Проверка усвоения материала

1. Перечислите виды организационных документов. Изложите особенности их оформления.

2. Назовите виды распорядительных документов. Укажите особенности их оформления. Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению.

3. Перечислите виды информационно-справочной документации. Дайте их краткую характеристику.

4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм, телефонограмм?

5. В чем заключаются особенности составления и оформления актов и протоколов?

6. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?

Практические задания

1. Составить должностную инструкцию инспектора по кадрам.

2. Составить и оформить приказ по основной деятельности

3. Составить и оформить письмо-приглашение, письмо-подтверждение.

Тема 6. Документация по трудовым отношениям

Цель: изучив тему, вы будете знать:

• классификацию документов по личному составу;

Вы будете уметь:

• оформлять документы при поступлении на работу, при увольнении работника, заполнять трудовую книжку, отпуска.

Классификация документов по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируется Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

• Трудовые книжки;

• Личные дела;

• Лицевые счета по заработной плате;

• Приказы (распоряжения) о приеме на работу (ф. Т-1);

• Личные карточки (ф. Т-2);

• Учетные карточки научного работника (ф. Т-4)

• Приказы (распоряжения) о переводе (ф. Т-5);

• Приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);

• Приказы (распоряжения) о прекращении трудового договора (ф. Т-8) Унифицированные типовые формы документов по труду (ф. Т) распространяются на предприятия всех форм собственности на территории РФ.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Резюме - распространенные документ при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке (сжатая краткая информация о себе).

Трудовые договоры - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными НПА, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Последовательность документирования при поступлении на работу

Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

• паспорта;

• документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

• трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Специалист службы управления персоналом в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.

На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Трудовая книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если для сотрудника работа в этой организации является основной.

Лицо, поступающее на работу подает вместе с

документами, личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.

При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

Последовательность оформления документов при приеме на работу:

• составление и оформление трудового договора;

• составление и оформление приказа о приеме на работу;

• оформление личной карточки (форма N Т-2);

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку;

• оформление личного дела;

• внесение соответствующей записи в карточку о сменяемости руководителя (АКУ-14);

• составление справки, отражающей социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом (Приложение N 3).

Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

Приказ о приеме на работу (форма N Т-1) издается на основании заключенного трудового договора.

Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем подразделения, регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Личная карточка работника (форма N Т-2) является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

В период оформления на работу специалист службы управления персоналом знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.