Реквизит «заголовок к тексту» – это краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с называнием вида документа, отвечая на вопрос “о чем?” или “чего?”, например: “Приказ… о реорганизации ОАО”, “Журнал регистрации входящих документов”. Заголовки таких документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, “Акт инвентаризации”, “Протокол заседания Совета директоров”, “Договор аренды”.
Заголовок располагается после реквизитов «дата и «номер документа» от границы левого поля. На типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки «уголки».
Заголовок не должен превышать двух строк, например:
О поставке груза
По контракту № 249/16
Допускается большие заголовки продлевать до границы правого поля.
Наличие заголовка избавляет секретаря от необходимости чтения всего документа при его регистрации.
Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.
Реквизит «отметка о контроле» обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.
Реквизит «текст документа»– основной и важнейший реквизит документа.
Одно из главных требований к тексту – краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.
Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах (особенности составления текстов писем, факсов рассмотрены далее).
Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.
Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух частей:
вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.
В первой части излагаются цели и задачи; причины и поводы составления документа; приводятся факты, ссылки на нормативные и иные документы; указываются фамилии, даты и другая информация, аргументирующая авторскую оценку событий и необходимость принятия решений или действий. Во второй части должны содержаться рекомендации, распоряжения, предложения и т.д.
Это традиционный, устоявшийся порядок составления документа. Тем не менее, психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т.е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т.п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.
В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:
“В соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.11 № 121-Р “Об изменении арендной платы…”
Текст документа может состоять и из одной части: приказ без обоснования, письмо без пояснения.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:
Раздел (глава)
Подраздел
Пункт
Подпункт
Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.
В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:
от первого лица единственного числа: Приказываю, Предлагаю, Обязываю, Прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);
от третьего лица единственного числа: Решил(о) (в решениях);
от первого лица множественного числа: Решили, Предлагаем (в совместном решении).
Часто используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) предложения, например: “контроль за исполнением возложить на…”, “утвердить предложенную смету…”.
В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например: “после установления”, “согласно договоренности”, “по окончании работ”, “в связи с расширением” и т.п.
В настоящее время создается большое количество документов с текстом, оформленных в виде таблицы. В табличном тексте графы и строки таблицы (постоянная информация) должны иметь заголовки.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруют на первой странице, а на следующих указывают только номера граф.
Реквизит «отметка о наличии приложения» располагают после текста перед подписью от границы левого поля.
Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:
Приложение: 1. Контракт от 20.07.11 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от 15.09.11 № 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:
Приложение: Договор аренды от 21. 10.11 № 8 и приложение к нему,
всего на 15 л.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: Каталог “Well” в 1 экз.
Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:
Приложение 1
к приказу директора ОАО “Эра”
от 01.04.11 № 17
Реквизит «подпись». В состав реквизита “подпись” входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (сокращен- ное, без указания предприятия, если документ оформлен на бланке);
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Например:
Директор подпись А.В. Рогов
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:
Директор ЗАО “Реал” подпись А.И. Смелов
В соответствии с Гражданским кодексом РФ расшифровка подписи в документах может включать только имя и фамилию должностного лица.
При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:
Директор ЗАО “Диз” Директор ОАО “Аркада”
подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).
Документы коллегиального органа (Совета директоров, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.
При оформлении документа на “должностном бланке” наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:
должность указывается от границы левого поля;
расшифровка подписи после 48 печатных знаков (12 см) от границы левого поля.
Реквизит «визы согласования документа». Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.
Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования.
Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, на левой или оборотной стороне последнего листа документа, например:
Юрисконсульт
подпись Н.И. Власов
06.06.11
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.
На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, остающемся в деле. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.
Реквизит «печать». На документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.
Реквизит «отметка об исполнителе». Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Серова Елена Михайловна
236 0126
Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, с целью уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.
Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.
Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «отметка об исполнителе». Отметка включает в себя:
краткие сведения об исполнении;
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
слова “в дело”и “номер дела”, в котором будет храниться документ;
подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например:
В дело 1-5. Отправлен факс от 01.04. 11 № 1218.
Логинов 02.04.11