Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты должны руководствоваться нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

Нормативно-методическая база делопроизводства - совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства на всех уровнях управления.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

• Законы РФ;

• Указы президента и постановления правительства, постановления Госстандарта РФ, нормативные акты министерств, ведомств, федеральных органов исполнительной власти;

• нормативная документация, на соответствии которой оформляются документы, нормативная документация по организации делопроизводства, нормативная документация по организации архивного хранения документов, нормативные документы организаций, предприятий местных органов исполнительной власти.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими ограничение доступа; юридические аспекты, связанные с документами и др.

Вопросы ДОУ регулируются: Законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, общероссийскими классификаторами, государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству, инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31.07.97.

Государственные стандарты РФ - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.

Законы РФ: Федеральный закон от 20.02.1999 «Об информации, информатизации и защите информации»; Федеральный закон от 10.01.2002 «Об электронной и цифровой подписи»; Закон РФ от 21.07.1993 «О государственной тайне»; Гражданский кодекс РФ; Трудовой кодекс РФ; Уголовный кодекс РФ; Основы законодательства «Об архивном фонде и архивах РФ» от 7.06.1993.

Унификация. Унифицированные системы документации

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к многообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету и хранению.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. На государственном уровне разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

При создании УСД используют метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов. В настоящее время действует 9 УСД:

1 Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

2.УС банковской документации;

3. УС финансово-отчётной и отчётно-бухгалтерской документации;

4. УС отчётно-статистической документации;

5. УС отчётной и отчётно-бухгалтерской документации предприятия;

6. УСД по труду;

7. УСД пенсионного фонда РФ;

8.УС внешней торговой документации;

9. УС первичной отчётной документации.