Новосибирский государственный аграрный университет
Документационное обеспечение управления
Методическое пособие для практических занятий
Новосибирск 2012
Кафедра менеджмента
Документационное обеспечение управления: Методическое пособие для практических занятий / Новосиб. гос. аграр. ун-т; Сост. С.Г. Чернова – Новосибирск, 2012. – 49 с.
Рецензент: канд.экон.наук Д.М. Матвеев
В методическом пособие изложен материал, помогающий освоению студентами практических навыков создания и оформления важнейших документов.
Пособие предназначено для студентов очной формы обучения по специаль-ности 080110 Экономика и бухгалтерский учет (в сельском хозяйстве) СПО (техникум)
Утверждено и рекомендовано к изданию кафедрой менеджмента (протокол №2 от «15» сентября 2011 г.).
@ Новосибирский государственный аграрный университет, 2012
@ Светлана Георгиевна Чернова, 2012
Содержание
Введение 4
Законодательная база документационного обеспечения управления 5
Государственные системы документации 6
Реквизиты по государственному отраслевому 7
стандарту (ГОСТ Р.6.30-2003) 7
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 8
Схема расположение реквизитов документов углового бланка 10
Схема расположение реквизитов документов продольного бланка 11
Требования к оформлению реквизитов документов 11
Классификация управленческой документации 20
Организационные документы 21
Устав 21
Протокол 22
Положение 22
Инструкция 24
Приказ 25
Указание 26
Решение 27
28
Распоряжение 28
29
Постановление 29
Информационно-справочная документация 29
Докладная записка 29
Объяснительная записка 30
Справка 33
Деловая переписка 33
Документы по личному составу 36
Схема составления документов о приеме на работу 36
Заявление 36
Характеристика 37
Автобиография 37
Организация работы с документами 41
Порядок первичной обработки документов 41
Правила регистрации и индексирования документов 42
Составление номенклатуры дел 43
45
Формирование дел 45
Хранение документации 45
Подготовка к передаче в архив 46
Введение
В различных учреждениях всю работу связанную с документами и информацией в них выполняют делопроизводственные службы управления, в обязанности которых входит: регистрация и сортировка, сбор и отправление, оформление и составление, контроль и учет, разбор и сортировка, копирование и хранение и т.д. всех видов документов при работе организации. Любая проверка в любой организации или фирме начинается и кончается проверкой документации, формированием которой обязаны заниматься делопроизводственные службы.
Все это называется делопроизводством, а документационное обеспечение управления, это один из его компонентов. Документационное обеспечение управления - это деятельность осуществляемая посредством фиксации информации на различных носителях в соответствии с установленными порядками и правилами. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ 51141-98). Слово делопроизводство появилось несколько веков назад и означало дело производить (делать дело), т.е. решать вопрос, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово дело зафиксировано в документах в 1594 г.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно - методическими актами, знание и выполнение которых обязательно при ведении делопроизводства.
Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». В нем указано: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ».
В январе 2002 г. вышел Федеральный закон №1-ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» и постановление Правительства РФ № 65 от 28 января 2002 г. «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» предусматривающие «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйственными субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления».