4 Лабораторная работа № 3

Тема: Информационно-справочные документы предприятия. Составление и оформление протоколов.

Цель: Приобретение навыков составления и оформления протоколов и выписки из протокола.

Теоретическая часть

Большинство документов, издаваемых на предприятии, относятся к группе информационно-справочных документов (акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, факсы, телеграммы и другие).

Протокол – это документ, фиксирующий заседание какого-то коллегиального органа. На предприятии коллегиальным органом, например, является профсоюзный комитет, собрание трудового коллектива, конференции и др.

Во главе заседательного органа находится председатель, готовит материалы к проведению заседания секретарь коллегии. Вопросы, рассматриваемые на заседании коллегиального органа, составляют повестку дня заседания.

Протоколы могут оформляться на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в или на обычных листах формата А4.

Реквизиты документа ПРОТОКОЛ следующие:

- наименование организации (проводившей заседание)

- наименование вида документа,

- дата заседания, номер,

- место составления документа,

- заголовок документа,

- текст документа,

- подпись,

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело (если этого требует принятое постановление).

Реквизит «текст» протокола состоит из трех частей: вводной и основной и завершающей.

Вводная часть содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии:

Председатель,

Секретарь,

Приглашенные.

Каждое из этих слов пишется с большой буквы с нулевой позиции, т.е. от начала левого поля на ПК.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных. Все фамилии пишутся в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Указывается имя, отчество, затем фамилия. В списке приглашенных перед каждой фамилией указывают должность и наименование организации (или отдела), которую они представляют. Их пишут с 16-й позиции от левого поля на ПК.

Вводная часть заканчивается повесткой дня.

Выражение «Повестка дня» пишется с нулевой позиции на ПК. Далее с красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное».

Основная часть состоит из разделов, составляющих повестку дня. Каждый раздел характеризует только один вопрос. Каждый раздел состоит из следующих частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ):

Слова эти пишутся с нулевой позиции прописными буквами без знаков препинания.

Нормативные документы некоторых государств допускают писать наименования разделов вводной и основной части не прописными, а строчными буквами.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер рассматриваемого вопроса в соответствии с нумерацией в повестке дня. Перед словами «ВЫСТУПИЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» нумерацию не ставят.

После слов «СЛУШАЛИ» и «ВЫСТУПИЛИ» на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика или выступающего (в именит. падеже), а через тире – краткое изложение текста их выступлений. Начало изложения текста начинают с большой буквы.

Если в ходе выступления или обсуждения задавались вопросы, то эти вопросы и ответы к ним должны быть зафиксированы в части «ВЫСТУПИЛИ».

Завершающая часть протокола. Ее оформляют после записи текста всех выступлений. Начинается она словом «ПОСТАНОВЛЕНИЕ». Ниже с красной строки излагаются принятые решения по всем рассмотренным вопросам. Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты и нумеруют его арабскими цифрами.

Постановление (решение) в протоколе указывают полностью, т.к. это наиболее важная часть документа.

Протокол подписывают два лица: председатель, ведший заседание и секретарь, записывавший ход заседания.