Функции документа:

1. Информационная – является носителем и источником информации

2. Управленческая – позволяет организовать, анализировать, регулировать, контролировать процессы.

3. Правовая функция – служит правовой основой деятельности, подтверждающей факты, удостоверяющие сведения и показания.

4. Коммуникативная– позволяет организовать обмен информации и общение между различными объектами.

5. Учетная – накапливает сведения за определённые периоды и позволяет их анализировать, выявлять тенденции и закономерности.

6. Социальная функция – отражает социально-экономическую, политическую и иные сферы деятельности общества.

7. Культурную – документ – это памятник культуры, показывает её нравы, тенденции.

8. Историческая функция – источник знаний о событиях, деталях различных эпох, подтверждает факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Помимо этого, документы делятся на виды – организационные, распорядительные, информационно-справочные документы.

К организационным относятся – учредительные договоры, уставы, положения, инструкции.

Распорядительные документы – это постановления (правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами государственной власти; постановление необходимо для разрешения наиболее важных задач и установления норм, правил). Решения – это акт, принимаемый коллегиально, учреждениями, предприятиями, организациями. Постановление и решение оформляются на бланках и имеют специальные реквизиты(наименование вышестоящего органа, автора документа, название вида документа, дату и место его издания, заголовок к тексту, подпись руководителя организации). Приказ – издаётся руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказы бывают по различным отраслям. Распоряжения– это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа, оформляется как и приказ. Имеет большую юр. силу, чем распоряжение. Распоряжение, как правило, касается порядка деятельности, а приказ регистрирует юр. факты.

Информационно-справочные документы. Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных действий. Акты составляются коллегиально, для их составления необходимо не менее 2ух составителей. Часто составляется комиссиями. Акт составляется на основе черновых записей и содержит количественные данные и иные сведения(из реквизитов есть название организации, дата, регистрационный номер, подписи и гриф утверждения). Текст акта состоит из 2 частей – вводной и основной, в вводной части содержатся основания его составления, указывается предметодатель и члены комиссии. Письмо составляется на специальном бланке, формат бумаги – А4, А5. Письмо должно быть логичным, последовательным, корректным. Факты и события должны излагаться субъективно, логично, ясно, текст не должен допускать различного толкования. В зависимости от типа письма, его содержания, может быть простое письмо и сложное. Факсограмма – получается на бумажном носителе, переданном по каналам факсимильной связи. Докладная записка – адресованная руководителю организации; служебная записка – составляется по вопросам материально-технического, организационного обеспечения (на имя специалиста отдела). Справка – документ, содержащий описание, подтверждение определённых фактов и событий. Протокол – документ, содержащий запись хода дела.

На семинар – что такое документ, какие функции осуществляет документ, какие документы относятся к распорядительным и перечислить организационные и справочные документы

Лекция 4 10.10.2013