3. Средства и каналы коммуникаций

Определение средств и каналов коммуникации:

Средство – способ кодирования сообщений. Ими являются письменная и устная речь и многочисленные невербальные (несловесные) средства; К основным средствам коммуникации относятся беседа лицом к лицу, письмо, факс, электронная почта, афиша, брошюра, видео и т. п.

Канал – специальный маршрут или технология, используемые для передачи сообщения получателю. В организации существуют формальные и неформальные каналы коммуникации. Однако в рамках работы будут рассмотрены только формальные каналы коммуникации, так как это удовлетворяет задачам работы, поставленным автором ранее.

Ни один из способов коммуникации не обладает универсальным преимуществом перед другими. Во многих случаях сообщение может быть наилучшим образом передано путем комбинации письменного и устного каналов. Телекоммуникационные каналы не позволяют зафиксировать эмоционально-оценочный компонент общения и отношение отправителя и получения к сообщению и друг к другу. Общение по телефону, электронная почта ускоряют процесс коммуникации, но они лишены эффекта присутствия.

Выбор канала определяется, в том числе, и сообщениями легитимности, когда необходимостью обеспечить правовую убедительность сообщения, то есть зафиксировать его в письменной форме. Если важна ответственность и подотчетность, письменная коммуникация, также предпочтительнее устной. Более того, если передаваемое сообщение содержит детали, уточняющую информацию или уточняет сложную процедуру, письменный метод является основным средством коммуникации. Устная коммуникация, в свою очередь, обеспечивает самую быструю обратную связь.

Формальными каналами коммуникаций называют те, которые определены, установлены руководством, уставом компании, ее политиками.

В качестве четырех главных целей использования «горизонтальных» каналов были определены координация работ, решение проблем, разделение информации и разрешение конфликтов. «Горизонтальные» коммуникации имеют тональность, стиль, отличающийся от коммуникаций между подчиненными и начальниками, потому что они происходят между служащими практически одного уровня в иерархической структуре. Они осуществляются скорее в консультативном, убеждающем, напоминающем стиле, чем в директивном.

Горизонтальные коммуникации, как и другие вышеперечисленные, требуют своей тональности, своей специфики, а также своих форм общения.

3. Формы общения

Деловая коммуникация существует в двух формах: письменной и устной.

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения — контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

Устная деловая речь, в которой реализуется диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т. п.

Автором данной работы будет подробнее рассмотрена последняя из выше перечисленных форма коммуникации.

3. Совещание

Совещания, собрания представляют собой особый тип протокольного общения, в котором представлена как диалогическая так и монологическая речь, не только имеющая устную природу, но и существующая сразу в двух формах - устной и письменной.

В условиях развитие рыночных отношений, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской коммуникации, порождают необходимость быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, а значит организации и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и прочее.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать⁴.

Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; совещания, специфические для фирмы.