2.6 Учет наличной валюты

Для работы с наличной иностранной валютой организация должна иметь валютную кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Ответственность за сохранность валюты, которая находится в кассе, несет кассир. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Когда кассир получает в банке наличную валюту, он должен:

- оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1;

отразить операцию в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и в кассовой книге (форма № КО-4).

Получать наличную иностранную валюту организация может только для оплаты командировочных расходов работников.

Рассмотрим особенности оформления операций по валютной кассе.

На основании приходного кассового ордера бухгалтер делает в учете проводку: Дебет 50 Кредит 52-1.

Движение наличной валюты необходимо отражать в кассовой книге и журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Если расчеты по кассе ведутся и в наличных рублях, и в валюте, вести нужно только одну кассовую книгу.

В кассовой книге нужно указывать сумму не только в валюте, но и в рублях. Для пересчета используется курс ЦБ РФ. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее показывают отдельной строкой и записывают в приход или расход. К кассовым документам подшивают справку по расчету курсовой разницы.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. Правила оформления и расчетов по зарубежным командировкам во многом совпадают с правилами, установленными для командировок по России. Однако есть некоторые особенности.

Если работник направляется в командировку в страны СНГ, то на него оформляют командировочное удостоверение (форма № Т-10), для командировок в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не оформляют.

Работнику, который направлен в загранкомандировку, нужно выдать аванс в иностранной валюте. Сумма аванса рассчитывается исходя из реальных потребностей работника (суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т.д.).

Чтобы выдать аванс, можно:

- снять с текущего валютного счета наличную валюту;

- купить дорожный чек в иностранной валюте.

Покупать наличную валюту (или дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов фирма должна в том банке, где у нее открыт валютный счет.

Если на валютном счете нет необходимой суммы, банку дается поручение на покупку валюты. В этой ситуации в графе "Назначение платежа" указывают: "командировочные расходы".

Если работник вывозит из страны наличную валюту в сумме, превышающей 3000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой валюте), он должен эту сумму задекларировать (ст. 15 Закона "О валютном регулировании и валютном контроле"). Если вывозится не больше 10000 долларов США (или эквивалент этой суммы в другой валюте), то никаких подтверждений того, что эта сумма была в Россию ранее ввезена, не требуется. В противном случае необходим документ, подтверждающий ввоз, пересылку или перевод этой суммы в Россию.

Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, можно перевести валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Кроме того, работник может расплачиваться за границей банковской картой.

Обычно аванс выдают в валюте страны, куда направляется работник. Однако, если это редкая неконвертируемая валюта, работнику можно выдать свободно-конвертируемую валюту. В отчете необходимо произвести пересчет одной валюты в другую, исходя из официального курса Банка России, который установлен к первой и второй валюте по отношению к рублю.

Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу фирмы. Сданная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет фирмы.

Организация должна оплатить работнику расходы за время его нахождения в командировке. К таким расходам относятся:

- расходы по найму жилого помещения;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- суточные;

- другие расходы (например, оплата услуг связи; расходы по оплате медицинской страховки; расходы на получение загранпаспорта и виз).

Суммы, возмещаемые работникам, можно включить в расходы организации. Для этого необходимо иметь оправдательные документы (например, счета, билеты).

Если эти документы составлены на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Для налогового учета расходы на перевод можно считать прочими расходами (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных устанавливается приказом руководителя.

Суточные возмещаются:

- при проезде по территории России - в рублях по нормам, действующим в России;

- при проезде и во время пребывания на территории иностранных государств - в валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу для каждой конкретной страны.

Суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает работник. День пересечения границы России при выезде с ее территории оплачивается по нормам той страны, куда въезжает работник. День пересечения границы России при въезде на ее территорию оплачивается по нормам, установленным для командировок в пределах границ России (письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).

Дату пересечения границы определяют по отметке в заграничном паспорте. Для командировок в страны СНГ - по отметкам в командировочном удостоверении.

Документом, который подтверждает командировку, является:

- командировочное удостоверение с отметкой о пребывании в пункте командировки (для командировок в страны СНГ);

- загранпаспорт с отметкой о пересечении границы России (для командировок в страны дальнего зарубежья).

Для налогового учета нормы суточных при загранкомандировках установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 (с изменениями от 15 ноября 2002 г., 9 февраля 2004 г., 13 мая 2005 г.) при расчете налога на прибыль и приказом Минфина РФ от 02.08.04 №64н – в отношении налога на доходы физических лиц и единого социального налога. Они включаются в состав прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в пределах норм, их сумма:

- уменьшает налогооблагаемую прибыль;

- не облагается налогом на доходы физических лиц и ЕСН;

- не облагается взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения:

- не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

- облагается налогом на доходы физических лиц;

- облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- не облагается ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

В настоящее время существуют две позиции касательно налогообложения суточных. Так, в решении ВАС РФ от 26.01.2005 г. №16141/04 указано, что суточные не превышающие ограничений, утвержденных внутренними документами самой организации, не облагаются НДФЛ, так как это нормы, установленные в соответствии с действующим законодательством согласно п.3 ст.217 НК РФ. Организация определяет их на основании ст.168 ТК РФ. При расчете ЕСН в качестве ограничения также используются «нормы, установленные в соответствии с действующим законодательством» (подп.2 п.1 ст.238 НК РФ). Позиция Минфина РФ в том, что ТК РФ не наделяет организацию правом определения нормативного размера суточных, не учитываемых в целях налогообложения (письмо Минфина России от 21.05.2005 г. №03-05-01-04/62).

Нормативы для расходов на проезд к месту командировки и обратно не устанавливаются (п. 12 ст. 264 НК РФ).

К расходам на проезд относятся:

- стоимость билетов (на самолет, поезд и т.д.);

- оплата услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

- оплата за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- стоимость проезда транспортом общего пользования (например, электричкой, автобусом) к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

- сумма страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма расходов на проезд командированного работника, оплаченная фирмой, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается.

Работнику возмещаются затраты по найму жилья. Для налогового учета они принимаются в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Так как эта сумма налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает, то она не облагается единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие фактическую оплату проживания (например, счет или чек из гостиницы).

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, оплату провоза багажа, услуг связи). В таких случаях вы можете выдать работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

- расходы по оформлению заграничного паспорта, виз, приглашений и других выездных документов;

- расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

- консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.

После возвращения из командировки работник должен представить:

- отчет о результатах командировки (форма № Т-10а);

- авансовый отчет.

Оригинал и копию отчета нужно представить в банк. Копию возвращают организации.

Авансовый отчет командируемый работник должен представить в бухгалтерию в течение 3 дней после того, как вернется из командировки. Конкретный срок его представления должен быть утвержден в учетной политике.

К авансовому отчету работник должен приложить копию загранпаспорта, в том числе его страницы, подтверждающие даты пересечения границы (для командировок в страны СНГ - командировочное удостоверение) и документы, подтверждающие расходы по командировке.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации.

Если командируемый работник не полностью использовал полученный аванс, оставшуюся сумму он должен внести в кассу. В течение 10 рабочих дней эту сумму необходимо сдать в банк.

Погасить задолженность по авансу можно тремя способами:

1. Наличной валютой, которая была выдана работнику.

2. Наличной валютой другой страны, отличной от той, которая была выдана под отчет. Чтобы рассчитать сумму задолженности, берут курс, указанный в документе банка страны, куда работник был направлен на командировку. Если такой документ отсутствует, применяют курс Центрального банка РФ на дату, когда погашаете задолженность.

3. Наличными рублями по курсу на дату погашения задолженности.

Если командируемый работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано под отчет, то по договоренности можно:

- перевести иностранную валюту с текущего валютного счета организации на валютный счет работника;

- выдать иностранную валюту из кассы;

- выдать из кассы сумму перерасхода в рублях по курсу на дату выдачи.

Банк может запросить авансовый отчет командируемого работника и документы, подтверждающие его расходы за границей. Если организация откажется представить эти документы, банк имеет право отказать в выдаче или переводе суммы задолженности.

Запрещено возмещать в иностранной валюте расходы на приобретение материальных ценностей и представительские расходы. Если работник приобрел за рубежом что-либо для своей организации, купленные ценности будут являться его личным имуществом и ввозиться как его багаж. Оплата подобных ценностей будет относиться к личным расходам работника. Чтобы передать купленные ценности организации, нужно оформить договор купли-продажи материальных ценностей за рубли.

Порядок налогообложения командировочных расходов обобщен в табл.2.4.

Таблица 2.4 – Виды командировочных расходов и их налогообложение

Вид расходов	НДФЛ	ЕСН	Несчастный случай
Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы)	не облагается
Оплата услуг в гостинице, непосредственно не связанных с проживанием (например, обслуживание в баре или ресторане)	облагается	не облагается	облагается
Оплата проезда до места командировки и обратно	не облагается
Расходы по проезду на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (в том числе на такси)	не облагается
Расходы на провоз багажа	не облагается
Расходы по обмену одной валюты на другую или дорожного чека на наличную валюту	не облагается
Суточные в пределах норм, утвержденных Правительством РФ	не облагается
Суточные сверх норм, утвержденных Правительством РФ	облагается	не облагается	облагается
Сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы	не облагается
Другие расходы производственного характера	не облагается

Порядок отражения в учете расходов командируемого работника зависит от цели командировки.

Варианты списания затрат выглядят следующим образом:

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства	20, 23, 29	71
списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации	26	71
списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции	44	71
списаны затраты по командировке, связанной с заключением договора о покупке нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров)	08, 07, 10, 41	71
списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции	28	71
списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду)	91-2	71

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница.

Сумму положительной курсовой разницы отражают проводкой:

Дебет 71 Кредит 91-1.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Сумму отрицательной курсовой разницы отражают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71.