Проверка усвоения материала

1. Дайте определение понятия «делопроизводство». Какие виды деятельности охватываются этим понятием?

2. Что такое документ и каковы его функции?

3. Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России?

4. Каково содержание понятий «система документации» и «унифицированная система документации»?

5. В чем заключатся суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

6. Перечислите признаки, по которым классифицируются документация на предприятии и в организациях.

7. Какие разновидности деловых документов используются в работе предприятий и организаций?

ТЕМА 2

Общие нормы и правила оформления документов

Цель: изучив тему, вы будете знать:

• форматы, применяемые в делопроизводстве;

• оформление различных способов дат, нумерации страниц, общепринятых сокращений слов и словосочетаний, названий документов органов власти.

Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов.

ГОСТ 9327-60 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В,С.

Ряд А является основным; В и С – дополнительными.

Ряд А делится на классы обозначаемые цифрами от 0 до 13.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна один метр в квадрате, с габаритными размерами 842х1189 мм.

Для оформления деловых документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 97 используются следующие форматы:

Формат	Размеры, мм	Применение
А3	297х420	Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений
А4	210х297	Приказы, письма и другие организационно-распорядительные документы
А5	148х210
А6	105х148	Разного рода справки

Применение стандартных форматов обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и компьютеризации при составлении и обработке документов.

Размеры полей деловых документов

ГОСТ Р 6.30 – 97 устанавливает определённые требования касающиеся размеров полей документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм.:

20-35 – левое;

10-15 – правое;

15-20 – верхнее;

20 – нижнее.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм., правое – не менее 20 мм., т.е. наоборот, с лицевой стороной.

Нумерация страниц в документах

При составление многострочных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны номеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.

Номер странице наносят на верхнем поле листа посередине. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.», буквы «с.» и знаков тире (черточек).