Реквизиты по государственному отраслевому стандарту (гост р.6.30-2003)

В государственных отраслевых стандартах приняты следующие реквизиты:

01 – изображение Государственного герба РФ;

02 - изображение герба субъекта РФ;

03 - изображение эмблемы (логотипа) предприятии (изображение товарного знака или знака обслуживания);

04 – указание на код предприятия;

05 – указание на основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - указание на код формы документа;

08 - наименование предприятия;

09 - справочные данные о предприятии;

10 - наименование вида документа;

11 - дата составления документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату регистрации документа;

14 – указание на место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – указание на гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту документа;

19 - отметка о поступлении документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии у документа приложения (приложений);

22 – подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

23 – указание на гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати предприятия;

26 - отметка о заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29- отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к бланкам документов и оформлению документов

Документы изготавливают на бланках. Установлены два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 20 – левое, 10- правое, 20 – верхнее, 20- нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки документов проектируют в соответствии с типовыми. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 08 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 10, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 08.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11- 15, 17- 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11 - 13, 18 и 19.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Схема расположение реквизитов документов углового бланка

Схема расположение реквизитов документов продольного бланка