3. Организационные коммуникации и преграды на их пути

Искажение сообщений. Причин искажения сообщения несколько:

1. Непреднамеренное искажение, в случае затруднений в межличностных контактах;

2. Сознательное искажение информации, в случае, когда отправитель сообщения не согласен с его идеей. В данном случае отправитель модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

3. Искажение вследствие фильтрации. Потребность фильтровать сообщения возникает в связи с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются, а также для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности. Согласно одному исследованию, лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% — до начальников цехов и 20% — до рабочих¹¹.

Информационные перегрузки. Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Сотрудник, занятый переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Сотрудник вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая на его взгляд наиболее важная¹².

Неудовлетворительная структура организации. В случае если структура организации продумана плохо, возможности сотрудников планировать и добиваться реализации поставленных целей несколько сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Существуют также другие факторы, прямо или косвенно влияющие на протекание деловой встречи:

Физическая среда. Дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота и опрятность, освещённость, шум

Время. Опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени, отношение времени и статуса

Проведение переговоров на горизонтальных уровнях коммуникации – это процесс, в ходе которого сотрудники разных отделов должны принять какое-то общее решение и распределить обязанности для достижения общей цели. Поэтому на совещаниях важно знать, какие роли выполняют те или иные сотрудники, для грамотного выделения обязанностей быстрого и эффективного протекания собрания.

4. Типология сотрудников на совещаниях

Руководить совещанием легче, когда известна типология людей, участвующих в нем. Так, Марк МакКормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

«Говорящие начистоту». Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

«Мученики». Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

«Каменные лица». Эти сотрудники держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

«Заводилы». Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания.

«Ораторы». Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно – или лучше не обращайте на них внимания.

«Адвокаты дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

«Разрушители». Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

«Любители расслабиться». Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

«Государственные мужи». Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

В ходе проведения совещания важно контролировать множество аспектов одновременно. Автор изучил несколько материалов на тему специфики контроля переговоров.