Требования к оформлению документов

Существуют правила, необходимые для соблюдения при подготовке документов.

В переписке суда документы изготавливаются на бланках. Если же переписка ведётся внутри суда, то использовать бланки не нужно. Если это сопроводительные документы-запросы, то используются бланки-трафареты.

Если документ состоит из более, чем одной страницы, то он должен иметь заголовок, раскрывающий содержание. В реквизитах исходящих документов указывается дата и номер документа, на который даётся ответ. Документ может иметь несколько номеров. Документ подписывается должностными лицами в соответствии с полномочиями, как правило, Председателем суда, его заместителем. Если подписывает судья, то в пределах своих полномочий (например, вопросы назначения дела, вызова участников процесса). В состав подписи входит наименование лица, подписывающего документ. Личная подпись обязательно должна иметь рядом печатную расшифровку с указанием инициалов. На оборотной стороне в левом нижним углу указывается фамилия исполнителя, и номер его служебного телефона (это не относится к процессуальным документам и ответам на жалобы (в ряде организаций, это указывается на лицевой стороне)).

Документ должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие его содержания. Реквизиты нужны для того, чтобы документ имел юр. силу и служил основанием для выполнения операций.

Реквизиты:

01 – государственный герб РФ. Обязателен на бланках и печатях исполнительных органов власти.

02 – герб субъекта РФ.

03 – эмблема или товарный знак организации.

04 – код организации ОКПО. ОКГУ – общероссийский классификатор государственных органов и управлений.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

06 – идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет (КПП).

07 – код формы документа. Проставляется по российскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 – наименование организации. Наименование на иностранном языке воспроизводится в том случае, когда это закреплено в учредительных документах. Приоритетным в любом случае является наименование на русском языке. Также указывается наименование филиала, территориального подразделения, представительства в том случае, если автор документа находится в данном подразделении. Если документ подготавливается 2мя и более организациями, то он составляется не на бланках, и в этом случае наименование организации располагается в соответствии с рангом (если организации на одном уровне, то они располагаются на одном уровне).

09 – справочные данные об организации. Это: почтовый адрес, индекс, номер телефона, код по ОКПУ, по ОКУД, возможно указание адреса электронной почты.

10 – наименование вида документа. Оно должно соответствовать ОКУД.

11 – дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола) – это дата заседания, на котором был принят документ, а для акта – это дата события. Если автором документа явл. 2 и более организации, то датой документа является более поздняя дата. В НПА предлагается словесно-цифровой способ (06 июля 2013), в остальных случаях – цифровой способ (06.07.2013).

12 – регистрационный номер документа (это буквенно-цифровое значение, присваиваемое документу при его регистрации). Регистрации подлежат все документы, содержащиеся в организации. Наличие регистрационного номера на документе свидетельствует о том, что он включен в организацию, находится на её контроле и ответственности. Регистрационный номер состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14 – место составления, издания документа. Указывается если затруднено его определение по реквизитам. Место составления, издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления (вкл. только общепринятые сокращения).

15 – адресат – это совокупность точной, полной информации, на основании которой документ может быть доставлен.

Гриф утверждения документа утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения должен состоять из слова «утверждаю»

17 – резолюция содержит указания относительно решения вопросов, изложенных в документе. Включаются фамилии, инициалы исполнителей, подпись. Заголовок к тексту. Может отвечать на вопросы: о чем, о ком? (например, приказ о создании экспертной комиссии).

19 – отметка о контроле. Означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения исполнения в соответствии с ГОСТом их отмечают буквой «К».

20 – текст документа. Связанный текст состоит из 2 частей, заключения, в котором излагаются просьбы, рекомендации.

21 – отметка о наличии приложений. Например, приложения на 5 листах в 3 экз.

22 – подпись.

23 – гриф согласования документа.

24 – виза согласованного документа (включая подпись лица, визирующего документ).

25 – печать. На документах, требующих особого удостоверения подтверждения их юр. силы, ставится печать. Оттиск печати может заменять подпись должностного лица.

26 – отметка о заверении копии.

27 – отметка об исполнителе.

28 – отметка об исполнении документа, направлении его в дело. Включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующих об исполнении; краткие сведения об исполнителе; слово «в дело»; номер и дату дела, где будет храниться документ.

29 – отметка о поступлении документа в организацию.

30 – идентификатор электронной копии документа.