Розділ 3. Організація бухгалтерського контролю за випуском і збереженням готової сільськогосподарської продукції

Усі господарські операції вважаються такими, що відбулися, тільки тоді, коли вони оформлені документально. Жоден рух коштів, засобів виробництва, джерел утворення майна не може бути врахованим, якщо на їх надходження чи вибуття бракує відповідних документів. Але в діяльності підприємства відбуваються й невидимі процеси, що призводять до певної втрати товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), які документально зафіксувати не можна. Це так звані природні втрати цінностей під час доставки та зберігання – утруска, усушка, випаровування, розпорошення, розливання. Втрати можуть бути також із суб’єктивних причин: недостача, крадіжка. Ці втрати ТМЦ призводять до невідповідності даних поточного бухгалтерського обліку фактичній наявності майна. Щоб ліквідувати цю невідповідність та впевнитись у забезпеченні належного збереження майна, необхідно періодично проводити інвентаризацію.

Інвентаризація є одним із методів бухгалтерського контролю за наявністю, збереженням та використанням готової продукції на підприємстві.

Інвентаризація – це спосіб виявлення та обліку тих засобів і джерел (або їх відсутності), які не знайшли документального відображення у поточному обліку.

Згідно із Законом України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” підприємства для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність стан і оцінка.

Об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначається власниками підприємства, коли її проведення є обов’язковим згідно із законодавством.

Відповідальність за організацію інвентаризацій несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об’єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

Інвентаризація проводиться на підставі Інструкцій з інвентаризації основних засобів нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, рахунків та інших статей балансу. Затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України.

Процес проведення інвентаризації готової продукції передбачає: 

• переважування, обмір, підрахунок комісією у порядку розміщення продукції у даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу від одного виду продукції до іншого. Якщо вона зберігається в ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями їх зберігання. Після перевірки вхід до приміщення опломбовується і комісія переходить у наступне приміщення; 

• інвентаризаційні описи складаються на товарно-матеріальні цінності, що перебувають в дорозі, на неоплачені в строк покупцями відвантажену продукцію, що перебуває на складах інших підприємств;

• кількість продукції, що зберігається в непошкодженій упаковці постачальника, може визначитися на підставі документів при обов’язковій перевірці в натурі частини визнаних цінностей [19]. 

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Завданнями інвентаризації є: 

1. Виявлення фактичної наявності готової продукції. 

2. Встановлення надлишків чи недостач цінностей і коштів через порівняння фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку. 

3. Виявлення ТМЦ, які частково втратили свою первісну якість чи застаріли, а також матеріальних цінностей та нематеріальних, що не використовуються. 

4. Перевірка дотримання умов і порядку зберігання матеріальних цінностей та коштів, а також правил утримання і використання основних засобів.

5. Перевірка реальної вартості зарахованих на баланс основних засобів, нематеріальних активів, ТМЦ, фінансових вкладень, цінних паперів, дебіторської та кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів, фондів, наступних витрат і платежів. 

Для проведення інвентаризації зернових на СТОВ «СТЕП» створюють інвентаризаційну комісію за наказом керівника. З наказом про створення комісії та про проведення інвентаризації ознайомлюють усіх членів інвентаризаційної комісії під підпис. Інвентаризація зерна обов’язкова. Її проводять не рідше одного разу на рік, не раніше 1 жовтня звітного року.

До початку інвентаризації матеріально-відповідальна особа у присутності комісії складає звіт про останні проведені операції та відображає їх у складському обліку і разом з описом докуменів під розписку здає до бухгалтерії. Потім матеріально-відповідальна особа дає розписку комісії, де підтверджують, що всі прибуткові та видаткові документи здані до бухгалтерії й усі матеріальні цінності, довірені їхньому зберіганню, знаходяться в приміщенні складу та вчасно оприбутковані, а ті, що вибули – списані на видатки. Далі відбувається перевірка фактичної наявності зерна в МВО. Комісія повинна зважувати його в присутності не менше двох членів інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальної особи і відобразити результати у Відомості зважування. У разі виявлення під час інвентаризації псування зерна складають окремий акт (довільної форми) із зазначенням культури, кількості, характеру та причин псування. А від МВО вимагають письмове пояснення цього факту [11, 12].

Дані щодо проведення перевірки фіксують в Інвентаризаційному описі товарно-матеріальних цінностей. Після закінчення інвентаризації зерна в МВО знову беруть розписку про те, що всі цінності відображені в цьому описі, дійсно перевірені комісією в його присутності та внесені в опис. В розписці зазначають, що цінності, указані в описі, перебувають на відповідальному зберіганні МВО.

Результати проведеної інвентаризації можна визначити за звіряльними відомостями, що складаються в бухгалтерії. В звіряльних відомостях відображаються підсумкові результати, які представляють собою розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів. Правильність виявлених розбіжностей залежить від якості тих показників (за даними обліку і за даними описів), які необхідно порівняти. До початку роботи з порівняння цієї інформації в звіряльних відомостях (до визначення результатів інвентаризації) працівники бухгалтерії підприємства повинні провести ретельну перевірку вихідних даних. В облікових даних залишки повинні бути виведені по всіх поданих прибутково-видаткових документах на дату інвентаризації (навіть якщо це не останній день місяця) [15].

Після складання звіряльних відомостей їх підписують всі члени інвентаризаційної комісії, працівники бухгалтерії, що вносили до звіряльних відомостей облікові дані. На звіряльній відомості МВО робить такий запис: «З виведеними результатами інвентаризації згоден». Відмова МВО, у якої була виявлена нестача, підписати результати інвентаризації, оформляється спеціальним приписом за підписом всіх членів інвентаризації. Порівняння облікових і фактичних залишків дає можливість встановити результати інвентаризації. Ці результати можуть бути, як правило, трьох видів:

-    фактичні залишки дорівнюють обліковим залишкам – позитивний результат інвентаризації;

-    перевищення облікових залишків над фактичними – нестача;

-    перевищення фактичних залишків над обліковими – лишки.

Вони можуть бути наслідком різних обставин, наприклад,  "економії матеріально-відповідальної особи, фактично меншого витрачання продукції порівняно з нормами природного убутку. Найчастіше таке перевищення є наслідком обважування або іншого обману покупців. Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформляються в одному примірнику і є підставою для відображення інвентаризації в бухгалтерському обліку.

Розбіжності фактичної наявності матеріальних цінностей з даними бухгалтерського обліку, встановлені при інвентаризації та інших перевірках, регулюються підприємством, у такому порядку:

-          матеріальні цінності, що виявилися в надлишку, підлягають оприбуткуванню з наступним встановленням причин їх виникнення, винних в цьому осіб;

-          убуток цінностей в межах затверджених норм списування за рішенням керівника підприємства . Норми природного убутку можуть застосовуватись лише у разі виявлення фактичних нестач. За відсутності норм убуток розглядається як понаднормова нестача.

Що стосується нестачі понад норми природного убутку, то при віднесені суми нестачі на винних осіб необхідно керуватись Порядком визначення розміру збитків № 116 [13]. Останнім етапом інвентаризаційного процесу є врегулювання інвентаризаційних різниць та оформлення пропозицій відносно прийняття рішень по знайденим порушенням (крадіжкам, халатному відношенню до службових обов’язків). Всі рішення комісія приймає на своєму засідання колегіально і заносять їх до протоколу. При підготовці пропозицій по врегулюванню інвентаризаційних різниць комісія повинна керуватися Законом України № 996 – ХХV і зокрема, Інструкцією № 69 [1, 11]. До протоколу заносяться всі виявлені факти порушень встановленого порядку зберігання ТМЦ, лишки, які були виявлено та доведені факти перевитрат, крадіжок ТМЦ, розроблені і проголосовані заходи по порядку врегулювання виявлених розходжень за конкретними об’єктами інвентаризації, затверджені заходи по їх недопущенню в майбутньому, вказуються прийняті види покарань конкретних фізичних осіб, рішення про направлення матеріалів інвентаризації до судово-слідчих органів. До протоколу додаються всі документи інвентаризації, а також відомість результатів інвентаризації. Матеріали інвентаризації повинні бути в п’ятиденний строк розглянуті і затверджені керівником підприємства. Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. Відображення в обліку результатів інвентаризації відбувається із задіянням сукупності рахунків, серед яких 947, 072, 375, 716, 719, 64. Всі прийняті рішення набувають юридичної сили та стають обов’язковими для виконання всіма працівниками після затвердження керівником підприємства протоколу засідання комісії.

Наказ про проведення інвентаризації наведено у додатку З.