Подготовка информации

Перед началом подготовки информационного сообщения должны быть сформулированы цель и идея сообщения и продуман его план. Это поможет точнее выбрать издание или передачу, в которой представление информации окажется наиболее эффективным. Идея информационного сообщения должна:

• иметь отношение к читателю издания;

• находиться в кругу его интересов;

• привлекать внимание.

Как говорят специалисты, «не стоит рекламировать тракторы в журнале для любителей кошек».

План информационного сообщения позволяет определить последовательность изложения идеи и четко представить необходимую аргументацию.

Информация должна быть оперативной и интересной, написанной живым и доступным языком. Текст не следует перегружать лишней информацией. Сообщение должно быть конкретно и удобно для восприятия.

Структура пресс-релиза

Пресс-релиз – это самый распространенный способ передачи информации в прессе, первое по значимости средство для связи с общественностью.

Пресс-релиз, как правило, состоит из четырех основных блоков:

1. Броский, яркий заголовок, позволяющий выделить конкретное информационное сообщение из множества подобных и привлечь внимание редактора издания.

2. Лид (lid) – первый абзац. Это сжатая информация; суть того, что будет изложено ниже; ответы на ключевые вопросы, обязательные для пресс-релиза: кто, что, где, когда, почему, как. Основное требование к первому абзацу – отсутствие деталей и подробностей.

3. Информационный блок – подробная, развернутая информация с использованием цитат и конкретных цифр.

4. Справочный блок – адрес, контактный телефон, факс и другая справочная информация.

Требования, предъявляемые к подготовке пресс-релиза

1. Объем пресс-релиза – 300 – 500 слов, т.е. 1 – 2 страницы текста. Когда информация не умещается на одной странице, в нижнем правом углу ставится пометка «см. далее». Если возникает необходимость в представлении объемной фактической информации, лучше ее оформить в виде приложения к пресс-релизу, чем делать длинный пресс-релиз.

2. Текст пресс-релиза должен быть отпечатан на одной стороне листа, с широкими полями для заметок редактора и через два интервала.

3. Абзацы должны быть краткими, не более 6 строк, и печататься с красной строки. Каждое предложение может быть отдельным абзацем. Во избежание ошибок при наборе текста слова не разрываются для переноса, а абзац не переносится на следующую страницу.

4. Текст не должен содержать двусмысленностей, прилагательных и превосходной степени, большого количества придаточных предложений, технических деталей (за исключением материала для специализированной прессы).

5. Следует указывать точные, а не приблизительные цифры; при упоминании конкретного лица необходимо привести его полное имя и должность.

6. При наличии фотографий по теме пресс-релиза следует сообщить, каким образом их смогут получить заинтересованные представители СМИ.

Пресс-релиз лучше печатать на фирменном бланке; в идеале он должен полностью или частично воспроизводить фирменный стиль организации. Поскольку представление информации диктуется направленностью конкретного издания, иногда целесообразно готовить несколько вариантов пресс-релиза по одной теме, так как разные издания будут по-разному освещать событие, изложенное в пресс-релизе.