Глава 3. Совещание в системе коммуникаций в компании «Филип Моррис Сэйлз энд Маркетинг»

В данной главе сосредоточены результаты проведенных исследований согласно комплексному подходу, который объединяет все типы исследований в общую структуру анализа совещаний.

1. Система совещаний на горизонтальном уровне

Собрания и совещания – важнейшая составляющая деятельности компании. Можно выделить несколько видов собраний¹⁴:

1. регулярные, обязательные собрания руководителей подразделений с привлечением специалистов, к которым возникает ряд вопросов, требующих неотложного решения. Так же на этих совещаниях происходит общение руководителей линейных подразделений и решение ряда вопросов рабочего порядка. Для использования отведённого времени с максимальной эффективностью сотрудникам рекомендовано соблюдать следующие нормы и правила этикета:

• приходить на собрания вовремя;

• заранее ознакомиться с повесткой дня и брать с собой все необходимые материалы, заранее подготовленные вопросы или комментарии;

• перед началом собрания или совещания отключать мобильный телефон;

• негромко извиняться, если Вам необходимо выйти или после возвращения в зал;

• не использовать собрания в качестве трибуны для решения личных проблем;

• не затягивать своё выступление за счёт сокращения времени следующих ораторов;

2. Собрания для обсуждения текущих вопросов, статуса проекта. В таких коммуникациях все намного проще. Нет никаких преград в обсуждении. Собираются только относящиеся к проекту люди.

3. Разрешение проблем. Если в рамках проекта или в взаимоотношениях двух отделов возникают спорные ситуации или конфликты, которые невозможно разрешить с помощью текущего собрания или без привлечения специалистов других отделов проводятся такие встречи. После них чаще всего составляется официальное письмо на английском языке с копией этого письма менеджменту организации, с отчетом о результатах переговоров. Такой вид встреч имеет официальный тон.

4. В случае, когда исполнительный отдел находится в других городах региона, компания пользуется коференц-колингами. Все сотрудники, имеющие отношения к созданию, развитию, внедрению и реализации проекта, созваниваются, чтобы обсудить основные вопросы. Этот тип коммуникации очень похож на собрания пункта 2, однако требует гораздо более тщательной подготовки.

Для удобной коммуникации, в каждом кабинете у каждого сотрудника есть свой телефон. Т. е. существует некая офисная АТС, с привязкой номера к каждому сотруднику.

В процессе телефонного общения сотрудникам рекомендовано руководствоваться следующими правилами и нормами делового этикета¹⁵:

• отвечать на телефонный звонок быстро, насколько это возможно;

• звоня деловым партнёрам или коллегам, называть своё имя, должность и подразделение;

• в начале телефонного разговора спрашивать, в удобное ли время Вы звоните;

• всегда внимательно выслушивать собеседника;

• передавая значительный объём информации, пользоваться электронной почтой или факсом;

• не застав на месте нужного человека, поинтересоваться, когда удобнее перезвонить или оставить своё имя и номер телефона;

• если позвонят вашему коллеге, которого в данный момент нет на рабочем месте, помочь найти его или принять для него сообщение;

5. Видео-конференции. Довольно редкий тип для собраний между нашими отделами¹⁶. В основном имеют характер отчета.

6. Встречи в коридоре. Чаще всего сотрудники делятся результатами проделанной работы по их общему проекту, если встречаются друг с другом в коридоре или у рабочего места одного из сотрудников. Если в таких встречах становится трудно принять решение «на пути от кухни до рабочего места», то встреча протекает в личную встречу «за чашечкой кофе».

7. Личные встречи «Чашка кофе», «Переговоры в курилке». Такие собрания носят спонтанный характер в них, как правило, участвует не более трех человек. В компании не приято громко обсуждать текущие вопросы в общественных местах, таких как кухня или курилка, в присутствие коллег, не относящихся к проекту. «Поэтому если вопрос нельзя решить быстрыми переговорами в неформальной обстановке, участники создают официальную встречу или просто переходят в переговорную для детального рассмотрения проблемы», - сообщает Анжела Малашенкова.