Изменение авансового отчета

Для изменения параметров авансового отчета следует выполнить следующие действия:

• Снять отработку авансового отчета, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку;

• В контекстном меню изменяемого авансового отчета выбрать пункт Изменить. В открывшемся окне «Авансовый отчет :: Редактирование» следует внести соответствующие изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при изменении авансового отчета аналогичны его добавлению (см. раздел «Добавление авансового отчета»);

• Отработать авансовый отчет в учете (см. раздел «Добавление авансового отчета»).

После изменения авансового отчета его параметры будут изменены в главном окне раздела «Авансовые отчеты». Если этого не произошло, следует в контекстном меню окна выбрать пункт Обновить.

Удаление авансового отчета

Для удаления авансового отчета следует выполнить следующие действия:

• Снять отработку авансового отчета, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку.

• В контекстном меню удаляемого авансового отчета выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.

После удаления авансового отчета он исчезнет с главного окна раздела «Авансовые отчеты». Если этого не произошло, следует в контекстном меню окна выбрать пункт Обновить.

Печать авансового отчета

Для печатиавансового отчета необходимо в его контекстном меню выбрать пункт Печать>Авансовый отчет. На экране появится окно «Параметры отчета» (см. Рисунок 156).

Для просмотра авансового отчета следует нажать на кнопку Просмотр, для печати на кнопку Печать, для закрытия окна на кнопку Закрыть. Если поставить галочку в окошке «Закрыть по завершению», данное окно после просмотра или печати закроется автоматически.

Рисунок 156. Параметры отчета

Рекомендуется распечатывать и подписывать авансовый отчет ответственными лицами до его отработки в системе

Формирование первичных бухгалтерских документов

Если по авансовому отчету была приобретена какая-либо товарно-материальная ценность, основное средство, либо услуга, с указанием организации, предоставившей услугу либо ТМЦ, это необходимо отобразить в учете. Для этого формируются первичные документы. В системе возможно формирование следующих документов:

• Приходный ордер;

• Акт выполненных работ;

• Акт о приеме - передачи групп объектов основных средств;

• Акт о приеме - передачи объектов основных средств.

Для того чтобы сформировать документ необходимо выделить авансовый отчет и в его контекстном меню выбрать пункт Сформировать. В открывшемся списке требуется выбрать наименование нужного документа.

Формирование кассовых документов

Для закрытия расчетов с подотчетными лицами при остатке либо перерасходе денежных средств необходимо отразить возврат либо выдачу перерасхода средств. Для этого следует выделить авансовый отчет (либо несколько АО)и в контекстном меню выбрать пункт Сформировать Кассовые документы. На экране появится окно «Входные объекты» с основной информацией о выделенных авансовых отчетах. Для продолжения следует нажать на кнопку Далее, либо Отмена для закрытия окна без сохранения информации.

Рисунок 157. Входные объекты

После нажатия кнопки Далее откроется окно «Параметры» (см. Рисунок 158), где требуется заполнить следующие поля:

Закладка «РКО»:

• Тип – значение выбирается из выпадающего списка;

• Номер – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера;

• Дата – значение выбирается из выпадающего календаря;

• Счет – счет, на котором отражается движение средств в кассе. Значение выбирается при нажатии кнопки со значком из раскрывающегося словаря «План счетов», также значение можно указать вручную;

• Остатки по счетам – при нажатии раскроется окошко со списком остатков расчетов с данным подотчетным лицом, которые существуют на данный момент. В колонке Включить можно галочкой отметить те, которые необходимо закрыть создаваемым ордером. По умолчанию все остатки отмечены для включения.

Закладка «ПКО»:

Поля и способы их заполнения идентичны полям на закладке «РКО» (см. выше).

Рисунок 158. Параметры, закладка "ПКО"

Для продолжения следует нажать на кнопку Далее, либо Отмена для закрытия окна без сохранения информации.

После нажатия кнопки Далее появится окно «Результаты» (см. Рисунок 159) с данными о создаваемом расходном либо приходном кассовом ордере. Для создания документа следует нажать на кнопку ОК. Для закрытия окна без сохранения информации можно нажать на кнопку Отмена.

Рисунок 159. Результаты