2. Типы совещаний на горизонтальном уровне

В рассматриваемых двух отделах и во всей компании в целом считается, что лучше подойти к сотруднику, если он не занят другими встречами и переговорит с ним тет-а-тет, чем писать письма или смс сообщения. Поэтому сложно выделить все вопросы, обсуждаемые на личных встречах¹⁷.

Если говорить о собраниях имеющий не столь спонтанный характер, то сотрудники компании предлагают разделить собрания на следующие темы: Обсуждение стратегии, дальнейших планов в сфере маркетинга, задач поставленных менеджментом компании, вопросов распределения бюджета, распределения активностей; разработка стратегии переговоров с партнерами; коммуникация, связанная со всеми этапами разработки проектов.

Так как отчеты в компании по вопросам маркетинговой активности создаются раз в 2 недели в форме бумажных и фотоотчетов и высылаются менеджменту, то собрания имеющие целью обсуждение результатов сведены на «нет».

«Часто бывает, что по завершении мероприятия сотрудники, присутствующие на событии, обмениваются мнением на его счет, обсуждают проблемы данного проекта, однако, когда все возвращаются в офис, некоторые дискуссионные вопросы забываются и так и остаются не разрешенными», - сообщает Андрей Счастливый.

3. Подготовка совещаний

Если личная встреча не имеет спонтанного характера, то к ней, как правило, готовятся заранее. Основной подготовкой занимается либо ответственный за вопрос сотрудник, либо тот, кому требуется помощь.

Этапы подготовки к совещанию следующие¹⁸:

1. сознание встречи в программе Microsoft Outlook

   1. Приглашение необходимых участников, составление плана собрания (Agenda)

Сотрудник, получивший приглашение на собрание, читает план собрания и список обсуждаемых вопросов. Если он понимает, что имеет лишь косвенное отношение к вопросу, он должен уточнить действительную причину приглашения на встречу. Если сотрудник не может по уважительным причинам посетить совещание, он должен лично предупредить об этом организатора собрания, постараться изменить время встречи или привлечь коллегу, который сможет заменить его на этом собрании.

2. Указание временных рамок

Между двумя тесно связанными отделами существует разница в графике работы. Отделы работающий «в полях» имеют график с вторника по субботу. В каналах Event и HoReCa сотрудники имеют офисный график с 11.00 до 20.00 только по вторникам, в остальные дни они чаще все на выездных работах с 15.00 до 00.00. Канал Retail работает ежедневно с 11.00 до 20.00, однако также часто находится в отъездах. Что касается второго отдела, его сотрудники заняты в рабочем процессе с 10.00 до 19.00. Однако они часто бывают в командировках в других городах региона, в штаб-квартире ФМСМ в России в Москве, а также на тренингах и встречах с менеджментов компании.

«Нам очень трудно достичь согласия в выборе времени встречи. Поэтому если собрание обязательно должно состоятся один из отделов немного меняет свой график, либо кто-то из нас приходи на работу раньше, либо кто-то уходит позже. Поэтому, наверное, так популярны встречи в курилке или в коридоре. Также часто практикуются встречи в полях», - сообщает Анжела Малашенкова.

3. Бронирование аудитории

Минимальный срок для создания митинга 2 часа. «Однако как, показывает практика, за два часа до встречи все аудитории для переговоров уже заняты и встречу приходится переносить в закрытие кабинеты начальников или на другое время», - комментирует этот вопрос Анна Крякова, специалист по работе с совершеннолетними потребителями в специальных проектах.

Что касается комфорта проведения совещаний, то этот вопрос всегда на высоком уровне. 4 аудитории для переговоров на 6, 8, 16, 68 мест оснащены всей необходимой техникой, кондиционированием, напитками и тп.

2. Подготовка презентации, документации, раздаточных материалов, если это необходимо

3. Обсуждение порядка выступлений с коллегами, рассадки коллег

4. Подготовка комнаты для переговоров