- •Методическое пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
- •Содержание
- •Пояснительная записка
- •Тематический план
- •Тема 1. Исходные понятия делопроизводства
- •Делопроизводство и его становление в России
- •Документоведение - понятие, структура и назначение. Документ и его функции
- •Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
- •Унификация. Унифицированные системы документации
- •Стандартизация. Государственные стандарты
- •Классификация деловых документов
- •Проверка усвоения материала
- •Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве
- •Размеры полей деловых документов
- •Нумерация страниц в документах
- •Способы оформления дат в документах
- •Сокращение слов и словосочетаний в тексте
- •Оформление названий документов органов власти.
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 3. Классификация и структура оРганизационно-распорядительных Документов
- •Организационно-распорядительные документы и их виды
- •Бланки документов
- •Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
- •Проверка усвоения материала
- •ТемА 4.
- •06.Реквизит "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)"
- •07.Реквизит "Код формы документа"
- •08.Реквизит "Наименование организации"
- •10.Реквизит "Наименование вида документа"
- •11.Реквизит "Дата документа"
- •12.Реквизит "Регистрационный номер документа"
- •Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
- •13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
- •14.Реквизит "Место составления или издания документа"
- •15.Реквизит "Адресат"
- •16.Реквизит "Гриф утверждения документа"
- •17. Реквизит "Резолюция"
- •19.Реквизит "Отметка о контроле"
- •20.Реквизит "Текст документа"
- •21.Реквизит "Отметка о наличии приложения"
- •22.Реквизит "Подпись"
- •23.Реквизит "Гриф согласования документа"
- •24.Реквизит "Визы согласования документа"
- •25.Реквизит "Печать"
- •Требование к оформлению реквизитов на служебном поле документа
- •18. Реквизит "Заголовок к тексту"
- •27.Реквизит "Отметка об исполнителе"
- •28.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"
- •29.Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию"
- •30.Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"
- •Требования к тексту документа
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 5. Оформление отдельных видов орд
- •Положение
- •Требования к оформлению документов
- •Должностная инструкция
- •Указание
- •Решение
- •Распоряжение
- •Приказ по основной деятельности и выписка из приказа
- •Разновидности служебных писем
- •Структура, язык и стиль служебного письма
- •Телеграмма, телефонограмма (определение, реквизиты, правила оформления)
- •Докладная записка (определение, реквизиты, правила оформления),
- •Проверка усвоения материала
- •Практические задания
- •Тема 6. Документация по трудовым отношениям
- •Классификация документов по личному составу
- •Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение
- •Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
- •Учет и хранение трудовых книжек
- •Оформление отпусков
- •Выплаты при увольнении. Работнику при увольнении должны быть выплачены:
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 7. Организация документооборота
- •Организация документооборота
- •Прохождение и порядок исполнения входящих документов
- •Приём, передача и доставка документов
- •Прохождение исходящих документов
- •Прохождение внутренних документов
- •Виды обращений и их характеристика. Порядок работы с обращениями граждан. Журнал регистрации обращений граждан
- •Сроки рассмотрения обращений
- •Проверка усвоения материала
- •Каковы основы работы с письмами и обращениями граждан.
- •Тема 8. Регистрация документов
- •Формы и порядок регистрации документов
- •Форма регистрационной карточки
- •Приложение 2 Лицевая сторона
- •Индексация документов
- •Организация справочно-информационной работы
- •Контроль за исполнением документов
- •Формирование текущих дел
- •Оперативное хранение документов
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 10. Подготовка дел к сдаче в архив
- •Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел и передача их на архивное хранение
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 11. Технические средства, используемые в делопроизводстве
- •Классификация технических средств
- •Средства для составления документов
- •Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
- •Системный подход к управлению электронными документами.
- •Проверка усвоения материала
- •Словарь терминов
- •Список рекомендуемой литературы
21.Реквизит "Отметка о наличии приложения"
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. |
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2004 № 21/3 на 5 л. в 2 экз. 2. Акт приема работ от 15.09.2004 № 17 на 1 л. в 4 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
-
Приложение № 1
к приказу директора ОАО "Эра"
от 01.04.2004 №12
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес. |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
-
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минатома России
от 04.06.2004 № 72
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2004 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л. |
22.Реквизит "Подпись"
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:
Генеральный директор Личная подпись О.А.Рубин |
или
Генеральный директор ОАО "Партия" Личная подпись О.А.Рубин |
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ, например:
Мэр Личная подпись Ю.Лужков |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Личная подпись Т.В. Барышева |
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А.С.Долохов
Члены комиссии Личная подпись Л.И.Антонова
Личная подпись О.Р.Грошев
Личная подпись А.И.Якушев