- •Методическое пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
- •Содержание
- •Пояснительная записка
- •Тематический план
- •Тема 1. Исходные понятия делопроизводства
- •Делопроизводство и его становление в России
- •Документоведение - понятие, структура и назначение. Документ и его функции
- •Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
- •Унификация. Унифицированные системы документации
- •Стандартизация. Государственные стандарты
- •Классификация деловых документов
- •Проверка усвоения материала
- •Размеры бумаги, применяемые в делопроизводстве
- •Размеры полей деловых документов
- •Нумерация страниц в документах
- •Способы оформления дат в документах
- •Сокращение слов и словосочетаний в тексте
- •Оформление названий документов органов власти.
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 3. Классификация и структура оРганизационно-распорядительных Документов
- •Организационно-распорядительные документы и их виды
- •Бланки документов
- •Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации
- •Проверка усвоения материала
- •ТемА 4.
- •06.Реквизит "Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)"
- •07.Реквизит "Код формы документа"
- •08.Реквизит "Наименование организации"
- •10.Реквизит "Наименование вида документа"
- •11.Реквизит "Дата документа"
- •12.Реквизит "Регистрационный номер документа"
- •Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
- •13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
- •14.Реквизит "Место составления или издания документа"
- •15.Реквизит "Адресат"
- •16.Реквизит "Гриф утверждения документа"
- •17. Реквизит "Резолюция"
- •19.Реквизит "Отметка о контроле"
- •20.Реквизит "Текст документа"
- •21.Реквизит "Отметка о наличии приложения"
- •22.Реквизит "Подпись"
- •23.Реквизит "Гриф согласования документа"
- •24.Реквизит "Визы согласования документа"
- •25.Реквизит "Печать"
- •Требование к оформлению реквизитов на служебном поле документа
- •18. Реквизит "Заголовок к тексту"
- •27.Реквизит "Отметка об исполнителе"
- •28.Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"
- •29.Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию"
- •30.Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"
- •Требования к тексту документа
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 5. Оформление отдельных видов орд
- •Положение
- •Требования к оформлению документов
- •Должностная инструкция
- •Указание
- •Решение
- •Распоряжение
- •Приказ по основной деятельности и выписка из приказа
- •Разновидности служебных писем
- •Структура, язык и стиль служебного письма
- •Телеграмма, телефонограмма (определение, реквизиты, правила оформления)
- •Докладная записка (определение, реквизиты, правила оформления),
- •Проверка усвоения материала
- •Практические задания
- •Тема 6. Документация по трудовым отношениям
- •Классификация документов по личному составу
- •Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение
- •Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
- •Учет и хранение трудовых книжек
- •Оформление отпусков
- •Выплаты при увольнении. Работнику при увольнении должны быть выплачены:
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 7. Организация документооборота
- •Организация документооборота
- •Прохождение и порядок исполнения входящих документов
- •Приём, передача и доставка документов
- •Прохождение исходящих документов
- •Прохождение внутренних документов
- •Виды обращений и их характеристика. Порядок работы с обращениями граждан. Журнал регистрации обращений граждан
- •Сроки рассмотрения обращений
- •Проверка усвоения материала
- •Каковы основы работы с письмами и обращениями граждан.
- •Тема 8. Регистрация документов
- •Формы и порядок регистрации документов
- •Форма регистрационной карточки
- •Приложение 2 Лицевая сторона
- •Индексация документов
- •Организация справочно-информационной работы
- •Контроль за исполнением документов
- •Формирование текущих дел
- •Оперативное хранение документов
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 10. Подготовка дел к сдаче в архив
- •Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел и передача их на архивное хранение
- •Проверка усвоения материала
- •Тема 11. Технические средства, используемые в делопроизводстве
- •Классификация технических средств
- •Средства для составления документов
- •Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
- •Системный подход к управлению электронными документами.
- •Проверка усвоения материала
- •Словарь терминов
- •Список рекомендуемой литературы
11.Реквизит "Дата документа"
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания или принятия решения, для акта — дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь
одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например:
-
01.09.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
01 сентября 2004 г. |
Возможно оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день, например:
-
2004.09.01
12.Реквизит "Регистрационный номер документа"
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:
дела по номенклатуре дел;
вопросов деятельности;
должностных лиц или исполнителей;
структурных подразделений;
корреспондентов и т. п.
Например:
-
№ 1 - 3/115 (1 - номер структурного подразделения,
3 - номер дела по номенклатуре,
115 - порядковый номер документа)
№ ОМ - 3/115 (ОМ - отдел маркетинга,
3 - номер дела,
115 - порядковый номер документа)
№ ЮЛ-3/115 (ЮЛ - Юрий Лужков,
3 - номер дела,
115 - порядковый номер документа).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер:
-
01-20-105/11921 (01-20-105-номер, присваиваемый Центробанком,
11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ)
Во внешнеторговом контракте номер контракта будет состоять из трех групп знаков с двумя разделителями, например:
№ ББ/000 000 00/000 (ББ - две буквы, соответствующие коду страны Покупателя (Продавца) по международному классификатору "Страны мира"; 000 000 00 - код организации Покупателя (Продавца) по ОКПО; 000 - порядковый номер документа в организации Продавца (Покупателя). |
Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
13.Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и условно обозначается "На № ______ от________".
Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).