Стандартизация. Государственные стандарты

Стандартизация - это деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Государственная система ДОУ (ГСДОУ) 1991 г. - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, в учреждениях и на предприятиях.

Государственные стандарты разработаны на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевой значение. Содержание требования стандартов в области их распространения, сферы их деятельности и даты их введения определяются государственными органами управления.

Основные цели ГСДОУ:

• упорядочение документооборота;

• сокращение количества документов;

• повышение качества документов;

• нормативные закрепления измерений произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

• усовершенствование работы аппарата управления.

Все государственные стандарты действуют на территории России и объединены в единую государственную систему стандартизации (ГСС).

Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закрепляются положения о порядке их разработки, построения, изложения, оформления и т.д.

Серия б ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единые системы классификации, и кодирование технико-экономической информации.

ГОСТ 6.01.1.-87 единая схема классификации и кодирования технико-экономической информации.

ГОСТ 6.10.4-84унифицированная система документации придания юридической силы документам на машинном носителе.

ГОСТ 6.10.5-87 требования к построению формуляра образца.

ГОСТ 6.38.-90-УСД, система ОРД, требования к оформлению документов, устанавливает: состав и расположение реквизитов на листе, требования к текстам и бланкам.

ГОСТ Р 6.30-97- УСД, система ОРД, требования к оформлению документов. Новый состав реквизитов, новые требования.

ГОСТ Р 6.30-2003- УСД, система ОРД, требования к оформлению документов, введены новые реквизиты, небольшие изменения в расположении документов на поле.

ГОСТ Р 51 141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Классификация деловых документов

Признак классификации документов	Вид документов
По видам деятельности	Организационно-распорядительные, финансово-расчётные, Снабженско-сбытовые
По месту составления документа	Внутренние, внешние
По форме	Индивидуальные Типовые Трафаретные
По средствам фиксации	Рукописно-печатные, фото- и кинодокументы, электронные
По форме информации	Текстовые, графические, звуковые, мультимедиа
По срокам хранения	Постоянного хранения, долговременного хранения (более 10 лет), временного хранения (до 10 лет)
По стадиям создания	Оригиналы, копии, дубликат, черновик, выписки
По наименованию	Научные отчеты, схемы, графики, акты, протоколы, уставы, инструкции, справки, письма, анкеты, стандарты
По степени сложности	Простые (1 вопрос), сложные
По степени гласности	Открытые, с ограниченным доступом
По срокам исполнения	Срочные, несрочные
По происхождению	Служебные, личные
По степени обязательности	Информационные, директивные
По степени унификации	Индивидуальные, анкетные, трафаретные, типовые
По характеру содержания	Первичные, вторичные

ОРД называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью этих документов определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, фиксируются кадровые решения и т.д. (организационные: уставы, учредительные договоры, штатное расписание, должностные инструкции; распорядительные: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения; справочно-информационные: акты, письма, докладные записки, справки, телефонограммы; документы по личному составу: приказы по личному составу; документы предпринимательской деятельности: контракты, договоры).

Финансово-расчётная документация отличается строгой стандартизацией, использованием типовых форм документов.

Снабженско-сбытовые. Её особенность состоит в том, что многие документы этого вида можно отнести также к другим видам документации, например к плановой, статистической, бухгалтерской и др.:

• Договорные;

• Переписка между коммерческими службами и органами снабжения и сбыта;

• Сопроводительные по отгрузке и транспортировке;

• Претензионные;

• Рекламные.

Внутренние документы создаются данным учреждением и обеспечивают его потребности. Оформление внутренних документов регулируется внутренними нормами данного учреждения. К внешним относятся документы, полученные извне или направленные в адрес других организаций.

Оригиналом называется документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Если оригинал составлен по определённой форме и подписан должностными лицами, то его называют подлинником. Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными и имеют одинаковую юридическую силу.

Копия это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке. Копии делятся на: дубликат-копия выдаваемая взамен утерянного док-та; выписка - копия, воспроизводящая часть текста документа; отпуск- полная копия отосланного документа, подшиваемая в дела отправителя.