Инструкционно – технологическая карта № 4.13.1
Тема: Системы управления базами данными. Организация баз данных в СУБД. Создание новой базы данных. Создание таблиц. Создание отношений между таблицами.
Цель: Знакомство с программой Microsoft Office Access. Настройка параметров. Создание первой базы данных и таблицы. Создание связей.
Теория
База данных - это набор информации, организованной тем, или иным способом. Пожалуй, одним из самых банальных примеров баз данных может быть записная книжка с телефонами ваших знакомых. Наверное, у вас есть сейчас или когда-либо была эта полезная вещь. Этот список фамилий владельцев телефонов и их телефонных номеров, представленный в вашей записной книжке в алфавитном порядке, представляет собой, вообще говоря, проиндексированную базу данных. Использование индекса - в данном случае фамилии (или имени) позволяет вам достаточно быстро отыскать требуемый номер телефона. Конечно, вся эта информация может храниться и дальше на бумаге, но современным средством хранения и обработки баз данных является, безусловно, компьютер. В дальнейшем мы будем иметь в виду только компьютерные БД.
В реляционных базах данных вся информация представляется в виде прямоугольных таблиц. Реляционная модель опирается на систему понятий реляционной алгебры, важнейшие из которых: таблица, отношение, строка, столбец, первичный ключ. Все операции над реляционной базой данных сводятся к манипуляциям с таблицами. Таблица отражает тип объекта реального мира (сущность), а каждая ее строка – конкретный объект. Таблица - это набор сведений, относящихся к определенной категории, является основным объектом базы данных. Поля - это различные характеристики (иногда говорят - атрибуты) объекта. Значения полей в одной строчке (записи) относятся к одному объекту. Разные поля отличаются именами. А чем отличаются друг от друга разные записи? Записи различаются значениями ключей. Главным ключом в базах данных называют поле (или совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей.
Чем база данных не является. Не является она таблицей, перечисляющей что-то. То есть лист Еxcel, даже если он содержит много информации, не является базой данных. База данных - это не одна таблица. Это совокупность таблиц определенного рода, позволяющая не хранить дублирующиеся данные, но при этом легко получать различные выборки и отчеты.
Зачем нужны базы данных? Вот как раз для систематизации хранения данных, для того, чтобы избежать дублирования данных, чтобы легко собирать отчеты. Автоматизация документооборота - также одна из задач, решаемых при помощи баз данных.
Какие существуют базы данных? Microsoft Access одновременно представляет и базу данных и интерфейс для работы с ней. Часто база реализуется при помощи Microsoft SQL Server, а доступ организуется при помощи программы, написанной на Delphi. Для обращения к базам данных существует так называемый язык запросов SQL = Structured Query Language. Так что если вы собираетесь заниматься чем-то, связанным с базами данных, то для начала стоит изучить его.
Программа "Аксес" ("Access") компании Майкрософт является прекрасным инструментом для работы с данными. Аксес позволяет хранить и обрабатывать данные, подготавливать отчеты, контролировать правильность данных на стадии их ввода, создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс). Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей.
Интерфейс программы. При каждом запуске Access появляется начальное окно диалога, которое используется для открытия существующей или создания новой базы данных. За окном диалога находится рабочий экран Microsoft Access. В верхней части экрана находится заголовок, панель меню и панель инструментов. Панель меню содержит доступ к средствам, при помощи которых выполняются функции Access. Панель инструментов содержит кнопки для выполнения наиболее часто используемых функций. Чтобы воспользоваться ею, установите указатель на одной из кнопок и щелкните мышью. Если вы не знаете, за какое действие отвечает та или иная кнопка, маленький прямоугольник с именем кнопки появится на экране, когда указатель мыши окажется на кнопке. Кнопки на панели инструментов меняются в зависимости от того, что вы делаете в данный момент, а некоторые из них становятся неактивными.
В нижней части экрана расположена строка состояния. В ней Access выводит различные сведения о состоянии работы системы. Слева, например, можно прочесть о текущем состоянии - режиме работы или назначении выбранной кнопки панели инструментов. Справа находятся окошки состояния, которые показывают, задействованы ли клавиши CAPS LOCK, NUM LOCK или SCROLL LOCK. Между панелью управления и строкой состояния находится база данных и ее составляющие части.
Ход работы: