Документоведение - понятие, структура и назначение. Документ и его функции

Документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Структурно документоведение делится на 2 подсистемы: общее и особенное документоведение.

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности.

Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов.

История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.

В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование).

Особенное документирование изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты и т.д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, докуметоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.

Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т.п.).

Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. В качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патентно-, картоведение и т.п.

Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявления общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение.

Назначением документоведения является исследование документа как источника информации и средства коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Документ - материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов - реквизитов документа.

Функции документа:

Информационная функция - одна из самых важных функций документа. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Организационная функция - обеспечивает воздействие с помощью документа на группы людей для организации и координации их деятельности.

Коммуникативная функция - обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.

Юридическая или правовая функция - документ используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уж об органах следствия, суда и прокуратуры.

Воспитательная (общекультурная) функция — дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает этический вкус управленческого персонала, повышает престиж организацию.

Кумулятивная функция - способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения.

Управленческая или регулятивная - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе их реализации (законы, положения, уставы и т.д. т.е. официальные и деловые документы).

Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества.

Мемориальная функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому.

Основные признаки документа:

• Наличие смыслового содержания (содержание документа заключает в себе определённую цель)

• Стабильная вещественная форма (обеспечивает долговременную сохранность документа)

• Предназначенность для использования в социальной коммуникации (документы изначально представлены для хранения и передачи во времени и пространстве).