1 Общие указания к выполнению лабораторных работ

1. Для выполнения любой лабораторной работы предварительно выполните следующие требования:

   1. Установите главный каталог на диске D:

   2. В этом каталоге создайте папку с именем МОЯ_ваша фамилия. Например, МОЯ_Серов.

   3. Установите текстовый редактор WORD:

кн. ПУСК-ПРОГРАММЫ-СТАНДАРТНЫЕ-WinWord

4. Откройте созданную вами папку и приступите к выполнению очередной лабораторной работы.

2. Все реквизиты документа следует указывать в соответствии с правилами, определенными ГОСТом.

3. Для определения местоположения всех реквизитов на бланке следует применить «Схему расположения реквизитов», утвержденную ГОСТом (см. рисунок 1).

4. При составлении и оформлении документов, требующих наличия реквизита «Данные лица, составившего документ», следует указать свои личные данные.

5. При формировании документов воспользуйтесь образцами оформления, приведенными в приложении к каждой лабораторной работе.

6. В отчете по каждой лабораторной работе отразите:

- краткую информационную характеристику каждого рассмотренного документа,

- полный вид документа,

- Список использованных реквизитов и номер позиции их расположения на бланке,

- сделайте выводы о результатах вашей работы, в которых укажите ваши пожелания по построению изучения данной темы.

6. В конце занятия покажите преподавателю выполненную работу для ее оценки.

7. Сохраните на своей дискете файл с формированными на занятии документами.

8. Удалите созданный вами рабочий каталог со всем его содержимым.

9. Ознакомьтесь с контрольными вопросами для защиты лабораторных работ, которые находятся в конце данного методического пособия.

2 Лабораторная работа №1

Тема: Бланки, применяемые в делопроизводстве. Реквизиты документа и правила их оформления.

Цель: Приобрести навыки формирование машинных бланков документов. Научиться применять реквизиты в документах разных видов.

Теоретическая часть Требования к бланкам документов

В делопроизводстве предприятия используются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк для писем и факсов;

банк конкретного вида документа.

Общий бланк может быть использован для составления любых документов, кроме писем. Этот бланк содержит следующие реквизиты:

• государственный герб (для предприятий, имеющих на это право);

• эмблему предприятия (не проставляется при наличии герба);

• наименование вышестоящей организации (министерства, ведомства);

• наименование предприятия.

На общих бланках допускается указывать трафаретные части реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа».

На общих бланках допускается проставлять уголки-ограничители для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

Бланк для писем и факсов содержит реквизиты:

• государственный герб (для предприятий, имеющих на это право;

• эмблему предприятия (не проставляется при наличии герба);

• наименование вышестоящей организации (министерства, ведомства);

• наименование предприятия;

• справочные данные о предприятии ( это есть юридический адрес предприятия: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, Web-страницы в Интернет, номера расчетных счетов в банке, код и наименование банка, номер и дату лицензии) .

На бланках для писем и факсов допускается указывать трафаретные части тех же реквизитов, что и на общих бланках.

Ограничительные уголки для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту», «отметка о контроле» на этих бланках являются обязательными.

По способу расположения реквизитов бланки бывают продольные и угловые.

На продольных бланках реквизиты расположены в заголовочной части документа в верхней части листа с их центровкой.

На угловых бланках реквизиты располагают в верхней левой части листа.

Продольное расположение реквизитов обычно применяется на общих бланках, угловое – на бланках для писем и факсов.

Все бланки должны иметь поля не менее: левое – 20 мм; верхнее – 20 мм; правое – 10 мм; нижнее – 10 мм.

В приложении приведены некоторые образцы применяемых бланков.

Правила оформления реквизитов

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документах и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТов, которые устанавливают максимальный набор реквизитов, используемых в документах. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. Для автоматизированной обработки документов каждому реквизиту присвоен цифровой код.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике делопроизводства, относятся:

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 - код организации;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа

Каждый документ можно разделить на 3 основные части, каждая из которых содержит свой набор реквизитов:

• заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

• основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

• оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

В данном курсе лабораторных работ рассматриваются наиболее важные используемые реквизиты.

Реквизит «эмблема организации» – условное (символическое) буквенно-графическое изображение, зарегистрированное в установленном законом порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.

Эмблема организации помещается на бланках предприятий независимо от их организационно-правового положения, формы собственности, направления деятельности.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) – в середине верхней части листа. Если на бланке предприятия имеется герб, то эмблему в этом случае не ставят.