6. Рекомендации по усовершенствованию процессов совещаний

В ходе исследования, автор выделил основные недостатки совещательных процедур компании ФМСМ и выразил их вместе с рекомендациями в таблице (Таблица 2)

Таблица 2. Рекомендации по усовершенствованию процессов совещании

Недостаток	Рекомендация	Конкретное действие
Недостаточно собраний на старте и окончании проекта	Не пренебрегать временем для проведения собраний на самых важных этапах проекта: старте и окончании	Проведение 2х официальных крупны собраний в начале и конце проекта с подробной проработкой проекта, просчетом рисков, которые могут возникнуть на этапе реализации, анализе недочетов
Не всегда правильный выбор характера совещания	Организатору собрания необходимо четко понимать есть ли необходимость для данной проблемы собирать официальное собрание или достаточно разговора «за чашкой кофе»	Перед организацией совещания, сотруднику необходимо подробно проанализировать проблему и сделать вывод о характере собрания. В качестве дополнительного шага перед организацией встречи стоит посоветоваться в руководителем или ответственным за проект лицом
Не всегда организатор встречи является ответственным за нее	Важно, чтобы у встречи всегда было ответственное лицо, которое возьмет на себя проработку встречи, бронирование аудитории, подготовку материалов, ведение дискуссии, ведение протокола	1.Если сотрудник-инициатор встречи не может взять на себя ответственность за собрание, ему следует найти себе помощника или обратиться к руководителю за помощью 2. Если сотрудник не может выполнять все функции в ходе собрания, ему рекомендуется распределить обязанности между несколькими сотрудниками 3. Если организатор акции руководить проекта или руководитель отдела, ему следует распределить обязанности по подготовке и проведению совещания между сотрудниками ответственными ща отдельные вопросы.
- На этапе завершения совещания не всегда присутствует резюмирование встречи и распределение обязанностей для следующих ступеней развития проекта - Присутствует семантические барьеры.	В конце каждого собрание необходимо подводить итоги встречи и назначать ответственных за реализацию дальнейших планов по проекту.	1.Подводить итоги должен ответственный за встречу человек и ли руководитель подразделения, если он присутствует на встрече 2.Итоги должны подводиться согласно протоколу, который был составлен в ходе встречи 3. Важно распределить обязанности между участнкиами встречи или вовлеченными в проект сотрудниками, которые не смогли прийти на собрание 4. Необходимо получить согласие сотрудников о выполнении порученных ему заданий. Если сотрудник не присутствовал на встрече, важно предать ему его задания. 5. По итогам встречи ответственный должен составить письмо, в котором указаны итоги встречи и решения приятные на этом собрании. В копии письма должны стоять все сотрудники, относящиеся к проекту, а также руководители сотрудников 6. Каждый сотрудник должен составить для себя специальный документ-статус о дальнейших действиях в рамках проекта «Minutes»
	Как правило, в организации проекта участвует 1 или 2 сотрудника с каждой стороны. На собрании по случаю запуска проекта необходимо четко прописать должностные инструкции, относящиеся именно к этому проекту, опираясь на основные должностные инструкции сотрудника компании	Для более четкого понимания специфики работы над проектом, на встречи можно приносить прописанные обязанности в рамках проекта и должностные инструкции каждого сотрудника.
В связи с информационными перегрузками сотрудников компании, эффективность проводимых встреч страдает	Каждый сотрудник должен грамотно распределять свое рабочее время, выбирать для посещения только самые важные встречи, чтобы не отвлекаться надолго от рабочего процесса	1.Проведение тренингов и семинаров для сотрудников по правильному распределению обязанностей 2. Наложение на руководителей дополнительных обязанностей по наблюдению за правильным распределением рабочего времени его подчиненными 3.Анализ встреч на предмет необходимости, поиск альтернативных способов решения проблем
Общее качество собраний оценивается как положительное, однако есть особые направления для улучшения		Проведение тренингов для сотрудников компании по эффективности переговоров и ведения совещаний

Выводы из третьей главы

Таким образом, для исследования автором была выбрана компания «Филип Моррис Сейлз энд Маркетинг», этой компании была дана самая общая характеристика, указана структура компании и выбрана два отдела для изучения горизонтальных коммуникаций, а именно совещательных процессов.

Автором работы было проведено 3 самостоятельных исследования: анализ документов, наблюдение и интервью.

По итогам проделанной работы удалось выяснить основную информацию по специфике совещаний между двумя отделами компании ФМСМ:

1. Выделены основные типы совещаний

2. Основные темы совещаний

3. Процессы подготовки, реализации и завершения совещаний

4. Даны подробные рекомендации с указанием конкретных действий по усовершенствованию процессов совещаний в компании

Из чего можно сделать вывод, что совещания - это неотъемлемая часть коммуникационного процесса, на которой основные практически все остальные уровни коммуникации между исследуемыми отделами на горизонтальном уровне.

Совещания имеют высокий уровень организации, для них созданы все условия. Сотрудники по большей части понимают необходимость этих процессов в деятельности компании.

Существуют особые недостатки совещаний, которые являются скорее спецификой компании, чем несовершенствами (территориальные преграды, график работы сотрудников, перегруженность информационных каналов).

Не все совещания имеют абсолютную эффективность. Основные недочеты, которые не связаны со спецификой компании и требуют усовершенствования, были выявлены и прокомментированы.

Заключение

В настоящей работе рассмотрены аспекты систем коммуникаций организации и совещаний в частности.

В качестве исходных данных использовались материалы практики в компании ФМСМ, литературы по вопросу коммуникаций в организации и менеджменту, организационному поведению, техник и технологий совещаний.

В теоретической части проекта рассмотрены вопросы по теоретическим аспектам коммуникаций, видам, каналам и спецификам коммуникаций. Раскрыты коммуникационные стили, коммуникационный процесс, барьеры коммуникаций. Выделена четкая область исследования, совещания на горизонтальном уровне организационных коммуникаций, а также подробно рассмотрено это направление.

Практическая часть работы включает краткую характеристику компании ФМСМ и показатели её деятельности, изучение существующей структуры коммуникаций. Рассмотрены подробно совещания, как вид коммуникаций в организации. Подробно проанализирована роль совещаний в системе коммуникаций сотрудников между отделами на горизонтальном уровне. Для организации разработаны предложения по совершенствованию коммуникаций.

На основании проведённой работы можно сделать вывод, что совещания это важная и неотъемлемая часть коммуникационного процесса и сотрудничества между отделами имеющими смежные цели. Без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

Список использованной литературы

1. Борисова В.А. Эффективные коммуникации в бизнесе. – СПб.: Питер, 2005 г. URL: http://el-meridian.ru/book/56445/getbook/

2. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, 2005 г. URL: http://lakubik.com/vesnin/1_3502.shtml

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: Экономист, 2004 г.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник для вузов – 4-е изд. – М.: ЮНИТИ – ДАТА, 2005 г.

5. Кнышова Е.Н. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: ИНФРА–М, 2003 г.

6. Краснова В. 7 нот менеджмента – 5-е изд. доп. – М.: ЗАО Журнал эксперт, 2002 г. URL: http://www.kodges.ru/60912-7-not-menedzhmenta.-nastolnaya-kniga-rukovoditelya.html

7. Кравченко Т.К., Пресняков В.Д. Инфокоммуникационные технологии управления предприятием: Учебное пособие. – М.: ГУ ВШЭ, 2003 г.

8. Лафта Дж.Л. Менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. М.: – ТК Велби, 2004 г.

9. Мардас А.Н., Мардас О.А. Организационный менеджмент. – СПб.: Питер, 2003 г.

10. Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г.

11. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф: Основы менеджмента. – М.: Дело, 1998. – 800 с.

12. Ожегов С.И. и Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка – М.: Азъ Ltd., 1992 г.

13. Сергеечева В. Азы общения. – СПб.: Питер, 2002 г.

14. Скаженик Е.Н. Деловое общение – Учебное пособие, Тагандрог: Издательство ТРТУ, 2006 г. URL: http://www.aup.ru/books/m161/14_6.htm

15. Шепель В.М. Коммуникационный менеджмент: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ, 2003 г.

16. Политики компании ФМСМ, политика С1, С3, С7, С8

Приложение №1

Список основных вопросов для интервью

1. Какие типы совещаний используются в твоей практике между двумя отделами?

2. В чем специфика собраний в ФМСМ?

3. Какие собрания, на твой взгляд, самые эффективные? Почему?

4. Какие темы чаще всего выносятся на обсуждение на собраниях?

5. Какие трудности случаются на этапах подготовки, проведения и завершения собраний?

6. Какие недостатки ты видишь в совещаниях?

7. Как часто надо проводить совещания?

8. Какие совещания нужно проводить обязательно? Какие можно не проводить?

9. Какие совещания ты бы добавил?

10. Какие рекомендации ты бы мог дать для улучшения процесса совещания?

Приложение №2

Карточка наблюдения

Карточка наблюдателя
ФИО
Дата
Время начала наблюдения
Время завершения наблюдения
Общая продолжительность наблюдения
Место наблюдения
Особые условия
Карточка наблюдения
Наблюдаемые параметры и характеристики		Формализованные показатели	Неформализованные показатели
Условия проведения совещаний
Наличие оборудования и технических условий
Качество подготовительного этапа совещания
Работа организатора совещания
Качество проведения совещания
Полезность, качество сопроводительных материалов в ходе совещания
Качество завершающего этапа совещания

1 Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г., стр. 192

² Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г., стр. 193

2

3 Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г. стр.188

4 Скаженик Е.Н. Деловое общение – Учебное пособие, Тагандрог: Издательство ТРТУ, 2006 г. URL: http://www.aup.ru/books/m161/14_6.htm

5 Денис Родионов Статья Железные бизнес-процессы, Сайт Корпоративный менеджмент 25.09.2009 URL: http://www.cfin.ru/itm/bpr/optim_stages.shtml

6 Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г. стр.186, 197

7 Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф: Основы менеджмента. – М.: Дело, 1998. Стр. 734

8 Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф: Основы менеджмента. – М.: Дело, 1998. Стр.296

9 Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г. стр.198, 199

10

11 Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г. стр.205

12 Менеджмент организации: итоговая аттестация студентов, преддипломная практика и дипломное проектирование: Учебное пособие / под ред. Э.М. Короткова, С.Д. Резлина. – М.: Инфра–М, 2005г. стр.206

13 У.Аги, Г.Камерон . Самое главное в PR – СПб.: Питер, 2004. С.170

14 Интервью с Ажелой Малашенковой, руководителем подразделения по поддержке бренда Marlboro, компании ФМСМ

15 Политики компании ФМСМ

16 Интервью с Андреем Счастливым, специалистом отдела HoReCa, компании ФМСМ

17 Интервью с Владиславом Брусникиным, супервайзером отдела CE, подразделения Events

18 Результаты наблюдения за процессом подготовки совещаний

19 Результаты наблюдений за ходом собрания

20 Результаты наблюдения за ходом собрания