19. Класифікація документів

Для раціональної організації документального оформлення господарських операцій загальну сукупність використовуваних в облік1 документів класифікують за такими ознаками: .Замісцемскладання.

1.1. Внутрішні - оформлюються на підприємстві і тут же за-стосовуються (авансові звіти, табелі обліку використання

робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибу-ткові ордери). 1.2. Зовнішні - оформлені іншими підприємствами і отримані від них в процесі господарських контактів (рахунки-фактури, платіжні вимоги-доручення, виписки банків, по-станови, листи, угоди). При надходженні на підприємство обов'язково реєструються.

2.   За призначенням.

2.1.  Розпорядчі - містять розпорядження (дозвіл, наказ, за-вдання) на здійснення операції (накази про приймання та звіль-нення з роботи, грошові чеки, платіжні доручення, довіреність на отримання матеріальних цінностей).

2.2.  Виконавчі - підтверджують факт здійснення операції (авансові звіти, виписки банків, прибуткові касові ордери, акти, квитанції).

2.3.  Документи бухгалтерського оформлення - документи, якими оформлюють бухгалтерські записи (меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки - амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції.

2.4.  Комбіновані - об'єднують функції перелічених вище до-кументів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлен-ня). Наприклад, видатковий касовий ордер.

3. За ступенем узагальнення інформації:

3.1. Первинні - безпосередньо відображають факт здійснення операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт).

3.2. Зведені - складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення і балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості).

4.   За способом використання:

4.1. Разові - використовуються для відображення операції один раз (ордери, вимоги, акти, платіжні доручення, накладні).

4.2. Накопичувальні - містять відомості про однорідні госпо-дарські операції за визначений строк, використовуються в обліку після того, як зроблено останній запис і виведено загальний під-сумок (табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, ден-ний забірний лист).

5. За змістом проведених операцій:

5.1.   Грошові - оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами (касові ордери, грошові чеки).

5.2   Розрахункові - оформлюють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення).

5.3.   Матеріальні - оформлюють операції, пов'язані з рухом матеріальних цінностей (накладна, лімітно-забірна картка).

6.   За технікою формування:

6.1. Паперові - складаються на паперових носіях;

6.2.   машинні - формуються з використанням обчислювальної техніки.

20. Організація зберігання документів

Порядок руху документів від моменту їх складання або оде-ржання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання називається документооборотом. Чим коротші будуть шляхи ру-ху документів, тим швидше користувачі зможуть отримати інфо-рмацію для прийняття рішень.

Напрями і обсяги документопотоків визначаються кожним підприємством самостійно, враховуючи специфіку господарю-вання та структуру управлінського апарату. Організацією доку-ментообороту на підприємстві займається головний бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформа-ції, що включає такі основні етапи проходження документів:

1)   складання або реєстрація первинних документів, що на-дійшли від інших підприємств;

2)  облікове оброблення документів;

3)  передача документів на зберігання до архіву.

Перераховані етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документо-обороту. Вимоги щодо порядку складання, подання до бухгалте-рії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підроз

ділів і служб підприємства. За формою побудови графіки доку-ментообороту бувають:

-  лінійними - визначають шлях руху документа або за ета-пами обробки, або за відповідальними за оброблення по-садовими особами ;

- табличними - визначають шлях руху документа одночас-но за етапами оброблення та відповідальними за оброб-лення посадовими особами;

-  сітьовими - дозволяють об’єднати етапи та терміни обро-блення з переміщенням між відповідальними за обробку посадовими особами.

При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка:

- формальна - перевірка правильності заповнення всіх рек-візитів, відповідності стандарту і формі документа, своє-часності складання та передачі до бухгалтерії;

-  змістовна - перевірка відповідності господарської опера-ції чинному законодавству, статуту підприємства та інте-ресам власників;

-  арифметична - перевірка правильності застосування цін і тарифів та розрахунку сум.

Процес оброблення в бухгалтерії прийнятих від виконавців документів включає три етапи:

1) розцінка (таксування) - полягає у зазначенні у відповідних графах документа ціни і суми для переведення натураль-них і трудових вимірників ’ грошовий;

2)  групування - полягає в обєднанні однорідних за змістом первинних документів у сукупності з метою підготовки зведених даних і спрощення ведення первинного обліку;

3)  бухгалтерське проведення - передбачає зазначення у пер-винних або зведених документах кореспонденції рахунків.

Архіви поділяються на поточні і постійні. Поточний архів орга-нізовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року і розміщується в спеціальних закритих шафах. Постій-ний архів розташовується в спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Усі прийн-яггі на зберігання справи реєструються в архівній книзі.

Документи з поточного архіву передаються в постійний піс-ля закінчення звітного року систематизованими у хронологічно-му порядку. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів обліку і звітності становлять переважно від трьох до п'яти років

 Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передаються на безстоко-ве зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміт-кою в архівній книзі.

21=20