Глава 10. Документация и формы бухгалтерского учёта

Вопросы

1. Бухгалтерские документы и их классификация

2. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

10.1. Бухгалтерские документы и их классификация

Документирование является одной из основных отличительных осо­бенностей бухгалтерского учета. Оно позволяет осуществлять сплош­ное наблюдение за хозяйственными процессами.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который со­ставляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Данный документ при­дает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выпол­ненные ими хозяйственные операции. Информация о совершенных или разрешен­ных к проведению операциях может фиксироваться на разных носите­лях, таких как: дискеты, магнитные ленты и др. Однако организация обязана в любом случае изготавливать копии документов на бумаж­ных носителях и представлять их участникам хозяйственных опера­ций и контролирующим органам по требованию.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (от учредителей, банков, поставщиков, покупателей и т. п.). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительными, оправдательными, комбинированными, бухгалтерского оформления. Распоря­дительные - это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним от­носятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабо­чих выработанной продукции и т. п. Комбинированные — это такие первичные документы, которые одновременно являются и распоряди­тельными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и рас­ходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подот­четных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых доку­ментов, или при обобщении и обработке оправдательных и распоряди­тельных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределе­ния косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные. Разовыми первичными документами оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются они в один прием. Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимит­ные карты на отпуск материалов; наряды на работу и т. п.

Порядок составления и обработки документов. Документы сле­дует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму ука­зывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текс или сумму. Затем, правильный текст или сумму повторяют на поля; документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текс оговорки таков:

Написанному в исправление ошибки ……………верить

(новый текст или сумма)

Дата Подпись

В кассовых и банковских документах исправления делать не разрешается.

Движение первичных учетных документов от момента их появле­ния в организации до сдачи в архив после их принятия к учету и обра­ботки принято называть документооборотом. Внутренняя регламен­тация организацией сроков обработки и представления первичных учетных документов называется графиком документооборота. Отсутствие четкого графика или его несоблюдение может при­водить к различным нарушениям требований к ведению бухгалтер­ского учета.

Документы текущего от­четного периода должны храниться в бухгалтерии в спе­циальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгал­тером. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящими­ся к ним документами, должны быть подобраны в хроно­логическом порядке и переплетены. Обработанные первичные документы текущего меся­ца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному реги­стру и сопровождаться справкой для архива. В установленные самой ор­ганизацией сроки первичные документы, учетные реги­стры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Руководитель организации обязан обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования ар­хивных документов.

Организации обязаны хранить первичные учетные доку­менты, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соот­ветствии с правилами организации государственного ар­хивного дела, но не менее пяти лет.