Выберите место и время заседаний

Выбор времени и места заседаний должен быть тщательным, принимать во внимание возраст, профессиональные и личные обязанности, где живут и работают члены клуба, как далеко им нужно ехать на заседание. Например, если большинство членов клуба являются родителями с маленькими детьми и предпочитают проводить вечера дома, то встречи лучше не назначать после 17.00. Те, кто проживают в пригороде, а работают в городе, будут выбирать место встречи клуба в зависимости от времени встречи. Также при решении, будет ли заседание сопровождаться приемом пищи нужно принимать во внимание расходы, которые несут члены клуба.

Словарь ротарианских понятий и значений можно найти в Приложении 3. Многие из них могут быть незнакомы учредителям нового клуба и нуждаются в дополнительных объяснениях.

Проведение еженедельных заседаний

Во время первых еженедельных заседаний необходимо обсудить несколько вопросов, например, объяснение требований по членству, цели и содержание основных документов, выборы руководящего состава. В Приложении 4 есть примеры повестки дня.

Выбор временных руководителей клуба и сбор первой клубной ассамблеи

Решающим в успешном клубе является выбор настоящих лидеров. Руководящий состав должен выбираться на основе своих лидерских качеств, видении будущего и управленческих способностей, а также наличия времени, которое они готовы отдавать для работы в клубе. Специальный уполномоченный и клуб-спонсор должны помочь новому клубу в выборе руководства.

Новый совет директоров должен встретиться сразу же после выборов. Совет избирает следующих офицеров: президента, президента-элект (обычно тоже самое лицо, если клуб получает Хартию во второй половине ротарианского года - с января по июль), вице-президента( может быть больше одного), секретаря, казначея, пристава.

Специальный уполномоченный ведет это собрание.

Как только совет директоров выбран и комитеты назначены, президент должен созвать первую клубную ассамблею. Ассамблея служит для составления плана, где председатели могут обсудить задачи своих комитетов. Эта встреча являебся предкрасной возможностью для лидеров клуба разработать свои дальнейшие планы и включить их в общую программу клуба.

Используйте примерную повестку заседания на стр….с темами и вопросами, которые нужно решить на первых еженедельных заседаниях.

Выбор структуры комитетов

Совет нового клуба должен разработать структуру комитетов для достижения своих целей и задач.

Статьи 9 и 10 из типового устава Ротари предлагает структуру, состоящую из 5 комитетов (руководство клуба, связи с общественностью, комитет по членству, социальные проекты и комитет Фонда Ротари). Дополнительные комитеты назначаются ежегодно при необходимости.

Задачи каждого комитета должны быть прописаны в клубных документах. Комитеты собираются стразу же после формирования для обсуждения своих задач и деятельности.

Как только ближайшие планы составлены, комитет информирует об этом совет директоров. За исключением особых случаев, ни один комитет не начинает действовать до тех пор, пока не получит одобрения со стороны совета.

Председатели комитетов несут ответственность за регулярные встречи и отчеты о деятельности комитетов.

В роли специального представителя предложите председателям комитетов клуба – спонсора встретиться с их подопечными из нового клуба. Также пригласите членов комитета молодого клуба принять участие во встрече комитета клуба – спонсора.

Предоставьте временному клубу полный комплект офицера клуба (225). Закажите его на shop.rotary.org или загрузите отдельные части с www.rotary.org.