Прохождение исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся главным образом ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложения адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

• Составление проекта документа, его распечатка;

• Согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

• Подписание (утверждение) документа;

• Регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарю, секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируют по адресу, вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Прохождение внутренних документов

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распределительные документы (приказы, распоряжения) проходит через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Виды обращений и их характеристика. Порядок работы с обращениями граждан. Журнал регистрации обращений граждан

Письменные обращения граждан регистрируются службой ДОУ в регистрационно-контрольной карточке, либо в журнале или компьютере в день их поступления.

В зависимости от того, по какому поводу сформулировано то или иное обращение все они подразделяются на:

• предложения;

• жалобы;

• ходатайства;

• заявления;

• петиции;

• коллективное обращение.

Предложение - это обращение конкретного характера, направленное наулучшение организации и деятельности органов власти, предприятия, организации и учреждения в различных сферах жизни.

Заявление - это обращение по поводу реализации, принадлежащих лицу, закрепленных в нормативных актах прав и законных интересов.

Жалоба - обращение по поводу восстановления нарушенных прав и законных интересов.

Ходатайства - обращение с просьбой лица о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов их подтверждающих.

Коллективное обращение - это обращение двух или более граждан, содержащее частный интерес, либо обращение, имеющее общественный характер, принятое в рамках массовых мирных акций.

Петиция - коллективное обращение в органы власти по поводу проведения общественных реформ или изменения городского законодательства.

По формам обращения делятся на устные и письменные. Устное обращение рассматривается, когда содержащиеся в них факты и обстоятельства не нуждаются в дополнительной проверке. Обычно на устные обращения дается устный ответ.

Письменные обращения должны содержаться данные адресата и заявителя с указанием фамилии, адреса, даты и личной подписью обращающегося. Обращение без указанных реквизитов считается анонимным и не подлежит рассмотрению. Обращения подаются в те органы власти и тем должностным лицам в чью компетенцию непосредственно, входит решение вопроса по существу.