18. Приведите примеры влияния плохих коммуникаций на результаты деятельности организации.

Основные проблемы коммуникаций в менеджменте.

Менеджеру необходимо до конца понять практические потребности в

коммуникации. Но также важно, чтобы вопросы, влияющие на установление

хорошей коммуникации, были проанализированы. Эти вопросы включают в себя готовность установить коммуникацию, определение препятствий, влияющих на нее, ее принципы, выбор метода, перекрестную коммуникацию.

Препятствия.

Как могут такие крупные предприятия, как фондовая биржа, воздушная

транспортная компания или стальная корпорация, действовать при нехватке

коммуникации? Тем не менее, если поинтересоваться степенью понимания

необходимой информации в любой данный момент, то можно поразиться ее

убогости. Это бывает возможным потому, что, даже, если предприятие и

преуспевает, оно часто потребляет необходимую информацию урывками.

Плохо сформулированные сообщения.

Независимо от того, как доставляются сообщения, их расплывчатость и

туманность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные

и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие

последовательности, плохое изложение мыслей, неуклюжесть структуры

предложений, недостаток лексических средств, банальности, поразительные

повторения, жаргон и т.д., довольно широко распространены. Отсутствие

ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам.

Потери в процессе передачи или хранения.

Последовательная передача одного и того же сообщения уменьшает его

точность. В устном сообщении при каждой последовательной передаче теряется

около 30% информации. Следовательно, на крупных предприятиях совершенно

невозможно положиться на устную связь одного уровня с другим. Даже

письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передачи

часть своего смысла. В равной мере серьезной проблемой является удержание

информации в памяти. Является ли удивительным то, что предприятия часто

функционируют в обстановке неведения: исследования показывают, что

сотрудники сохраняют в памяти только 50% переданной информации, а

руководители всего 60. Необходимость повторения сообщения, следовательно,

очевидна.

Невнимательность.

Часто приходится встречаться с простой неспособностью прочесть бюллетени,

уведомления, протоколы, сообщения, доклады. Что касается неспособности

выслушать устное сообщение, то психологи и работники просвещения заметили,

что «слуховые аппараты» не слушающих часто выключены, а они сами в это

время заняты мыслями о гольфе, семейных проблемах. К сожалению,

невнимательное выслушивание информации является хронической человеческой

слабостью. Поэтому довольно часто можно слышать споры по уже решенным

вопросам. Причины варьируются от желания произвести на говорящего

впечатление своими знаниями до простого неуважения к точке зрения другого

человека. В любом случае попытки сообщить что-то тому, кто не слушает,

потерпят неудачу.

19. Рассмотрите фактический процесс коммуникации по нисходящей в известной вам организации и конкретизируйте основные элементы и этапы коммуникационного процесса. Рассматривая этапы, выделите специфические шумы на каждом из них.

Бизнес моих знакомых состоит в торговле мебелью в 2-х собственных

магазинах. В выборе средств коммуникаций для компании

является потребитель. Поскольку потребителем товара компании

являются как частные лица, так и организации, то средства коммуникации и ее

цель должны быть соответствующие каждой группе потребителей. В фирме

используется исключительно телереклама, которая очень дорогая, но не всегда

эффективная, так как это просто текст на экране ТВ. Получается, что

рекламодатель существенно ограничивает круг информации, которая может

воздействовать на потребителя (картинка, звук, движение) простым текстом даже

без комментариев!

Средства коммуникаций, которые, на мой взгляд, могли бы быть использованы:

1. Обязательно нужны рекламные щиты около магазинов (благо они

располагаются прямо около оживленных улиц города). Они будут сообщать всем,

кто обращает на эти плакаты внимание (это существенный момент коммуникаций) о том, что в пределах квартала находится такой-то магазин, предоставляющий такие-то то.

2. Необходима дифференцированная реклама на радио и в местных газетах.

Радио будет создавать узнаваемость марки магазина, а печатная реклама будет

показывать конкретные виды мебели и привлекать клиентов.

3. Также нужны люди, которые раздают на оживленных улицах листовки с

информацией об этих магазинах.

Общим в коммуникациях является использование рекламы для доведения информации до потребителей, помощь в решении его проблем. Недостатком является ограниченный набор средств коммуникаций. Но здесь можно перенять опыт размещения фирмы (около потребителя), чтобы ему было быстро и удобно забирать товар.

20. Приведите примеры конкретных решений, которые принимались в известной вам организации и которые можно связать с реализацией основных функций управления.

Практически любой метод принятия решений, используемый в управлении, можно технически рассматривать как разновидность моделирований. Однако по традиции термин «модель» обычно относится лишь к методам общего характера, только что описанным выше, а также к многочисленным их специфическим разновидностям. В дополнение к моделированию, имеется ряд методов, способных оказать помощь руководителю в поиске объективно обоснованного решения по выбору из нескольких альтернатив той, которая в наибольшей мере способствует достижению целей. Для облегчения использования этих методов и вообще повышения качества принимаемых решений руководство пользуется прогнозированием. Наиболее распространенные методы прогнозирования рассмотрены в следующем разделе. Суть каждого принимаемого руководством решения — выбор наилучшей из нескольких альтернатив по конкретным установленным заранее критериям.

21. Приведите пример формулирования рационального стратегического решения, в котором выделите основные его этапы. В качестве источника можно использовать как собственный опыт, так и литературные источники.

По каким основным направлениям идет нормативно-правовое обеспечение административной реформы? Есть ли какие-нибудь предложения у Вашего Института по развитию административного законодательства для практической реализации мероприятий по осуществлению административной реформы?

Нормативное обеспечение связано с приоритетами административной реформы, которые определены в упомянутом указе Президента РФ. Здесь можно назвать три направления, связанные с реализацией этих приоритетов. Первый этап - оптимизация структуры и функций федеральных органов исполнительной власти. Второй - это реформирование государственной службы. И третий, очень важное направление, упорядочение процедур деятельности органов исполнительной власти. В соответствии с ними и шло нормативное подкрепление этой реформы. Скажем, можно здесь назвать, что первостепенное значение предавалось положениям о федеральных министерствах, федеральных службах и агентствах. Уже принят Федеральный закон "О государственной гражданской службе" и в высокой степени готовность проекта закона "О государственной правоохранительной службе", проекты указов Президента РФ необходимые в развитие этих законов. Продолжается подготовка проекта федерального закона о государственных услугах, уделяется внимание подготовке регламентов, которые регулируют организацию деятельности федеральных органов исполнительной власти. Из них можно назвать уже принятые и утвержденные постановлением Правительства РФ типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Как известно, разрабатываются еще и проекты федеральных законов о стандартах государственных услуг, об административных процедурах, об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. Последний уже одобрен Правительством РФ, сейчас дорабатывается для внесения его в Госдуму. Вот при подготовке всех названных нормативных актов и законов, а также иных нормативных актов, которые я назвала, активное участие и в рабочих, и в экспертных группах принимали сотрудники Института, когда они давали соответствующие заключения в соответствии с регламентом норм Правительства РФ.

22. Приведите примеры конкретных проблем, связанных с четырьмя направлениями стратегического планирования, которые можно выделить для знакомой вам организации. Укажите на основные стратегические ресурсы, внешние возможности и угрозы, сильные и слабые стороны, направления организационного развития.

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей.

Согласно Питеру Лоранжу, процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача - обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Точнее говоря, он видит четыре основных вида управленческой деятельности в рамках процесса стратегического планирования. К ним относятся: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и организационное стратегическое предвидение.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ. Данный процесс включает в себя распределение ограниченных организационных ресурсов, таких как фонды, дефицитные управленческие таланты и технологический опыт. Например, осенью 1987 г. компания «Филип Моррио» приняла решение реорганизовать свое отделение, «Дженерал Фудз», в чем многие увидели целенаправленные усилия по получению больших прибылей от гиганта пищевой промышленности, который был приобретен в 1985 г. Согласно новому плану, компания «Филип Моррис» разделила «Дженерал Фудз» на три отдельно действующие фирмы с намерением сократить большое число менеджеров и общефирменного персонала. Деньги, которые компания надеется сэкономить путем исключения некоторых управленческих слоев, будут заново инвестированы в данное отделение.

АДАПТАЦИЯ К ВНЕШНЕЙ СРЕДЕ. Адаптацию следует интерпретировать в широком смысле слова. Она охватывает все действия стратегического характера, которые улучшают отношения компании с ее окружением. Компаниям необходимо адаптироваться к внешним как благоприятным возможностям, так и опасностям, выявить соответствующие варианты и обеспечить эффективное приспособление стратегии к окружающим условиям. Стратегическое планирование преуспевающих компаний имеет дело с созданием новых благоприятных возможностей посредством разработки более совершенных производственных систем, путем взаимодействия с правительством и обществом в целом и т.д.

Проникновение компании «Кока-Кола» на рынок бескофеиновых безалкогольных напитков представляет собой пример адаптации к окружающим условиям. Фирма потратила громадное количество времени на изучение внешних возможностей и опасностей, прежде чем предложить свою бескофеиновую продукцию. «Ройал Краун» первой ввела бескофеиновую колу «Ар Си 100» на рынок. Реакция потребителей, заинтересованных в «более здоровом» безалкогольном напитке, была обнадеживающей. Затем фирма «Пепси» предложила свой сорт - «Пепси-Фри». «Кока-Кола» выжидала, осторожно участвуя в конкуренции, и, наконец, выпустила на рынок ряд бескофеиновых напитков в ответ на явно меняющиеся потребительские требования.

ВНУТРЕННЯЯ КООРДИНАЦИЯ. Она включает координацию стратегической деятельности для отображения сильных и слабых сторон фирмы с целью достижения эффективной интеграции внутренних операций. Когда Гарольд Джинин был одним из директоров «Интернэшнл Телефон энд Телеграф», он отвечал за объединение деятельности более чем 250 различных предприятий, в состав которых в то или иное время входили «Гриннел Кантин», «Хартфорд Файэр Иншурано и «Авио. Обеспечение эффективных внутренних операций в организациях, больших или малых, является неотъемлемой частью управленческой деятельности.

23. Кратко сформулируйте миссию нескольких известных вам коммерческих или некоммерческих организаций.

Миссия компании «Сан Бэнкс» заключается в содействии экономическому развитию и благосостоянию сообществ, обслуживаемых компанией, путем предоставления гражданам и предприятиям качественных банковских услуг таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным и этическим стандартам, обеспечения справедливой и соответствующей прибыли акционерам компании и справедливого отношения к сотрудникам компании.

24. Сформулируйте цели, входящие, по вашему мнению, в рамки стратегического планирования для компании или организации, деятельность которой вам хорошо знакома.

Цели должны быть конкретными и измеримыми. Например, на фирме «Смайл» первичной целью является удовлетворение потребностей своих сотрудников. Предполагаемые требования для достижения данной цели: 1) повысить удовлетворенность своих сотрудников на 10% в год, 2) увеличить продвижение по службе на 15% в год и 3) снизить текучесть кадров на 10% в год. Такое конкретное заявление точно говорит людям, что, по мнению руководства, является требуемыми уровнями формирования довольных сотрудников.

Выражая свои цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую базу отсчета для последующих решений и оценки хода работы. Руководители среднего звена будут иметь ориентир для решения, следует ли направить больше усилий на обучение и воспитание работников. Также будет легче определить, насколько хорошо организация работает в направлении осуществления своих целей. Как мы узнаем впоследствии, это становится важным при выполнении контрольных функций.