Теоретична довідка до пр №11 Формування запитів- дій. Запити на зміну
Існує 4 типи запитів на зміни:
для створення нової таблиці;
для оновлення даних полів: використовується для швидкого оновлення великого масиву даних;
для добавлення записів до таблиці;
для вилучення записів з таблиці.
Через те, що запити на зміни здатні внести значні корективи до відомостей бази даних, рекомендується:
якщо не впевнені в результаті, зробити копію своїх таблиць під іншим ім'ям;
створити запит на вибірку, перш ніж намагатися вирішити завдання за допомогою запитів на зміни;
виконувати команди Вид\Режим таблицы для попереднього перегляду дії запиту на зміни, перш ніж виконати команди Запрос\3апуск (запиту на зміни), що призведе до незворотних результатів.
Запит на створення нової таблиці БД
Наприклад, слід підготувати за даними БД запит на створення нової таблиці, яка покаже список усіх клієнтів за певним параметром. Для цього:
відкрити БД;
створити новий запит;
у діалоговому вікні Добавление таблицы вибрати таблицю Кліентів, клацнути на кнопці Добавить, а після цього - на кнопці Закрыть;
клацнути на стрілці списку, що розгортається, біля кнопки Тип запроса на панелі інструментів. Слід виконати команду Создание таблицы, ввести ім'я таблиці, наприклад, Нові кліенти, натиснути кнопку <ОК>;
вибрати необхідні поля таблиці Кліентів;
вказати необхідні параметри відбору;
клацнути на кнопці Запуск на панелі інструментів. Якщо на екрані з'явиться діалогове вікно з повідомленням «В новую таблицю будет помещено следующее число записей: ##», клацнути на кнопці Да, щоб виконати запит;
закрити вікно бланка запиту. Зберегти запит під обраним ім'ям. Результати запиту - у таблиці Новые клиенты;
переглянути результати.
У цьому разі запит утворює нову таблицю даних, на відміну від традиційного способу, коли таблиці формуються користувачем.
Запит на оновлення поля таблиці. Наприклад, слід додати нове поле Податки до таблиці Нових клієнтів, що створений запитом на створення таблиці з попереднього прикладу, потім ввести його певне значення і поновити його значення на інше для певних клієнтів.
Запит на добавлення записів до таблиці. Наприклад, слід додати записи про клієнтів з певної фірми у таблиці Кліентів до таблиці Нових кліентів.
Запит на вилучення записів таблиці. Наприклад, слід вилучити записи про певних клієнтів з таблиці Нових кліентів.
Теоретична довідка до пр №12 Форми в субд Access. Методи розробки форм в субд Access
Форма - це об'єкт бази даних, якому можна використати для уведення, зміни або відображення даних з таблиці або запиту. Форми можуть застосовуватися для керування доступом до даних: з їхньою допомогою можна визначати, які поля або рядки даних будуть відображатися. Наприклад, деяким користувачам досить бачити лише кілька полів великої таблиці. Якщо надати їм форму, що містить тільки потрібні їм поля, це полегшить для них використання бази даних. Для автоматизації часто виконуваних дій у форму можна додати кнопки й інші функціональні елементи.
Форми можна розглядати як вікна, через які користувачі можуть переглядати й змінювати базу даних. Раціонально побудована форма прискорює роботу з базою даних, оскільки користувачам не потрібно шукати те, що їм потрібно. Зовні приваблива форма робить роботу з базою даних більше приємної й ефективної, крім того, вона може допомогти в запобіганні невірного уведення даних. В Microsoft Office Access передбачені нові засоби, що допомагають швидко створювати форми, а також нові типи форм і функціональні можливості, завдяки яким база даних стає більше практичною.
Створення форми за допомогою інструмента «Форма»
За допомогою інструмента «Форма» можна створити форму одним щигликом миші. При використанні цього засобу всі поля базового джерела даних розміщаються у формі. Можна відразу ж почати використання нової форми або при необхідності змінити її в режимі макета або конструктора.
Використання інструмента «Форма» для створення нової форми
1. В області переходів клацніть таблицю або запит з даними, які повинні відображатися у формі.
2. На вкладці Створення в групі Форми виберіть команду Форма.
Додаток Access створить форму й відобразить її в режимі макета. У режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображенні даних. Наприклад, при необхідності можна настроїти розмір полів відповідно до даних.
Якщо Access виявляє одну таблицю, зв'язану відношенням «один-ко-многим» з таблицею або запитом, що використався для створення форми, Access додає таблицю даних у форму, засновану на зв'язаній таблиці або запиті. Наприклад, якщо створюється проста форма, заснована на таблиці «Співробітники», і між таблицями «Співробітники» й «Замовлення» визначене відношення «один-ко-многим», те в таблиці даних будуть відображатися всі записи таблиці «Замовлення», що ставляться до поточного запису співробітника. Якщо таблиця даних у формі не потрібна, її можна видалити. Якщо існує кілька таблиць, зв'язаних відношенням «один-ко-многим» з таблицею, що використалася для створення форми, то Access не додає таблиці даних у форму.
Створення розділеної форми за допомогою інструмента «Розділена форма»
Розділена форма - це нова можливість в Microsoft Office Access, що дозволяє одночасно відображати дані у двох поданнях - у режимі форми й у режимі таблиці.
Ці два подання пов'язані з тим самим джерелом даних і завжди синхронізовані один з одним. При виділенні поля в одній частині форми виділяється те ж поле в іншій частині. Дані можна додавати, змінювати або видаляти в кожній частині форми (за умови, що джерело записів допускає відновлення, а параметри форми не забороняють такі дії).
Робота з розділеною формою дає переваги обох типів форми в одній формі. Наприклад, можна скористатися табличною частиною форми, щоб швидко знайти запис, а потім переглянути або змінити запис в іншій частині форми.
Щоб створити розділену форму за допомогою інструмента «Розділена форма», треба виконати наступні дії.
1. В області переходів клацніть таблицю або запит з даними, які повинні відображатися у формі, або відкрийте таблицю або запит у режимі таблиці.
2. На вкладці Створення в групі Форми клацніть Розділити форму.
Додаток Access створить форму й відобразить її в режимі макета. У режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображенні даних. Наприклад, при необхідності можна настроїти розмір полів відповідно до даних.
Створення форми, у якій відображається кілька записів за допомогою інструмента «Кілька елементів»
У формі, створеної за допомогою засобу «Форма», одночасно відображається тільки один запис. Якщо потрібна форма, у якій відображається відразу кілька записів, і при цьому потрібні більше широкі можливості настроювання, чим у таблиці, можна скористатися інструментом «Кілька елементів».
1. В області переходів клацніть таблицю або запит з даними, які повинні відображатися у формі.
2. На вкладці Створення в групі Форми
клацніть Кілька елементів.
Додаток Access створить форму й відобразить її в режимі макета. У режимі макета можна внести зміни в структуру форми при одночасному відображенні даних. Наприклад, можна настроїти розмір полів відповідно до даних.
Створена за допомогою інструмента «Кілька елементів» форма зовні нагадує таблицю. Дані розташовані в рядках і стовпцях, і одночасно відображається кілька записів. Однак форма «Кілька елементів» надає більше можливостей настроювання, ніж таблиця. Наприклад, до неї можна додавати графічні елементи, кнопки й інші елементи керування.
Створення форми за допомогою майстра форм
Для одержання більшої волі вибору полів, відображуваних на формі, замість згаданих вище інструментів можна скористатися майстром форм. Крім того, можна вказати спосіб угруповання й сортування даних, а також включити у форму поля з декількох таблиць або запитів, за умови, що заздалегідь задані відносини між цими таблицями й запитами.
1. На вкладці Створення в групі Форми
клацніть Інші форми, а потім у списку
клацніть пункт Майстер форм
2. Додержуйтеся інструкцій на сторінках майстра форм.
ПРИМІТКА. Для додавання до форми полів з декількох таблиць або запитів не натискайте кнопки Далі або Готово після вибору полів з першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Повторіть кроки для вибору іншої таблиці або запиту й клацніть всі додаткові поля, які потрібно включити у форму. Для продовження натисніть кнопку Далі або Готово.
3. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.
Створення форми за допомогою інструмента «Порожня форма»
Якщо майстер або інструменти для створення форм не підходять, можна скористатися інструментом «Порожня форма», щоб створити форму. У такий спосіб можна дуже швидко побудувати форму, особливо якщо в ній буде лише кілька полів.
1. На вкладці Створення в групі Форми
клацніть Порожня форма
Access відкриває порожню форму в режимі макета й відображає область Список полів.
2. В області Список полів клацніть знак плюс (+) поруч із таблицею або таблицями, що містять поля, які потрібно включити у форму.
3. Щоб додати поле до форми, двічі клацніть його або перетягнете його на форму. Щоб додати відразу кілька полів, клацніть їх послідовно, утримуючи натиснутої клавішу CTRL. Потім перетягнете обрані поля на форму.
ПРИМІТКА. Порядок таблиць в області Список полів може змінюватися залежно від того, яка частина форми обрана в даний момент. Якщо не вдається додати поле у форму, спробуйте вибрати іншу частину форми та повторити спробу.
Користуючись інструментами групи Елементи керування на вкладці Форматування, можна додати у форму емблему компанії, заголовок, номери сторінок або дату й час.
4. Якщо потрібно додати до форми велика
кількість елементів керування, треба
переключитися в режим Конструктора,
клацнувши форму правою кнопкою миші й
потім вибравши пункт Конструктор
. Потім можна скористатися інструментами
в групі Елементи керування на вкладці
Конструктор.
Елементи керування
Елементами керування називаються поліпшуючий інтерфейс користувача об'єкти, які використаються для відображення даних або виконання інших дій і дозволяють переглядати дані й працювати з ними, наприклад написи й малюнки. Найбільше часто використовуваний елемент керування - поле. Крім того, використаються такі елементи керування, як напису, прапорці й елементи керування підлеглих форм і звітів.
Елементи керування можуть бути приєднаними, вільними та обчислювальними.
Приєднаний елемент керування — елемент керування, джерелом даних якого служить поле таблиці або запиту, називається приєднаним елементом керування. Приєднаний елемент керування служить для відображення значень полів бази даних. Значення можуть бути текстовими, числовими, логічними, датами, малюнками або діаграмами
Вільні елементи керування — елементи керування, що не мають джерела даних (наприклад, полючи або вираження). Вільні елементи керування використаються для виводу на екран відомостей, ліній, прямокутників і малюнків. Прикладом вільного елемента є напис, що відображає заголовок форми.
Елементи керування, що обчислюють - елементи керування, джерелом даних яких є вираження, а не поле. Для завдання значення, що повинне втримуються в такому елементі керування, необхідно задати вираження, що служить джерелом даних елемента. Вираження — це сполучення операторів (таких як = й +), імен інших елементів керування, імен полів, функцій, що повертають єдине значення, і констант. Наприклад, у наступному виразі ціна виробу розраховується з 25% знижкою шляхом множення значення поля «Ціна за одиницю» на константу (0,75). = [Ціна за одиницю] * 0,75
У виразі можуть використовуватися поля з базової таблиці або запиту форми або дані з іншого елемента керування форми.
При створенні форми рекомендується спочатку додати й розмістити всі приєднані елементи керування, особливо якщо вони переважають у формі. Потім можна додати вільні й обчислювальні елементи за допомогою інструментів групи Елементи керування вкладки Конструктор у режимі конструктора.
Елемент керування приєднується до поля шляхом вказівки поля, з якого цей елемент керування одержує дані. Щоб створити елемент керування, приєднаний до обраного поля, перетягніть поле з області Список полів у форму. В області Список полів відображені поля базової таблиці або запиту. Для відображення області Список полів натисніть сполучення клавіш ALT+F8 або на вкладці Конструктор у групі Сервіс натисніть кнопку Додати існуючі поля. При подвійному клацанні поля в області Список полів Access додає для цього поля елемент керування відповідного типу у форму.
Як альтернатива можна приєднати поле до елемента керування, увівши ім'я поля в самому елементі керування або вказавши його як значення властивості Дані (Control Source) у вікні властивостей елемента керування. У вікні властивостей визначаються характеристики елемента керування, наприклад ім'я, джерело даних і формат. Щоб відкрити вікно властивостей, натисніть клавішу F4.
Використання області Список полів — найкращий спосіб створити приєднаний елемент керування по двох причинах.
Приєднане текстове поле має пов'язану з ним напис, і цим написом за замовчуванням стає ім'я поля (заголовок, певний для цього поля в базовій таблиці або базовому запиті), тому вводити текст цього заголовка не потрібно.
Додаток Access автоматично набудовує багато властивостей елемента керування, присвоюючи їм значення у відповідності із властивостями поля в базовій таблиці або запиті (наприклад, із властивостями Формат (Format), Число десяткових знаків (Decimal Places) і Маска уведення (Input Mask)).
Якщо у формі вже є вільний елемент керування, якому необхідно зв'язати з полем, задайте ім'я поля як значення властивості Дані (Control Source) цього елемента керування. Для одержання додаткових відомостей про властивість Дані (Control Source) натисніть клавішу F1, установивши курсор у список, що розкривається, властивості.
Макети елементів керування
Макети елементів керування - це напрямні, по яких вирівнюються елементи по вертикалі й горизонталі для однакового оформлення форми. Можна представити макет елемента у вигляді таблиці, у кожному осередку якої втримується елемент. Наступні процедури показують, як додати, видалити або переставити елементи в макетах елементів.
Макети елементів керування мають два різновиди: табличний макет і макет у стовпчик.
У табличних макетах елементи розташовані по рядках і стовпцям, як в електронній таблиці, з написами вгорі. Табличні макети елементів завжди охоплюють два розділи форми; розділ з написами завжди розташований вище розділу з елементами.
У макетах у стовпчик елементи розташовуються по вертикалі, як на паперовому бланку, з написом ліворуч від кожного елемента. Макети в стовпчик завжди втримуються усередині одного розділу форми.
У формі може бути кілька макетів елементів керуванню обох типів. Наприклад, один табличний макет для створення рядка даних для кожного запису, і внизу один або кілька макетів у стовпчик для додаткових даних з того ж запису.
Створення нового макета елемента керування
Access автоматично створює макети в стовпчик у наступних випадках.
При створенні нової форми натисканням кнопки Форма у групі Форми на вкладці Створення.
При створенні нової форми натисканням кнопки Порожня форма в групі Форми на вкладці Створення, з наступним перетаскуванням поля з області Список полей в форму.
В існуючій формі можна створити новий макет елемента керування в такий спосіб.
1. Виберіть елемент керування, якому потрібно додати до макета.
2. Якщо потрібно додати інші елементи керування в той же макет, виберіть ці елементи, утримуючи натиснутої клавішу SHIFT.
3. Виконаєте одну з наступних дій:
На вкладці Впорядкувати в групі Макет елемента керування натисніть кнопку Табличний
або в стовпчик
Клацніть правою кнопкою миші обраний елемент або елементи, наведіть покажчик на Макет і виберіть пункт Табличний або в стовпчик
Access створює макет елемента керування й додає в нього обрані елементи керування.
Перемикання макета елемента від табличного до макета в стовпчик або навпаки
Перемикання типу всього макета.
Виберіть макет елемента, клацнувши жовтогарячу область виділення макета в лівому верхньому куті макета. При цьому вибираються всі осередки макета.
Виконаєте одну з наступних дій.
На вкладці Впорядкувати в групі Макет елемента керування клацніть потрібний тип макета
Клацніть макет елемента правою кнопкою миші, наведіть покажчик на Макет і потім виберіть потрібний тип макета.
Access перебудовує елементи керування відповідно до обраного типу макета.
Режим макета й режим конструктора
Режим макета Режим макета являє собою найбільш наочний режим для зміни форм. Його можна використати для внесення практично будь-яких змін у форму в Office Access. У режимі макета форма фактично виконується, тому можна переглядати дані майже в такому виді, у якому вони відображаються в режимі форми. Але в цьому ж режимі можна змінювати й структуру форми. Оскільки при внесенні змін можна переглядати дані, у цьому режимі дуже зручно задавати розміри елементів керування й виконувати інші завдання, пов'язані із зовнішнім виглядом і зручністю форми.
Деякі завдання неможливо виконати в режимі макета; у цьому випадку необхідно перемкнутися в режим конструктора. У певних випадках в Access відображається повідомлення про те, що для внесення змін варто перемкнутися в режим конструктора.
Режим конструктора Режим конструктора дозволяє більш докладно переглянути структуру форми. Можна переглядати розділи колонтитулів і даних форм. У цьому режимі форма не виконується, тому при внесенні змін неможливо переглядати базові дані. Однак деякі завдання зручніше виконувати в режимі конструктора, а не макета, зокрема наступні:
Додавати у форму різні елементи керування, такі як написи, малюнки, лінії й прямокутники.
Змінювати джерело елемента керування «Поле» безпосередньо в поле без використання вікна властивостей.
Змінювати розміри розділів форми, таких як «Заголовок форми» або «Область даних».
Змінювати властивості форми, які недоступні для зміни в режимі макета (наприклад, Подання за замовчуванням (Default View) або Режим форми (Allow Form View)).
Доробка форми в режимі макета
Створивши форму, можна легко доробити її в режимі макета. Орієнтуючись на фактичні дані форми, можна змінити розташування елементів керування й підібрати їхні розміри. Можна додати у форму нові елементи керування, а також задати властивості форми й вхідних у неї елементів керування.
Щоб переключитися в режим макета,
клацніть правою кнопкою миші ім'я форми
в області переходів і виберіть команду
Режим макета
.
Форма буде відкрита в режимі макета.
Змінити властивості форми, її розділів і вхідних у неї елементів керування можна за допомогою вікна властивостей. Для відображення вікна властивостей натисніть клавішу F4.
З області Список полів можна додати в макет форми поля базової таблиці або базового запиту. Для відображення області Список полів виконаєте одну з наступних дій.
На вкладці Форматування в групі Елементи керування виберіть команду Додати існуючі поля
Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.
Можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів у форму.
Щоб додати одне поле, двічі клацніть його або перетягнете його з області Список полів у той розділ форми, де воно повинне відображатися.
Щоб додати відразу кілька полів, клацніть їх послідовно, утримуючи натиснутої клавішу CTRL. Потім перетягнете обрані поля у форму.
Доробка форми в режимі конструктора
Доробити форму можна також у режимі конструктора. Можна додати у форму нові елементи керування й поля, розмістивши їх на сітці макета. Вікно властивостей дозволяє за допомогою зміни безлічі властивостей форми настроїти її зовнішній вигляд.
Щоб переключитися в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім'я форми в області переходів і виберіть команду Конструктор . Форма буде відображена в режимі конструктора.
Змінити властивості форми, її розділів і вхідних у неї елементів керування можна за допомогою вікна властивостей. Для відображення вікна властивостей натисніть клавішу F4.
Додавання елементів керування у форму
Деякі елементи керування створюються автоматично, наприклад, приєднаний елемент керування, створюваний при додаванні у форму поля з області Список полів. У режимі конструктора можна створити безліч інших елементів керування за допомогою інструментів групи Елементи керування на вкладці Конструктор.
ПРИМІТКА. Багато інструментів у групі Елементи керування доступні тільки тоді, коли форма відкрита в режимі конструктора. Щоб переключитися в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім'я форми в області переходів і виберіть команду Конструктор . При наведенні покажчика миші на інструмент з'явиться назва інструмента.
Використання майстра елементів
Для допомоги при створенні кнопок, списків, підлеглих форм, полів зі списком і груп перемикачів можна скористатися майстрами. На вкладці Конструктор у групі Елементи керування натисніть кнопку Використати майстра, якщо вона не виділена.
Створення елемента керування за допомогою інструментів групи «Елементи керування»
1. Натисніть кнопку, що дозволяє додати елемент керування потрібного типу. Наприклад, щоб створити прапорець, натисніть кнопку Прапорець.
2. На сітці макета форми клацніть там, де повинен перебувати верхній лівий кут елемента керування. Щоб створити елемент керування стандартного розміру, клацніть один раз. Щоб створити елемент керування іншого розміру, клацніть сітку й виберіть потрібний розмір, перетаскуючи покажчик миші.
3. Якщо виділено кнопку Використати майстра, а з елементом, що додає у форму, керування зв'язаний майстер, то при перетаскуванні елемента на форму цей майстер запускається й допомагає настроїти параметри елемента керування.
4. Якщо з першої спроби не вдасться встановити елемент керування точно в потрібне місце, його можна перемістити. Для цього виконаєте наступні дії:
Клацніть елемент керування, щоб виділити його.
Наведіть покажчик миші на елемент керування так, щоб покажчик прийняв форму чотиринаправленної стрілки .
Клацніть і перетягніть елемент керування в потрібне місце.
Майстер елементів може містити дії, що допомагають приєднати елемент керування до поля. У противному випадку ця процедура створює вільний елемент керування. Якщо тип створеного елемента керування дозволяє йому відображати дані (наприклад, поле або прапорець), необхідно ввести ім'я поля або вираз в поле властивості Дані (Control Source) цього елемента, тільки тоді можливе відображення даних. Для відображення властивостей елемента керування виберіть елемент керування й натисніть клавішу F4.