Изменение исходящего извещения
Изменение исходящего извещения аналогично изменению входящего извещения (см. раздел «Изменение входящего извещения»).
Удаление исходящего извещения
Для удаления исходящего извещения следует выполнить следующие действия:
Снять отработку исходящего извещения, выбрав в его контекстном меню пункт Отработка > Снять отработку.
В контекстном меню удаляемого исходящего извещения выбрать пункт Удалить и подтвердить удаление.
После удаления исходящего извещения оно исчезнет с главного окна раздела «Извещения исходящие». Если этого не произошло, следует в контекстном меню окна выбрать пункт Обновить.
Документы централизованного снабжения
Особенностью централизованных поставок является то, что информация от учреждения, которое выступало заказчиком, доводится на основе извещения, тогда как ТМЦ доставляют поставщики вместе с первичными документами. Чаще всего получение сведений о поставках в виде извещения и непосредственно поставка ТМЦ происходят не одновременно. Для отражения в учете операций, связанных с централизованными поставками, в рамках которых поставка НФА происходит не одновременно с получением извещений, необходимо регистрировать сведения о фактическом получении НФА. Для этого в системе реализован раздел Документы централизованного снабжения. В зависимости от того, что будет раньше отражено в учете, документ или извещение – будут регистрироваться разные проводки.
Рассмотрим на примере следующих схем работу в разделе Извещения при централизованных поставках:
Извещение и ТМЦ с первичными документами доставляются одновременно:
Рисунок 82. Схема регистрации документов при централизованных поставках № 1
Извещение доставлено ранее, чем ТМЦ и первичные документы:
Рисунок 83. Схема регистрации документов при централизованных поставках № 2
ТМЦ с первичными документами доставлены ранее, чем извещения:
Рисунок 84. Схема регистрации документов при централизованных поставках № 3
Для того чтобы зарегистрировать в системе документы централизованного снабжения, отразить их в учете необходимо перейти в раздел Расчеты>Документы централизованного снабжения.
В главном окне раздела расположены две панели: документы централизованного снабжения (верхняя панель), и сведения о спецификации (нижняя панель) (см. Рисунок 85).
Рисунок 85. Документы централизованного снабжения
Для управления документами централизованного снабжения доступны следующие действия:
Добавление документа централизованного снабжения;
Изменение документа централизованного снабжения;
Удаление документа централизованного снабжения.
Добавление документа централизованного снабжения
Для добавления документа централизованного снабжения можно воспользоваться одним из следующих способов:
Добавление нового документа централизованного снабжения;
Размножение документа централизованного снабжения (т.е. использование сохраненной информации для добавления документа централизованного снабжения).
Для добавления документа централизованного снабжения следует в контекстном меню панели Документы централизованного снабжения выбрать пункт Добавить. В открывшемся окне «Документ централизованного снабжения :: Добавление» (см. Рисунок 86) необходимо заполнить следующие поля:
Рисунок 86. Добавление документа централизованного снабжения
Закладка «Документ»:
Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;
Номер документа – состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера. При нажатии кнопки со значком автоматически формируется уникальный последовательный номер;
Дата документа – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;
Дата операции – автоматически устанавливается текущая дата, при необходимости ее можно изменить;
Тип извещения – следует выбрать значение из выпадающего списка;
Извещение – если в системе уже зарегистрировано извещение, его следует указать, выбрав значение из раскрывающейся формы «Извещения входящие» или «Извещения исходящие», в зависимости от выбранного типа извещения. После выбора извещения некоторые поля формы заполнятся автоматически, также система предложить сформировать спецификацию документа, подробнее см. ниже;
Получен одновременно с извещением – следует отметить галочкой, если документы и ТМЦ в рамках операции по централизованному снабжению доставлены одновременно с извещением;
Организация – указывается организация, для которой ведется бухгалтерский учет;
Контрагент – следует указать организацию, являющуюся заказчиком отражаемых централизованных поставок (вышестоящее учреждение и т.д.), значение выбирается из раскрывающегося словаря «Контрагенты»;
Поставщик – указывается та организация, в разрезе которой будут учитываться НФА на счетах в пути;
Примечание – поле предназначено для дополнительной информации;
Документ поставщика:
Тип документа – значение выбирается из выпадающего списка;
Номер документа – указывается реальный номер документов, поле состоит из двух полей, первое поле предназначено для префикса, второе непосредственно для номера;
Дата документа – значение выбирается из выпадающего календаря;
КБК – значение выбирается из раскрывающегося словаря «Коды бюджетной классификации»;
Источник обеспечения – значение выбирается из выпадающего списка;
Суммы – поле информативное, автоматически формируется сумма из спецификации;
Примечание – поле предназначено для дополнительной информации.
Закладка «Спецификация»:
После заполнения общих данных по документу централизованного снабжения, необходимо перечислить все ТМЦ, услуги и иные активы, поставляемые согласно документу. Эти сведения указываются на закладке «Спецификация» (см. Рисунок 87).
Рисунок 87. Спецификация
Для управления записями о спецификации доступны следующие действия:
Добавление спецификации;
Редактирование спецификации;
Удаление спецификации.
Добавление, редактирование и удаление спецификации выполняется аналогично соответствующему пункту при добавлении входящего извещения (см. раздел «Добавление входящего извещения»). Также при заполнении поля Извещение на закладке «Документ» система предложит сформировать спецификацию на основе выбранного извещения. Тогда при необходимости останется внести в спецификацию изменения, например, скорректировать сумму или количество, а также удалить еще не поступившие позиции. При этом после поступления недостающих позиций и при регистрации последующего документа система уже сформирует спецификацию на оставшуюся количественную и суммовую дельту.
После создания документа централизованного снабжения его следует отработать в учете. Для этого в контекстном меню созданного документа централизованного снабжения следует выбрать пункт Отработка > Отработать в учете. В открывшемся окне представлены данные документа (см. Рисунок 88). Для отработки следует нажать кнопку ОК.
Рисунок 88. Отработка документов
В результате отработки произойдет формирование соответствующих проводок. Чтобы посмотреть сформированные проводки следует воспользоваться пунктом контекстного меню Отработка>Показать проводки. В открывшемся окне представлены данные по сформированным проводкам (см. Рисунок 89).
Рисунок 89. Проводки
Кроме того, удобно добавлять документы централизованного снабжения путем размножения. Если для добавления документа централизованного снабжения можно не добавлять новые данные, а изменить некоторые данные уже добавленного, то такие данные можно размножить. Для этого в контекстном меню добавленного документа централизованного снабжения необходимо выбрать пункт Размножить. В открывшемся окне «Документ централизованного снабжения :: Размножение» следует внести необходимые изменения и нажать кнопку OK. Содержание и способы заполнения полей при размножении документа централизованного снабжения аналогичны его добавлению (см. выше).