіряється готовність зв'язку, вибирається режим висвітлення, майданчики, інтер'єр (із столом президії), ракурси зйомок, мікрофони у залі й інше. Конче важливо також прорепетирувати питання й відповіді.

Виступи на прес-конференції готуються заздалегідь. Вони можуть бути просто зачитані, вивчені напам'ять чи сказані в імпровізованій формі. Характер цих виступів, їх структура залежить від цілей прес-конференції. Суспільно-політична проблематика вимагає розгорнутої заяви з обґрунтуванням позиції, повідомленням нової інформації, подробиць і деталей.

Важливо, щоб перед виступаючими стояли таблички зі своїми іменами, причому літери мають бути досить великими, щоб можна було прочитати із задніх рядів. Усі співробітники, задіяні на прес-конференції, повинні мати позначки із своїми іменами (про цю важливу деталь часто забувають).

Прес-конференцію веде прес-секретар чи відповідальний. Варто сказати про у тому, що прес-секретар – це ключова постать прес-служби чи прес-центру. Основні моменти своєї діяльності, регулярність контакту з журналістами, інформування громадськості про цілі і змістовність діяльності організації, або фірми, коментар рішень, дій керівництва, тлумачення змісту прийняття рішень та дій теж належать до сфери діяльності прес-секретаря. Усі заяви прес-секретаря мають носити об'єктивний, достовірний характері і бути інформаційно достатніми.

Прес-секретар чи відповідальний при проведенні прес-конференції зазвичай закликає присутніх тишу й починає виступ. У вступному слові прес-секретаря оголошується тема прес-конференції, представлення кожного з тих, хто влаштовує цю зустріч із журналістами (поіменне знайомство, із зазначенням посади, титулу, звання тощо.). Ведучим прес-конференції також оголошується регламент, і кому надалі надається слово.

Що ж до виступів представників фірми, то вони повинні бути інформаційноемкими, лаконічними і короткими, якщо передбачається багато запитань. Досить часто виступи супроводжуються показом слайдів.

Пресс-конференция – мероприятие, направленное на информационную и рекламную поддержку имиджа организации. Этот вид деловых контактов во многом обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой.

Структура пресс-конференции. В вводной части обязательны следующие элементы: приветствие; разъяснение причины проведения; программа; представление выступающих; информация о материалах, представляемых прессе.

В ходе пресс-конференции: докладчик кратко зачитывает текст заявления, в котором отмечается о причинах ее проведения; репортеров просят задавать вопросы докладчику; определяется очередность ответов на заданные вопросы, при этом репортеры не должны отклоняться от объявленной темы.

Ведущий на пресс-конференции должен: не допускать преувеличений, называть вещи своими именами; проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам; не стремиться убедить других в том, что успех — исключительно ваше личное достижение; не вступать в споры, не использовать «закрытые» ответы типа «Да», «Нет»; не затрагивать тем, освещение которых в прессе нежелательно; не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из участников пресс-конференции.