Запитання для самоконтролю

1. У чому полягає сутність контролю як функції управління.

2. Які основні завдання фінансово-господарського контролю.

3. Які ви знаєте функції фінансово-господарського контролю.

4. Дайте характеристику попереднього, поточного (оперативного) і наступного (ретроспективного) контролю.

5. Дайте характеристику предмета контролю.

6. Що є об'єктом контролю.

7. Назвіть методичні прийоми фінансово-господарського контролю.

Термінологічний словник

Аналіз — це прийом дослі­дження, який включає вивчення предмета уявним або практичним розчленуванням його на складові об'єкти.

Інвентаризація — спосіб фактичної перевірки наявності товар­но-матеріальних цінностей і грошових коштів, а також контролю за їх збереженням. Більшість випадків нестач, крадіжок, розтрат вияв­ляється за допомогою інвентаризації.

Метод — це спосіб дослідження, який визначає підхід до об'єктів, що вивчаються, шлях наукового пізнання і встановлення істини.

Синтез — прийом вивчення об'єкта в цілісності, у взаємозв'язку його частин.

Рекомендована література

1. Аудит і ревізія підприємницької діяльності / Ф.Ф. Бутинець, Б.Ф. Усач, Н.Г. Виговська та ін. — Житомир: ПП "Рута", 2001. — 416 с.

2. Мамаєва О. О., Богдан С. О., Рублевська Л.Л. Контроль і ревізія –Навч.-метод. Посібник для студентів заочників для вищих навчальних закладів по підготовці молодших спеціалістів із спеціальності 5.050104 "Бухгалтерський облік", 5.050104 "Фінанси", 2003,с.284.

3. Організація і методика проведення аудиту: Навчально-практичний посібник.-2-е вид., переро. Та доповн.-К.:ВД “Професіонал”,2006.-567с.

4. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 року № 996-ХГУ // Нове діло. -2000.- № 15 (34). -13-20 жовтня.

5. Закон України "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні" від 26 січня 1993 р. // Голос України. — 1999. — 2 березня.

6. Податковий кодекс України від 02.12.10 р. №2755-VІ.

Тема 3 Організація і планування контрольно-ревізійної роботи План

1. Організація контрольно-ревізійної роботи, її стан і перспективи розвитку в умовах різних форм власності

2. Оформлення результатів ревізій і перевірок. Акт комплексної ревізії. Проміжні акти.

3. Порядок і техніка оформлення ревізійного процесу

Постановою Кабінету Міністрів України від 27.06.2007 № 884 за­тверджено Положення про Головне контрольно-ревізійне управління України (ГоловКРУ), яке бере участь у формуванні єдиної державної політики у сфері державного фінансового контролю, забезпечує її ре­алізацію та здійснює міжгалузеву координацію.

ГоловКРУ у своїй діяльності керується Конституцією (254к/96-ВР) та законами України, указами Президента України, постановами Вер­ховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

В умовах ринкової економіки роль контрольно-ревізійної роботи знач­но зростає, оскільки боротьба з економічною злочинністю неможлива без участі професійно і компетентно підготовлених працівників державної контрольно-ревізійної служби. При цьому ринок потребує достовірної облікової і звітної інформації про діяльність суб'єктів підприємницької діяльності з різними формами власності (державних, приватних, кому­нальних та інших підприємств, асоціацій, концернів, акціонерних і спільних товариств тощо). Тільки об'єктивна обліково-аналітична інфор­мація про діяльність суб'єктів господарювання дає можливість перевіри­ти відповідність діяльності підприємств чинним законодавчим та іншим нормативно-правовим актам, які її регулюють.

Багатоукладність економіки й наявність різних форм власності (дер­жавної, приватної, кооперативної, колективної, змішаної) вимагають ви­користання різних організаційних форм контрольно-ревізійної роботи. В умовах адміністративно-командної системи господарювання фун­кція фінансово-господарського контролю обмежувалась перевіркою використання підприємствами наданих державою фондових ресурсів. Нерідко збитки підприємств від безгосподарності покривалися за ра­хунок коштів державного бюджету. Керівники підприємств не були зацікавлені в пошуку джерел створення товарних запасів, у ринках збуту неконкурентоспроможної продукції.

Ринкова економіка ґрунтується на матеріальних інтересах її учас­ників, вона також сприяє розвитку й активізації контрольно-реві­зійної роботи.

Разом із тим підвищується відповідальність підприємницьких струк­тур за результати діяльності, що націлює підприємця на посилення попереднього контролю за здійсненням господарських операцій З виходом Указу Президента України "Про заходи щодо підви­щення ефективності контрольно-ревізійної роботи" принципово змінюються функції державного контрольно-ревізійного апарату, по­силюється контроль за дотриманням фінансової дисципліни, цільо­вим та ефективним використанням коштів усіма суб'єктами госпо­дарювання.

Перебудова господарського механізму зумовлює необхідність відпо­відної перебудови контрольно-ревізійної роботи, висуває до неї нові вимоги. Ревізії і перевірки мають спрямовуватися на викриття не­доліків і порушень, виявлення внутрішньогосподарських резервів, на боротьбу за економію і ощадливість.

Систему контролю, яка існувала донині, було побудовано на основі адміністративних методів управління, зорієнтовано на виконання пла­ну ревізій, перевірок, обслідувань, що призвело до формалізму і зни­ження ефективності контрольно-ревізійної роботи. Ревізії і перевірки різних органів контролю (державного, спеціалізованого, позавідом­чого) дублювали одна одну. Внаслідок цього практика організації кон­тролю вступила в суперечність з принципами перебудови господарю­вання на основі розвитку демократії і самоврядування на виробництві, передбачених Законом "Про підприємства в Україні".

Для досягнення позитивних результатів ревізій і перевірок слід поси­лити взаємодію державного контрольно-ревізійного апарату з податко­вими, банківськими, фінансовими, статистичними, правоохоронними, спеціалізованими та іншими органами контролю. Водночас слід підви­щити рівень координації всієї системи контролю (погодження планів ревізій), створити координаційні ради в окремих регіонах країни.

Тільки чітко організована система контролю за виробництвом і розподілом суспільного продукту, іншими сферами суспільного жит­тя дає змогу своєчасно виявити й усунути фактори, які створюють перепони для ефективного ведення виробництва й досягнення постав­леної мети. Добре організований контроль формує у працівників усіх ланок управління діловитість, компетентність і оперативність, що є важливим фактором вирішення завдань економічного і соціального розвитку суспільства.

Важливе значення в ревізії мають такі принципи, як раптовість, активність, безперервність, гласність та ін. Але не менш важливу роль для реалізації цих принципів відіграє письмове закріплення дій ревізора.

Письмове оформлення результатів ревізії - одна з найголовніших її особливостей. Своєчасне і якісне оформлення документів - необхідна умова успішного і ефективного проведення ревізії. Ревізійні документи, що підтверджують виконання ревізором програми ревізії, і вимоги Інструкції про техніку її проведення, є засобом фіксації виявлених фактів і правил їх підтвердження.

Особливість доказів в ревізії полягає в тому, що ревізор на підставі виявлених порушень робить висновки, які слід у встановленому порядку і належним чином закріпити (зафіксувати) в акті ревізії, а речові докази, наприклад, підроблені документи, ще й збережені, тобто вилучені і додані до акту ревізії. Без цього, виявлені в ході ревізії порушення чи зловживання не мають сили ревізорських доказів. Обов'язкове складання ревізорських документів в ході ревізії необхідне і для тих висновків, до яких приходить ревізор, наприклад, про неповне оприбуткування грошей в касі, недостачу основних засобів на підприємстві тощо. Без відповідних документів не можна сформулювати висновки з будь-якого встановленого факту.

Матеріали ревізії за змістом інформації про законність та ефективність діяльності ревізованих підприємств мають значення первинних або похідних джерел доказів. До первинних ревізорських документів відносяться такі, які фіксують встановлений факт, подію, явище на момент їх виявлення, а до похідних - за основу яких беруться дані, що містяться в інших документах.

До основних ревізорських документів відносяться такі, що складаються в ході кожної ревізії і містять інформацію про всі питання, що перевіряються, фіксують і закріплюють виконані ревізорські дії і докази.

Основні ревізорські документи наступні:

Плани, завдання і програма ревізії - документи, які складаються в ході Підготовки і проведення ревізії та визначають коло діяльності ревізора (програма комплексної ревізії виробничо-фінансової діяльності, план проведення комплексної ревізії, оперативний план проведення інвентаризацій).

Акти - документи ревізорського оформлення, в яких посадова особа, що проводите ревізію, фіксує порядок і результати ревізійних дій. В ревізійній практиці у зв'язку з проведенням багатьох контрольних дій складається більше 10 різних актів. В залежності від характеру таких дій акти поділяються на:

акти ревізії - документи, які є формою документального закріплення (відображення) встановлених ревізором у ході вивчення письмової інформації фактів господарських порушень (акт комплексної ревізії, акт ревізії касових операцій, акт ревізії законності утворення, витрачання спеціальних фондів та інші проміжні акти, які складаються в ході ревізії

акти інвентаризації - це документи, які відображають виявлену шляхом перевірки в натурі фактичну наявність господарських засобів і стан розрахунків, вони є самостійним джерелом доказів виявлених недостач і лишків мийна (акти інвентаризації готівки, підзвітних сум, матеріальних, цінностей, основних засобів, стану розрахунків тощо).

інші акти - це документа, які фіксують окремі ревізорські дії, що забезпечують збереження ревізорських доказів (акт прийняття заяви, передачі документів на відповідальне зберігання, вилучення документів, „перевірки виконання вказівок за матеріалами попередніх ревізій тощо).

Пояснення - письмовий документ, складений відповідальними особами на вимогу ревізора у виправдання або підтвердження фактів, що перевіряються. Пояснення складаються, наприклад, коли матеріально відповідальна особа відмовляється підписати акт ревізії.

Обов'язкові вказівки ревізора - це документ, який»складається ревізором з метою усунення причин і умов, що сприяють виникненню господарських порушень.

Висновки ревізора - це документ, який завершує ревізійний процес складанням висновку про встановлені ревізією факти. В них підводяться підсумки ревізії, викладається сутність виявлених фактів і формулюються причини їх виникнення. Висновки складаються ревізором, який проводив ревізію, і підлягають обов'язковому затвердженню керівником ревізійного органу. Законодавчо не передбачено складання висновків ревізора, однак практика свідчить про їх необхідність.

Рішення за матеріалами ревізії - це основний документ органу, що призначив ревізію, який зобов'язаний в 20-денний строк вжити заходи щодо усунення виявлених ревізією порушень і притягнути до відповідальності винуватців.

Ознайомлення ревізійного органу - це документ, який складається з метою усунення виявлених ревізією порушень, притягнення винуватців до відповідальності або використання на інших підприємствах позитивного досвіду роботи, виявленого в процесі ревізії.

Допоміжними називають ті види документів, які в залежності від конкретних обставин, виявлених фактів порушень і зібраних в ході ревізії матеріалів не обов'язково складаються по кожній ревізії.

До допоміжних документів відносяться наступні.

Описи, списки, довідки, накопичувальні і порівняльні відомості - документи ревізорського оформлення, в яких у хронологічному порядку реєструються виявлені ревізією факти господарських порушень (опис порушень по підзвітних сумах; опис виявлених ревізією порушень Статуту; опис первинних документів, по яких неправильно нарахована оплата праці, опис дебіторської заборгованості з простроченим строком позовної давності; Накопичувальна відомість актів на списання основних засобів; порівняльна відомість повноти оприбуткування грошей, отриманих з рахунків у банку; відомість перевірки нарядів на будівництво і капітальний ремонт; відомість вибірки; список працівників, з яких не утримані або неправильно утримані податки тощо).

Розрахунки - документи, які складає ревізор в обґрунтування перевірених ним фактів, подій, явищ.

Підписка - документ, який складається матеріально відповідальними особами і додається до матеріалів ревізії, щоб уникнути спірних питань.

Окреме доручення - документ, на підставі якого ревізор в період проведення ревізії доручає іншому ревізійному органу виконати необхідні ревізійні дії, а також просить надати йому допомогу в проведенні окремих ревізійних дій.

Письмове повідомлення - документ, що складається ревізором для виклику зацікавлених осіб для участі їх в інвентаризації, обстеженні, експерименті, ревізії.

Лист про вимогу пояснень - документ, який відправляється ревізором відповідним особам з вимогою надати із зазначених питань і у визначений строк письмове пояснення. .

Претензії, позовні заяви - документи, що складаються ревізійним органом з метою надання допомоги з відшкодування збитків підприємству, на якому була проведена ревізія.

Скарга на рішення за матеріалами ревізії - це документ, який виходить від зацікавлених в результаті ревізії осіб, або самого ревізора, внаслідок незгоди з прийнятим рішенням за результатами ревізії.

Документи, які систематизують матеріали перевірки

За результатами документальної ревізії чи перевірки ревізор складає акт - двосторонній документ, у якому об'єктивно відображаються наслідки ревізії (перевірки), наводиться перелік фактів виявлених порушень та недоліків у їх роботі.

Акт комплексної ревізії - це документ, який є зведеним, узагальнюючим документом, що характеризує виробничу, економічну та фінансову діяльність підприємства. Його складають у тому разі, якщо в ревізії приймали участь відповідні спеціалісти. В акті відображають недоліки, виявлені за даними бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, проведених інвентаризацій, експериментів тощо,

Частковий (проміжний) акт ревізії - це документ, яким оформляють результати інвентаризації грошових коштів, запасів, а також взаємної звірки розрахунків з покупцями та постачальниками, різними дебіторами та кредиторами. В них відображають виявлені недостачі, розкрадання або розбіжності в розрахунках після дослідження документів, бухгалтерських записів і проведення зустрічних перевірок.

Разовий акт ревізії - це документ, в якому відображають результати дослідження документів і операцій, проведених експериментів, а також окремі факти порушень та зловживань, які не знайшли відображення в часткових актах ревізії.

Накопичувальні відомості (описи) - це документи, які накопичують встановлені факти невиробничого та незаконного витрачання засобів, порушення фінансової і штатної дисципліни, недоліки в організації бухгалтерського обліку та складанні звітності, інші порушення, якщо вони не були оформлені частковими або разовими актами ревізії. Відомості (описи) укладають за видами встановлених недоліків і порушень.

Довідки спеціалістів, які приймають участь в ревізії, складаються у разі залучення до ревізії сторонніх осіб - спеціалістів з окремих питань.

Таблиці, розрахунки, схеми. За допомогою таблиць оформляють результати хронологічного (поопераційного) аналізу однорідних операцій, контрольного порівняння тощо. Правильність списання природного убутку оформляють розрахунками, розміщення матеріалів - схемою тощо.

Оформлення та використання результатів ревізії - важливий етап ревізійної діяльності.

У загальному вигляді вимоги, які пред'являються до складання ревізорських документів, можна сформулювати так:

а) відповідність ревізорського документа тому нормативному акту, яким передбачено його складання, як за назвою і формою, так і за змістом;

б) логічність, стислість і ясність ревізорського документа. Всі питання в документі повинні викладатися послідовно так, щоб кожне нове речення витікало з попереднього або було логічно пов'язане з ним, щоб не зустрічались несподівані документи, висновки, які не відповідають тексту. В документі необхідно уникати зайвих слів;

в) чіткість тексту і однозначність суджень забезпечать одноманітність розуміння змісту документа

г) грамотність і культура оформлення ревізорського документа. Документ повинен бути написаний грамотно не тільки в загальноприйнятому розумінні з дотриманням правил граматики І синтаксису, але й економічно і юридично грамотно, тобто у відповідності з сучасними досягненнями обліку, фінансів, статистики, економіки і права. Неприпустимим є вживання таких " виразів, як "недбалість", "дільці" тощо, скорочення слів, наприклад, замість "дебет рахунку" писати "Д-т рахунку", замість "прибутковий касовий ордер" - "ПКО" і т.д.

При написанні акта ревізор повинен користуватися наступною термінологією: "недостача", "лишок", "перевитрата", "матеріальна шкода", із зазначенням їх розмірів і обставин, за яких вони виникли; "порушення закону, наказу, інструкції, з поясненням, який пункт або стаття закону, наказу, інструкції порушені.

Одним з найважливіших і найсуттєвіших документів в ревізії є акт ревізії. Він складається у всіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, зловживань і приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі завдані збитки тощо тобто за наслідками заподіяної шкоди.

На підставі фактів, викладених в акті, виноситься рішення керівника ревізійної організації. Тому акт ревізії слід складати особливо уважно.

Акт ревізії повинен містити:

• загальні дані про окремі основні виробничі і фінансові показники господарюючого суб'єкта;

• виявлені факти порушень законів України, нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного і не за цільовим призначенням витрачання готівки і матеріальних цінностей та інших порушень фінансової дисципліни, порушень ведення бухгалтерського обліку і складання звітності;

• виявлені факти безгосподарності, недостач, безпідставного списання і привласнення готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань, нерегламентованих державою виробництва товарів і надання послуг;

• розміри виявленої шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.

Для того, щоб не було нагромадження в акті ревізії однорідних порушень, приводяться декілька найбільш характерних фактів і кінцевий результат відповідного порушення. При цьому слід зробити посилання на накопичувальну відомість, проміжний або разовий акт, які додаються до основного акта ревізії.

Всі факти в акті ревізії викладаються таким чином, щоб по кожному з них можна було мати документально підтверджені відповіді на наступні запитання:

• є що порушено (інструкція, стандарт, наказ, постанова тощо з посиланням на пункт, параграф і зміст порушення);

• хто порушив (із зазначенням посадових або матеріально відповідальних осіб);

• час порушення (дата або період здійснення Порушення про зловживання);

• спосіб порушення;

• чим викликано порушення (причини і умови, які сприяли порушенню);

• розмір нанесеного збитку.

Побудову основного акта ревізії доцільно здійснювати у відповідності з програмою ревізії, найкраще розробити акт за наступною структурою і послідовністю викладення матеріалів дослідження.

АКТ

ревізії господарської діяльності _______________ м. Рівне

(назва підприємства)

від "___"___________' 20__р.

Розділ І. Загальна (вступна) частина.

Розділ II. Ревізія перевірки виконання вказівок за матеріалами попередніх ревізій.

Розділ ІІІ. Ревізія виконання основних показників.

Розділ IV. Результати ревізії господарських операцій та цінностей підприємства.

1. Ревізія виробничих операцій, накладних витрат та собівартості.

2. Ревізія витрачання фонду заробітної плати та розрахунків 3 робітниками і службовцями.

3. Ревізія постачальницьких операцій та операцій з матеріальними цінностями.

4. Ревізія збутової діяльності та руху запасів.

5. Ревізія грошових коштів, розрахунків та інших активів.

6. Ревізія операцій з довгостроковими та поточними зобов'язаннями.

7. Ревізія фінансової діяльності та результатів.

8. Ревізія операцій з необоротними активами та фінансовими інвестиціями.

9. Ревізія операцій з власного капіталу і забезпечення зобов'язань.

Розділ V. Результати перевірки заходів по усуненню крадіжок та марнотратства.

Розділ VI. Результати перевірки стану обліку та звітності.

Розділ VII. Результати перевірки виконання спеціальних завдань.

Розділ VIII. Опис додатків до акта ревізії.

Ревізори ___________________________________________________________________

Директор

Головний бухгалтер _________________________________________________

Розділ 1. Вступна частина. Містить загальні дані, необхідні для осіб, які користуються актом. Тут зазначаються найменування і підпорядкованість підприємства, що ревізується, склад ревізійної групи (бригади), на основі якого документу проведена ревізія, за який період, прізвище та ініціали керівника та головного бухгалтера підприємства, що ревізується, тривалість їх роботи, на яких ділянках діяльності підприємства проведена суцільна перевірка документів і операцій, а на яких - вибіркова, ким і за який період проведена попередня ревізія.

Розділ II. Висвітлюються результати перевірки виконання вказівок та пропозицій по матеріалах попередньої ревізії. Тут наводяться факти невиконання пропозицій за результатами попередньої ревізії із зазначенням, через чию вину та за яких причин це було допущено.

Розділ III. Викладається коротка характеристика результатів виконання основних показників бізнес-плану. Перевірка не повинна обмежуватися встановленням фактичного виконання планових показників, а повинна супроводжуватися поглибленим вивченням підсумків роботи та встановленням причин, що призвели до тих чи інших недоліків в роботі, порушень та зловживань.

Розділ IV. Відображаються результати перевірки документів та операцій за їх видами: виробничі, постачальницько-збутові, грошові, розрахункові тощо. Першими описують найбільш значні, характерні факти порушень та зловживань. В кожній частині цього розділу акта ревізії викладаються результати перевірки цінностей у матеріально відповідальних осіб. Такі перевірки оформлюються проміжними актами.

Розділ V. Зазначаються недоліки в роботі підприємства, що ревізується, пов'язані з марнотратством, крадіжками та недостачами. Тут конкретно наводиться суть виявлених недоліків: незадовільний підбір кадрів матеріально відповідальних працівників; відсутність контролю за їх роботою, недотримання термінів та порядку контрольних інвентаризацій; несвоєчасне стягнення шкоди заподіяної розтратами, крадіжками; незадовільна організація охорони та пропускної системи тощо.

Розділ VI. Описуються відхилення від нормального стану обліку, порушення встановлених правил обліку та діючих стандартів, факти недоброякісності документів та звітності тощо, але акт не нагромаджується детальним описом організації та ведення обліку.

В акті ревізії зазначається, які господарські і фінансові операції та документи перевірені, за який період і яким способом (вибірковим, суцільним). При цьому детально розкриваються господарські операції, в ході яких допущенні порушення.

В загальному акті ревізії, як правило, відображається кінцевий виявлений результат перевірки, взятий з часткових (проміжних) актів (лишки, недостачі), і робиться посилання на часткові акти, але часткові акти є обов'язковим додатком до загального акта.

Акт повинен відображати виявлені ревізією недоліки, порушення та зловживання. Позитивні сторони та досягнення в роботі ревізуємого підприємства, що заслуговують поширення, доцільно висвітлювати в окремих доповідних записках на ім'я керівника організації, що проводить ревізію.

Особливу увагу звертають на повноту та доброякісність доданих до акту матеріалів інвентаризацій (наказів і розпоряджень про проведення інвентаризацій, порівняльних відомостей або актів результатів інвентаризацій, інвентаризаційних описів тощо).

Незалежно від виду акта ревізії в обґрунтуванні своїх висновків про виявлені недоліки (лишки товарно-матеріальних цінностей, безпідставне списання тощо) ревізор посилається в акті на відповідні документи, а саме:

• в оригінали рахунків-фактур, накладні, розписки, чеки, прибуткові та видаткові касові документи, платіжні та розрахунково-платіжні відомості, вимоги, лімітно-забірні карти, маршрутні листи, відомості виробітку, акти на с писання тощо;

• проміжні акти;

• інвентаризаційні описи, порівняльні відомості, протоколи з рішеннями інвентаризаційних комісій; в офіційні довідки підприємств; в висновки спеціалістів;

• пояснення матеріально відповідальних та посадових осіб;

• висновки ревізорів по поясненнях матеріально відповідальних та посадових осіб.

Результати ревізії викладаються в акті на підставі перевірених даних і фактів, що випливають з наявних оригіналів документів підприємства, яке ревізується: даних про результати проведених зустрічних перевірок;

Матеріал в акті повинен викладатися простою та зрозумілою мовою, а наведені в ньому факти недоліків в роботі, порушення та зловживання висвітлюються коротко, точно та об'єктивно. Чітко висвітлюється зміст кожного факту, що відображається в акті, із посиланням на закон, постанову, наказ та інші нормативні документи з тим, щоб правоохоронні органи (якщо це необхідно) могли оцінити та порівняти з іншими зібраними по справі доказами.

Акт ревізії повинен ґрунтуватися не тільки на конкретних фактах з посиланням на відповідні документи, але й мати послідовне логічне викладення виявлених в господарстві досягнень, недоліків, порушень чи зловживань. Відображення реального стану справ на підприємстві допоможе усунути недоліки, які виявляються в роботі підприємства, що ревізується.

Необхідно об'єктивно, конкретно, точно, обгрунтовано, послідовно викласти факти таким чином, щоб-по кожному з них можна було мати чіткі та зрозумілі, документально обґрунтовані відповіді на наступні запитання: що порушено (статут, інструкцію, положення, наказ, постанову)

• вказується пункт, параграф та суть (зміст) порушення; хто порушив (посадові або матеріально відповідальні особи)

• вказати конкретних осіб;

• час порушення

• дата або період здійснення порушення чи зловживання; спосіб порушення

• яким способом допущені відхилення від діючих інструкцій, правил або законів; чим зумовлені порушення

• причини та умови, які сприяють порушенням; наслідки порушення

• розмір заподіяного збитку.

Формулювання в акті повинні мати лаконічний характер і бути тактовними. Не потрібно вживати терміни, які носять характер юридичної кваліфікації дій посадових осіб: "розтрата", "привласнення", "злочин", "зловживання", "антидержавна практика", "злочинна діяльність", "халатність”, "винний", "привласнення", "допущено навмисне", "безгосподарність", "злочин", "зловживання", "розкрав кошти", "сфабрикував", "шахрай". Адже винність у привласненні, зловживанні може бути встановлена тільки судом.

В акті повинні бути зафіксовані тільки факти, на підставі яких можна було б зробити відповідні висновки. Не можна змішувати "недостачу" з розкраданням". Недостача може бути виявлена на об'єкті, який ревізується або у конкретної матеріально відповідальної особи грошових коштів або товарно-матеріальних цінностей в порівнянні з їх кількістю за даними бухгалтерського обліку. Щоб зробити правильний висновок про те, що недостача є результатом злочинних дій, потрібні додаткові спеціальні дослідження.

Покажемо в табл.1. документи, які необхідні для підтвердження порушень.

Таблиця 1.