Сортировка списков

Сортировка списков используется для упорядочения данных таблицы по некоторым критериям.

Для сортировки:

• Выделить любую ячейку списка.

• Таблица → Сортировка.

• Задать нужные критерии сортировки. Одновременно можно задать сортировку по трем полям. Если нужно отсортировать записи по большему числу полей, повторить сортировку еще раз.

• ОК.

Составление консолидированных отчетов

Консолидация – способ составления итоговых отчетов по нескольким рабочим листам.

При этом итоговый отчет может находиться на том же листе, на другом листе или в другой рабочей книге.

• Выбрать место для консолидированного отчета, например новый лист и выбрав мышью на нем нужную ячейку.

• Данные → Консолидация.

• Задать функцию консолидации.

• Выбрать поле Ссылка и щелкнуть левой кнопкой мыши на нужном ярлычке листа, затем выделить диапазон, по которому строится консолидация. Щелкнуть мышью на кнопке «Добавить». Повторить этот пункт для остальных диапазонов консолидации.

• Установить флажки у полей «Подписи верхней строки» и «Значение левого столбца».

• ОК.

Сводные таблицы

Сводная таблица – это таблица на рабочем листе, позволяющая представлять данные в виде двухмерной матрицы с разными комбинациями категорий в качестве заголовков строк и столбцов.

Создается с помощью мастера новых таблиц.

• Выделить любую ячейку таблицы.

• Данные → Сводная таблица.

• В появившемся окне выбрать в списке. Щелкнуть мышью на кнопке «Далее».

• Поместить кнопки требуемых полей в области строк, столбцов, страниц, перетаскивая левой кнопкой мыши кнопки с названиями столбцов в эти области. Щелкнуть мышью на кнопке «Далее».

• Указать, куда поместить сводную таблицу, щелкнув мышью на ярлычке нужного листа и ячейке (иначе сводная таблица поместится на свободный лист).

• Для изменения сводной таблицы можно воспользоваться одним из способов:

• Данные → Сводная таблица

• Панель → Запрос и сводная таблица (появляется автоматически после создания сводной таблицы)

• Перетаскивать с помощью левой кнопки мыши поля сводной таблицы в нужные области непосредственно на рабочем листе.

Для изменения названий полей:

• Щелкнуть левой кнопкой мыши на поле.

• Стереть старое название в строке формул.

• Ввести новое значение.

• <Enter>. При этом изменятся названия во всех соответствующих полях.

Автоматизация работы в Excel (Макросы)

Макрос – последовательность команд, с помощью которых можно избежать многократного повторения одинаковых действий.

Создание макросов

Наиболее простым способом создания макроса является его запись, когда пользователь выполняет действия, а Excel переводит их в команды языка Visual Basic и сохраняет их на листе модуля. Макросы можно сохранять в личной книге макросов, в рабочей книге, в новой рабочей книге.

Макросу можно назначить кнопку на рабочем листе, графический обьект, сочетание клавиш, команду в меню, кнопку на панели инструментов.

Запись макроса

• Сервис → Макрос → Начать запись.

• В появившемся окне «Запись макроса» ввести имя макроса, соответствующее макросу сочетание клавиш, место хранения макроса и описание макроса.

• ОК.

• Выполнить повторяющиеся действия.

• Для завершения записи щелкнуть мышью на кнопке остановить запись в панели «Остановка макроса» или Сервис → Макрос → Остановить запись.

Созданному макросу в дальнейшем можно назначить кнопку, графический объект, сочетание клавиш, команду в меню, кнопку на панели инструментов.

Назначение кнопки макроса на рабочем листе

• В нужном месте рабочего листа нарисовать кнопку макроса с помощью инструмента «Кнопка» панели Формы.

• Появится окно «Назначить макрос объекту».

• Если нужно использовать уже существующий макрос, то выбрать из списка нужное имя макроса и нажать ОК.

• Если макрос новый, то щелкнуть мышью на кнопке «Записать». В уголке экрана появится панель Запись макроса, с кнопкой «Остановить запись». В появившемся окне «Запись макроса» задать, если нужно, сочетание клавиш, которое будет запускать макрос, указать, где хранить макрос, задать описание макроса.

• Выполнить повторяющиеся действия.

• Для завершения создания макроса щелкнуть на кнопке «Остановить запись» в панели «Остановка макроса» или Сервис → Макрос → Остановить запись.

Назначение макроса командам меню, кнопкам на панели инструментов

• Сервис → Настройка → вкладка Команды.

• В разделе категории выбрать Макросы.

• В разделе команды выбрать команду

• для создания пункта меню: Настраиваемая команда меню. Зацепившись левой кнопкой мыши за выбранную команду, перетащить её (команду) в нужный пункт меню или подменю.

• для создания кнопки в панели инструментов: Настраиваемая кнопка. Зацепившись левой кнопкой мыши за выбранную команду, перетащить её в нужную панель инструментов.

• Щелчок на кнопке «Изменить выделенный объект», с помощью появившегося меню можно задать имя кнопки или пункта меню, выбрать значок на кнопке и выбрать режим «Назначить макрос».

• В окне «Назначить макрос» выбрать имеющийся макрос или, введя новое имя, создать новый макрос.

• ОК.

Запуск макроса выполняется одним из способов:

• Щелчком левой кнопки мыши на кнопке макроса в рабочем листе.

• Нажать на клавиатуре сочетание клавиш.

• Запустить команду из пункта меню.

• Щелчком левой кнопки мыши на кнопке макроса на панели инструментов.

Для изменения кнопки макроса: в панели «Рисование» щелкнуть мышью на кнопке с белой стрелкой «Выбор объектов».

Для изменения текста кнопки:

• Щелкнуть правой кнопкой мыши на кнопке и выбрать из контекстного меню режим «Изменить текст».

• Исправить текст.

• Щелкнуть левой кнопкой мыши вне кнопки.

Удаление пункта меню, кнопки на панели инструментов

• Сервис → Настройка → вкладка Команды в разделе категории выбрать «Макросы».

• Щелчком левой кнопкой мыши выделить нужный пункт меню или кнопку, назначенную макросу.

• Щелкнуть на кнопке «Изменить выделенный объект» и выбрать режим Удалить.

• Выбрать «Закрыть».

Обмен данными

Windows позволяет выполнять обмен данными между различными приложениями. Например, внедрять информацию из рабочей книги Excel в документ Word.

Встраивание таблицы Excel в документ Word

• Создать документ Word.

• Создать книгу Excel.

• В Excel выделить блок ячеек, внедряемых в документ Word.

• Скопировать выделенный блок в буфер обмена с помощью Правка → Копировать.

• Перейти в документ Word. (Alt+Tab или щелкнуть мышью на имени в панели задач).

• Установите текстовый курсор в место вставки таблицы Excel .

• Вставить блок ячеек из буфера обмена с помощью Правка → Специальная вставка.

• В появившемся окне выбрать Лист Microsoft Excel объект.

• ОК.

Изменение встроенного объекта

• Дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши на встроенном объекте. При этом вместо панелей инструментов Word появятся панели Excel.

• Внести необходимые изменения средствами Excel.

• Щелчок левой кнопки мыши вне внедрённого объекта для того, чтобы вернуться в среду Word.

Такой способ обмена данными называется OLE – технологией.