Лекція 8

37-38. Документування організаційно-розпорядчої діяльності.(2 години)

План

1.Основні положення з документування управлінської діяльності.

2.Уніфікація та стандартизація управлінських документів.

3.Характеристика основних організаційних документів.

4.Характеристика основних розпорядчих документів.

1. Основні положення з документування управлінської діяльності

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється на природній мові (рукописні, машинописні документи, в тому числі телеграми, телефонограми, машинограм), а також штучних мовах з використанням нових носіїв (диски, карти, дискети та ін.)

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).

Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації.

Управлінські документи по найменуванню, форми і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положень (статутів) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства та компетенцією органи управління видають такі розпорядчі документи: рішення, постанови, накази, розпорядження, вказівки, доручення, інструкції.

Рішення, постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний чи індивідуальний акт по основних питань компетенції організації. Розпорядження та вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень та наказів.

Спільні розпорядчі документи організацій, які видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), оформляються як спільне рішення, яке має правову силу розпорядчого документа в кожній організації, що прийняла цей документ.

Доведення до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів вищих органів або документів інших організацій здійснюється у формі, встановленої автором документа. Якщо спосіб не зазначений, організація вирішує це питання самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися до відома виконавців у формі, встановленої положенням про ці органи.

Розпорядчий документ може бути скасований (змінений) розпорядчим документом самої організації або вищестоящої. Дія розпорядчого документа може бути призупинено відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. В разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, на радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови чи рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами. Листи повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, по факсу або телефону.

Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє погодження проекту документа повинно проводитися в такій черговості:

• з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і при необхідності з громадськими організаціями;

• з працівниками, відповідальними за вирішення функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін);

• з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

• з юридичною службою;

• зі службою документаційного забезпечення;

• із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, котрі відають питаннями, що містяться в проекті документа.

Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа здійснюють в такій черговості:

з підлеглими організаціями, а також підпорядковуються, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акта, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси;

з організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями в тій області, до якої має відношення зміст документа;

з громадськими організаціями - при необхідності або у випадках, передбачених документами цих органів;

з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.);

з вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або його заміщує посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, про структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і т.п. Дві або більше підписи ставляться в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального та кредитного характеру, що служать пHYPERLINK "http://ua-referat.com/%D0%9F%D1%96%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D0%B8"ідставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівник організації та головний бухгалтер (або бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу в єдиноначальної порядку, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головного інженера, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, наради, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішуються в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджуються або вводяться в дію відповідним розпорядчим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; направляються з листом · в інші організації.

На додатках до розпорядчих документів і додатках, які доповнюють або пояснюють зміст іншого документа, у правому верхньому кутку друкують:

Додаток до ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ....

(Зазначається документ)

від____________ № ______

Якщо додатків кілька, вони нумеруються.

При розсилці додатків без розпорядчих документів на додатках проставляється гриф затвердження із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і номера. Склад реквізитів і порядок оформлення документів-програм слід відповідати вимогам уніфікованої системи документації, до якої відноситься документ-додаток.

З метою зменшення кількості застосовуваних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюються службою документаційного забезпечення. Складання документів, не зазначених у табелі, забороняється.

2. Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ГОСТ), галузеві стандарти (ОСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає:

• розробку уніфікованої системи документознавства (УСД), що здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за певні системи документації;

• впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в рамках регіональних і галузевих УСД;

• ведення УСД і Галузевого класифікатора техніко-економічної документації (ОКТЕД) з метою підтримки достовірності інформації та її подальшого розвитку;

• розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

• розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію відповідних робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕД в регіоні. На галузевому рівні цю роботу проводить головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕД в галузі.

3. Організаційні документи

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.

До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Положення є типові та індивідуальні.

Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.

Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи.

Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника.

Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

Текст положення, про структурний підрозділ, як правило, складається із таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Завдання і функції.

3. Керівництво.

4. Права керівника структурного підрозділу.

5. Відповідальність керівника структурного підрозділу.

6. Взаємовідносини.

У розділі “Загальні положення” визначається правовий статус і структура підрозділу, його підпорядкованість, вказуються також правові акти і нормативні документи, якими повинен керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.

Розділ “Завдання і функції” визначає основний напрям роботи та конкретний перелік функцій, які повинні виконувати фахівці підрозділу. Від чіткості формулювання завдань та функцій структурного підрозділу залежить повнота і об’єктивність оцінок діяльності його працівників.

У розділі “Керівництво” зазначається назва посади керівника структурного підрозділу, кваліфікаційні вимоги, які ставляться до претендента на цю посаду, порядок заміщення керівника підрозділу на час його відсутності.

Розділ “Права керівника структурного підрозділу” визначає права керівника для забезпечення покладених на підрозділ завдань і функцій. Обов’язково слід зазначити, з яких питань він може приймати рішення, які документи уповноважений візувати, підписувати, затверджувати.

У розділі “Відповідальність керівника структурного підрозділу” слід зазначити, що керівник структурного підрозділу несе повну відповідальність за роботу підрозділу в цілому.

Розділ “Взаємовідносини” конкретизує взаємовідносини колективу підрозділу з іншими структурними підрозділами установи, організації.

Із затвердженим положенням рекомендується ознайомити працівників структурного підрозділу під розписку.

Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні. Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів). Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню.

Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності – загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств – установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками.

Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

Реквізити статуту:

– назва підприємства, установи, товариства;

– гриф затвердження;

– позначка про реєстрацію;

– назва виду документа;

– місце складання (видання), рік; (зазначені реквізити оформляються, як правило, на окремому аркуші – титульній сторінці, причому нерідко назва підприємства, установи, товариства зазначається після назви виду документа);

– текст;

– підпис;

– позначки про погодження.

Структура тексту статуту залежить від напряму діяльності підприємства, установи, товариства, форм власності тощо.

Так, статут Академії державної податкової служби України має такі розділи тексту:

– загальна частина;

– завдання, права та обов’язки;

– структура Академії;

– управління;

– органи студентського (курсантського) самоврядування;

– права та обов’язки ректора;

– права та обов’язки учасників навчально-виховного процесу;

– організація навчального процесу;

– наукова діяльність;

– міжнародні зв’язки та зовнішньоекономічна діяльність;

– планування та фінансування;

– ліквідація і реорганізація;

– порядок запровадження статуту.

Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо.

Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

– інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

– посадові інструкції.

Реквізити інструкції: назва виду документа (Інструкція); дата, індекс, місце складання чи видання; гриф затвердження; заголовок до тексту (нерідко його розташовують разом із назвою виду документа); текст; підпис; позначки про погодження.

Особливу групу інструкцій становлять посадові інструкції. Вони є нормативними документами, які визначають функції, права та обов’язки працівника.

Посадова інструкція працівника розробляється і вводиться з метою:

– чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

– раціонального розподілу обов’язків між працівниками структурного підрозділу;

– наділення працівника необхідними правами;

– підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ.

Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків.

Текст посадової інструкції, як правило, складається із таких розділів:

– загальні положення;

– кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань;

– обов’язки;

– права;

– відповідальність.

У розділі “Загальні положення” зазначається безпосередня підпорядкованість працівника, його основні завдання, вказуються нормативні документи, якими працівник керується у своїй роботі, перелік безпосередньо підпорядкованих працівнику структурних підрозділів, ділянок і напрямів роботи або посадових осіб, визначається порядок заміни (при необхідності) інших посадових осіб на період їхньої тимчасової відсутності.

При потребі в цьому розділі зазначається, що на працівника покладається повна матеріальна відповідальність, якщо це передбачено чинним законодавством.

У розділі “Кваліфікаційні вимоги і необхідний рівень знань” конкретизуються вимоги і необхідні знання відповідно до умов діяльності певного структурного підрозділу. Кваліфікаційні вимоги – це рівень спеціальної підготовки або освіти, а у разі необхідності – і практичний стаж роботи.

У розділі “Обов’язки” визначаються необхідні для виконання дії працівника, що зумовлюються специфікою посади. Визначаючи обов’язки працівника, слід врахувати, що вони повинні забезпечити виконання певних функцій структурного підрозділу.

У посадовій інструкції не наводяться обов’язки, які покладені на працівника загальними нормами законодавства про працю.

У розділі “Права” визначаються дії, які може здійснювати працівник з метою забезпечення виконання покладених на нього обов’язків. У посадовій інструкції не наводяться права, що надані працівнику загальними нормами законодавства про працю.

Працівник, що має підлеглих, повинен мати права щодо них: давати доручення, вимагати пояснення при невиконанні або неналежному виконанні ними своїх обов’язків, вносити пропозиції про їх заохочення тощо.

У розділі “Відповідальність” зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання обов’язків тощо.

Посадова інструкція затверджується керівником установи або керівником структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані.

Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Посадові інструкції повинні бути замінені і знову затвердженні у таких випадках:

– при зміні назви установи або структурного підрозділу;

– при зміні назви посади;

– при зміні працівника на зазначеній посаді, якщо інструкція була іменною.