Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Національний університет "Львівська політехніка"

Інститут гуманітарних та соціальних наук

Кафедра соціальних комунікацій та інформаційної діяльності

Керування документацією

Методичні вказівки

до лабораторних робіт

з дисципліни “Керування документацією”

для спеціальності 7.02010501 “Документознавство та інформаційна діяльність”

Затверджено на засіданні кафедри

«Соціальні комунікації та

інформаційна діяльність»

Протокол № 10 від 25 квітня 2013 р.

Львів – 2013

ДОКУМЕНТАЦІЙНІ - ІНФОРМАЦІЙНІ ПРОЦЕСИ ТА ЇХ КОНТРОЛЮВАННЯ: Методичні вказівки до лабораторних робіт №4 з дисципліни “Керування документацією” для студентів спеціальності 7.02010501 “Документознавство та інформаційна діяльність”/ М.В.Комова, Т.М.Білущак. – Львів: Вид-во НУ «Львівська політехніка», 2013.- 12 с.

Відповідальний за випуск: Пелещишин А.М., д.т.н., проф.

Укладачі:	к. філолог.н., доц.	М.В. Комова
	асистент	Т.М. Білущак

Рецензенти: Кочан І.М., д.філол.н., професор, завідувач кафедри українського прикладного мовознавства Львівського Національного університету ім. І. Франка.

Сєров Ю.О. к.т.н., ст. викладач, заступник завідувача кафедри соціальних комунікацій та інформаційної діяльності.

Передмова

Дисципліна «Керування документацією» є базовою, призначеною для підготовки фахівців вищої кваліфікації за фахом «Документознавство та інформаційна діяльність» у системі підготовки спеціалістів за напрямом 7.02010501 — «Документознавство та інформаційна діяльність».

Метою вивчення дисципліни "Керування документацією" є формування у студентів необхідних теоретичних і практичних знань про галузь керування , що відповідає за ефективний, системний і систематичний контроль за створенням, обігом, прийманням, зберіганням у відомчому архіві, передаванням до архіву (державного чи відомчого) та вилученням для знищення службових документів, підвищення ефективності, раціоналізацію керування документацією, діяльність установ шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

В результаті вивчення дисципліни "Керування документацією" фахівець повинен вміти: застосовувати принципи керування документацією; створювати службові документи відповідно до нормативних актів та контролювати їх обіг; здійснювати пошук документів та оперативне керування; складати переліки документів на зберігання та знищення; здійснювати технічне забезпечення керування документацією.

Лабораторна робота № 4 документаційні - інформаційні процеси та їх контролювання

Мета роботи: навчитися виконувати перевірку даних.

Теоретичні відомості

Перевірка даних дає змогу контролювати тип або значення даних, які користувачі вводять у клітинку. Наприклад, можна обмежити введення даних лише певним діапазоном дат, обмежити вибір пунктами певного списку або дозволити введення лише цілих додатних чисел.

Перевірка даних — це засіб LibreOffice.org Calc, що служить для визначення обмежень на дані, які можна або потрібно вводити у клітинку. Можна настроїти перевірку даних так, щоб заборонити користувачам вводити неприпустимі дані. Якщо потрібно, можна дозволити введення неприпустимих даних, але попереджувати користувачів, коли вони намагатимуться ввести їх у клітинку. Також можна вказати повідомлення, які пояснюватимуть, що потрібно ввести у клітинку, і вказівки з виправлення в помилок.Перевірка значень що вводяться

LibreOffice.org Calc дозволяє вказати тип даних, які можуть міститися в певній клітинці або діапазоні. Наприклад, потрібно розробити таблицю, яку використовуватимуть інші люди. Припустимо, в цій таблиці є клітинка для введення даних, на яку є посилання в деякій формулі. У цій ситуації ви можете скористатися функцією перевірки даних, що вводяться, щоб у випадку, якщо користувач введе значення, що не належить заданному інтервалу, програма видавала відповідне повідомлення. Це виконується за допомогою команд меню Дані – Перевірка.

Перевірку даних важко переоцінити, коли книга має спільно використовуватися різними працівниками організації та потрібно забезпечити правильність і узгодженість усіх введених до книги даних.

Заборона чисел за межами вказаного діапазону. Можна вказати, наприклад, мінімальну кількість відрахувань, удвічі більшу, ніж кількість дітей у працівника, зазначена в певній клітинці.

Заборона дат за межами вказаного інтервалу. Наприклад, можна вказати інтервал від сьогоднішньої дати до 3-го дня після неї.

Заборона часу за межами вказаного інтервалу. Наприклад, можна вказати інтервал для часу сніданку з моменту відкриття ресторану до 5 годин після цього.

Обмеження кількості символів тексту Наприклад, можна вказати, щоб текст у клітинці містив не більше 10 символів. Аналогічно, можна встановити граничну довжину поля повного імені (C1) як довжину поля імені (A1) плюс довжину поля прізвища (B1) плюс ще 10 символів.

Перевірка даних виходячи з формул або значень в інших клітинках Наприклад, за допомогою перевірки даних можна встановити граничний розмір для комісій та бонусів 3 600 грн. на основі загального проектного розміру витрат на заробітну плату. Якщо користувач введе в клітинку значення більше 3 600 грн., з'явиться попередження.