Теоретична довідка до пр №13

Звіти

Звіти – це кінцевий продукт бази даних. Вони містять статичні дані з бази даних, а також достатню кількість пояснювальної інформації і подають результати в реальному вигляді. Крім того, звіти ідеально підходять для форматування та друку даних, а також для розрахунку підсумкових значень. Наприклад, можна згрупувати активи по постачальнику і обчислити проміжні підсумки для кожної групи даних, а також загальний підсумок для всіх груп.

У додатку Access звіт складається з розділів:

• Розділ Заголовок отчета може відображатися у верхній частині звіту; Розділ заголовка сторінки відображається у верхній частині кожної сторінки звіту. В заголовках звітів, як правило, відображаються назви і зображення, наприклад, логотип компанії. В заголовках сторінок за звичай відображаються заголовки стовпців. Якщо треба згрупувати дані у звіті, треба перейти до Заголовка группы. В цьому розділі відображають поля, за якими групуються дані.

• Розділ Верхний колонтитул містить назви полів звіту.

• У розділі Область данных міститься основний текст звіту — всі важливі дані. Розділ даних обов’язковий у всіх звітах.У цьому розділі створюються додаткові розрахункові поля.

• Розділ Примечание группы містить підсумки у групах, зазначених при створенні звіту.

приміток можуть відображатися у кількох місцях. Наприклад, можна створити примітки груп, в яких будуть відображатися підсумки, підрахунки або середні значення для групи даних.

Розділ Нижній колонтитул містить поточну дату(функція NOW), номери сторінок звіту.

• Розділ Примечание отчета містить загальний підсумок звіту.

Способи створення звіту

Звіти створюють різними способами:

• Конструктор

• Майстер звітів

• Автоотчет: у стовпець

• Автоотчет: стрічковий

• Майстер діаграм

• Поштові наклейки

Дизайн звітів

• Табличний макет нагадує електронні таблиці. Використовують, коли необхідно подати дані у простому форматі списку.

• Макети «в столбик» схожі на форми, які заповнюють у банках або при здійсненні покупок через Інтернет. Використовують такий тип макетів, якщо звіт містить занадто багато полів для відображення у табличному вигляді.

• У мішаних макетах використовують елементи і табличного макета, і макета «в столбик». Наприклад, в межах одного звіту частина полів може бути розміщена вздовж рядка, а інша частина — у столпчик. У додатку Access 2010 мішані макети створюються вручну у режимі макета або у режимі конструктора.

Створення простого звіту

1. В області навігації вибрати таблицю або запит, який треба використати як джерело даних для звіту.

2. На вкладинці Создание у групі Звіти натиснути кнопку Звіт. Access створить звіт з усіма полями джерела даних. У звіті автоматично буде використано табличний макет, и якщо полів буде забагато, то Access створить звіт з альбомною орієнтацією. Звіт відкриється у режимі макета, у який можна вносити зміни. Можна переключатися у режим звіту для перегляду внесених змін.