19.Реквизит "Отметка о контроле"

Отметка о контроле за исполнением документа проставляется буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20.Реквизит "Текст документа"

Текст документа является основным элементом любого документа.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во'вто­рой - выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы — распо­рядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без . пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит ос­нование или причину создания документа, а вторая — решение, распоря­жение, просьбу, например:

Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отде­ла прошу установить базу данных "Референт".

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например, текста справки о зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие до­кументов других организаций или ранее изданных документов, указыва­ются их реквизиты в следующей последовательности: наименование до­кумента, наименование организации — автора документа, дата, регистра­ционный номер, заголовок к тексту, например:

B соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.02,2004 № 240-П "О введении штрафных санкций ..."

В распорядительных документах организаций, действующих на прин­ципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ: ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа является коллегиальный орган, в распоряди­тельных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ: РЕШИЛ:

и первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ: ПРЕДЛАГАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:

Содержание выступлений - от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множительного числа, например:

"департамент осуществляет функции...", "в состав акционерного общества вхо­дят...", "комиссия установила:..."

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направ­ляем на рассмотрение");

• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу оплатить");

• от третьего лица единственного числа ("предприятие не возражает", "акционерное общество считает возможным").

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его мож­но разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют араб­скими цифрами.