Проверка усвоения материала

1. Какие виды технических средств находят применение в делопроизводстве?

2. Какие технические средства в настоящее время используются для составления документов?

3. Назовите известные вам персональные компьютеры, перечислите основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.

4. Какие системы управления (манипулирования) электронными документами вы знаете?

Словарь терминов

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее доку­мент.

Адресат-

1. получатель документа.

2. Реквизит документа, включающий наименование получателя до­кумента и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт-

1. Обобщенное наименование документов, имеющих правовое

значение и оформленных в установленном порядке (законодательный а., правовой а.).

2. Официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (а. ревизии, а. проверки, а. приемки и др.).

Анкета

1. Перечень вопросов, используемых для тестирования в целях по­лучения каких-либо сведений.

2. Форма представления текста документа по принципу «вопрос-ответ».

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифици­рующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизве­дена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки.

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе доку­ментации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием докумен­та.

Выписка из официального документа - копия официального до­кумента, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо -

1. Служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг.

2. Во внешней торговле - документ, излагающий характер и объем обязательств, которые принимает поручитель по части определенны: условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.).

3. В банковском деле - документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.

Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственной герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования.

Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведыватель­ной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Рос­сийской Федерации.

Государственный стандарт гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельст­вующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором доку­мента, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нор­мативный или правовой характер его содержанию.

Дата - форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение мо­мента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера теку­щего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера, текущих от начала месяца суток.

Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его создания и/или подписания, утверждения, принятия, опубликования.

Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) - от­расль деятельности, обеспечивающая документирование и организа­цию работы с официальными документами.

Доверенность - документ, дающий полномочия предъявителю на выполне­ние каких-либо действий от имени доверителя.

Договор - Документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Доклад –

1. Письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения.

2. Устное выступление на заседании.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ (Документированная информация) - зафиксированная на матери­альном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документная информация - информация, содержащаяся в документе.

Документооборот - движение документов в организации с момента их соз­дания или получения до завершения исполнения или отправки.

Должностная инструкция - документ, определяющий права, обязанно­сти и ответственность работника.

Должностное лицо - работник учреждения, наделенный правом прини­мать управленческие решения.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установ­ленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придаю­щие ей юридическую силу.

Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагаю­щий его содержание.

Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специа­листа по какому-либо документу или вопросу.

Заявка - официальный документ, автор которого изъявляет намерение полу­чить определенные товары или услуги.

Заявление -

1. Сообщение правительства, государственного учреждения, общественной организации, государственного или общественного деятеля по особо важным вопросам;

2. Документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, пред­назначенная для заполнения определенными реквизитами,

Идентификатор электронной копии документа - реквизит до­кумента, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Извещение - разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Информационное письмо - письмо, разъясняющее положения отдель­ных нормативных документов и (или) содержащее методические по­ложения по их применению.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация о гражданах (Персональные данные) - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющий идентифицировать его личность.

Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозна­чения классификационной группировки или объекта классифика­ции.

Код организации - идентификатор организации, учреждения, предпри­ятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

Код формы документа - идентификатор документа, являющийся услов­ным цифровым обозначением,

Конфиденциальная информация - документированная информа­ция, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации,

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент - учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Машинописный документ - письменный документ, при создании кото­рого знаки письма наносятся техническими средствами.

Международный стандарт - стандарт, принятый международной орга­низацией.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Национальный стандарт - стандарт, утвержденный национальным ор­ганом Российской Федерации по стандартизации.

Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформ­ленный в установленном порядке.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов дея­тельности или их результатов.

Носитель информации - материальный объект, используемый для за­крепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обзор - документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.

Общий бланк документа - бланк документа, используемый для подго­товки всех организационно-распорядительных документов, за ис­ключением писем.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо дейст­вие, факт, событие, представляемый руководителю.

Организация документов в делопроизводстве - формирование комплексов документов, создаваемых в управленческой деятельно­сти, по определенным правилам, обеспечивающим движение, поиск и хранение документов.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным ма­териалом для копирования.

Отзыв - документ, содержащий мнение специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юриди­ческую силу копии документа.

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о поста­новке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в уч­реждение и его регистрационном номере.

Оттиск печати - изображение печатной формы на бумаге.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах вы­полнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или фи­зическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, уста­новленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть рек­визита документа, вносимая в бланк документа при его изготовлении.

Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформлен­ные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учре­ждениями, предприятиями и частными лицами (см. письмо, теле­грамма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение).

Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, со­ставленный в целях распространения на них определенных норм или 1 требований,

Печать –

1. Устройство, содержащее печатную форму и предназначенное для нанесения на бумагу оттисков этой формы.

2. Реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица (см. Оттиск печати).

Письменный документ - текстовой документ, информация которого за­фиксирована любым типом письма.

Письмо –

1. Почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением.

2. Обобщенное название различных по содержанию документов, пе­редаваемых с помощью средств почтовой связи.

Подлинник (официального) документа - первый или единствен­ный экземпляр официального документа.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную рос­пись полномочного должностного лица.

Положение -

1. Документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения.

2. Правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм, правил.

Достоянная часть реквизита документа - неизменяемая часть ре­квизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий отдельные положе­ния основного документа (плана, отчета, проекта).

Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения тре­бований, норм, положений.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Прикпз - Правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структур­ного подразделения), действующим на основе единоличного приня­тия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллеги­альных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа, в целях разрешения опера­тивных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп - штамп, проставляемый на документе при о поступлении в учреждение.

Регистрация документа - фиксация факта создания или получения до­кумента путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регламент - правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппара­та управления, коллегиального или совещательного органа.

Реестр - список (перечень) каких-либо объектов, составляемый в целях их уче­та или справочно-информационных целях.

Резолюция - реквизит документа, содержащий указание руководителя о ха­рактере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение –

1. Правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и сове­щательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции.

2. Совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными орга­нами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, го­сударственными и общественными и др.).

Свидетельство - удостоверение, дающее определенные права.

Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельно­сти, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации - система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учрежде­ний, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Сопроводительное письмо - письмо, составляемое для отправки при­ложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составлен­ный в целях информации, регистрации или учета.

Справка –

1. Документ информационно-справочного, аналитического или от­четного характера, представляемый руководству.

2. Документ, подтверждающий сведения биографического или слу­жебного характера.

Стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного исполь­зования устанавливаются характеристики продукции, правила осу­ществления и характеристики процессов производства, эксплуата­ции, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения ра­бот или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направлен­ная на достижение упорядоченности в сферах производства и обра­щения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Табель форм документов - перечень форм документов, разрешенных к применению в организации.

Таблица - форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая со­бой всю или часть речевой информации документа.

Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, за­фиксированную каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи.

Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами теле­графной связи.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, переда­ваемых по абонентской телеграфной сети.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию доку­ментов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Техническое регулирование - правовое регулирование отношений в области установления, применения и исполнения 'обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, а также в области ус­тановления и применения на добровольной основе требований к про­дукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевоз­ки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг и правовое регулирование отношений в области оценки соответст­вия.

Технический регламент - документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, или фе­деральным законом, или указом Президента Российской Федерации, или постановлением Правительства Российской Федерации, и уста­навливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зда­ниям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуа­тации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).

Товарный знак - обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физиче­ских лиц.

Трафаретный текст - унифицированный текст документа, содержащий по­стоянную информацию и пробелы для внесения переменной инфор­мации, характеризующей конкретную ситуацию.

Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации или его за­местителями преимущественно по вопросам информационно-ме­тодического характера, а также по вопросам, связанным с организа­цией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унифицированная система документации (УСД) - система до­кументации, созданная по единым правилам и требованиям, содержа­щая информацию, необходимую для управления в определенной сфе­ре деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер дея­тельности предприятия, организации.

Учредительный договор - договор, устанавливающий порядок деятель­ности учредителей по созданию юридического лица.

Факсограмма (Факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по ка­налам факсимильной связи.

Формат бланка документа - установленный государственным стан­дартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и сис­тематизация документов внутри него.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного до­кумента, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец (документа) - модель построения документа, ус­танавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные рек­визиты.

Штамп - вид печати прямоугольной формы.

Штатное расписание - документ, содержащий перечень должностей в уч­реждении с указанием размеров должностных окладов.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного докумен­та, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразо­вания информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искаже­ния информации в электронном документе.

Электронное сообщение - документ, переданный по системе связи меж­ду автоматизированными базами данных.

Электронный документ - документ, в котором информация представле­на в электронно-цифровой форме.

Эмблема - символическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией из­давшего его органа и установленным порядком оформления.