Практическое занятие 17. Создание форм.

Создание форм. Использование таблиц для оформления документов.

Создадим простую шапку для формы отчета о командировочных расходах

1. Щелкните на кнопке Создать на стандартной панели инструментов, чтобы открыть окно нового документа.

2. Щелкните на кнопке Добавить таблицу и выберите таблицу с одной строкой и двумя столбцами.

3. В первой ячейке таблицы введите «УКБДиМК». Нажмите Таb и введите «Командировочные расходы».

4. Сохраните документ под именем Командировочные расходы – Форма.

Пока что шапка выглядит не очень привлекательно, поэтому давайте добавим немного эффектного форматирования. Выполните следующие действия:

1. Щелкните слева от текста в первой ячейке, чтобы выделить ее, и измените шрифт на Аrial, 36 пунктов, полужирный.

2. Теперь давайте сделаем фон черным, а шрифт – белым. Сначала щелкните на стрелке рядом с кнопкой Цвет заливки на панели инструментов Таблицы и границы.

3. Выберите вариант Черный (первый квадратик в верхнем ряду). Word изменит цвет фона на черный (эффект не будет виден на экране, пока вы не снимете выделение).

4. Пока ячейка остается выделенной, выберите Формат-Шрифт. Раскройте список Цвет и выберите Белый.

5. Затем установите флажок Малые прописные в области Эффекты.

6. Теперь щелкните на вкладке Интервал и раскройте список Интервал. Выберите вариант Разреженный и установите значение 7,5 пт в поле На. (При этом в выделенном тексте увеличится интервал между символами.) Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить изменения, и затем щелкните в любом месте документа. Начало документа должно выглядеть примерно так, как показано ниже.

«УКБДиМК»

Командировочные расходы

7. Чтобы текст оставался в одной строке, установите ширину столбца равной примерно 10 см.

Теперь отформатируем вторую часть шапки.

1. Выделите вторую ячейку таблицы и измените шрифт на Times New Roman, 14 пунктов. Текст разместится в две строки. (С помощью команды Таблица-Свойства таблицы можно установить ширину ячейки, если текст в ней располагается по строкам.) Чтобы сместить текст вниз в ячейке для визуального выравнивания заголовка, щелкните на кнопке раскрывающегося списка Выровнять сверху по левому краю на панели инструментов Таблицы и границы и выберите Выровнять по центру. Нажмите Ctrl + Home, чтобы увидеть результат.

2. Сохраните документ.

Пока что мы использовали текст с позициями табуляции и таблицы для организованного размещения информации. Так мы можем создавать счета, заказы и другие документы. Однако существует более простой способ.

1. Пока на экране виден документ Командировочные расходы – Форма, нажмите Ctrl + End и затем нажмите Еnter два раза, чтобы увеличить интервал между шапкой документа и формой.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите команду Формы из появившегося меню, чтобы вывести на экран панель инструментов Формы.

3. Если хотите, закрепите панель инструментов Формы под панелью форматирования.

Теперь создадим поля формы.

1. Введите Основания для командировки и нажмите Таb.

2. Щелкните на кнопке Текстовое поле. Word вставит в документ поле.

3. Нажмите Еnter, чтобы начать новую строку, введите Стоимость авиабилета:, нажмите Таb.

4. Щелкните на кнопке Текстовое поле и затем на кнопке Параметры поля формы.

5. Раскройте список Тип и выберите вариант Число. Теперь раскройте список Формат числа и выберите пятый вариант (с символом денежной единицы). Щелкните на кнопке ОК.

6. Щелкните после поля Стоимость авиабилета, нажмите Таb, введите Способ платежа:, снова нажмите Таb и щелкните на кнопке Поле со списком на панели инструментов Формы.

7. Щелкните на кнопке Параметры поля формы, введите слова За счет организации в поле Элемент списка. Щелкните на кнопке Добавить. Теперь введите слова За свой счет и снова щелкните на кнопке Добавить. Щелкните на ОК. Word по умолчанию вставит в поле первый добавленный элемент списка, в нашем случае, За счет организации.

8. Щелкните после нового поля и нажмите Enter, чтобы начать новую строку. Теперь поместите указатель мыши слева от строки со словами Стоимость авиабилета (указатель мыши должен превратиться в стрелку, обращенную вправо). Щелкните мышью, чтобы выделить строку.

9. Щелкните на кнопке Копировать, чтобы скопировать текст в буфер, нажмите Ctrl + End, чтобы переместиться в конец документа, и дважды щелкните на кнопке Вставить.

10. Измените вторую фразу Стоимость авиабилета на Питание, а третью – на Проживание. Теперь ваша форма должна выглядеть примерно так, как показано на следующем рисунке.

«УКБДиМК»

Командировочные расходы

Основание для командировки     

Стоимость авиабилета * * * Способ платежа: За счет организации

Питание: * * * Способ платежа: За счет организации

Проживание: * * * Способ платежа: За счет организации

Для правки подписей полей формы используются стандартные приемы редактирования текста. Если же нужно изменить поля формы, используйте кнопку Параметры поля формы. Для примера изменим некоторые поля формы так, чтобы снабдить их справочной информацией, которая будет появляться в строке состояния при выделении этих полей.

1. Щелкните на поле Основания для командировки, чтобы выделить его, и затем щелкните на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

2. В окне диалога Параметры текстового поля щелкните на кнопке Текст справки.

3. Выберите параметр Текст справки и наберите следующие слова: Введите название конференции или презентации. Затем дважды щелкните на кнопке ОК. (Вы не увидите текст справки в строке состояния, пока не установите защиту документа).

4. Теперь щелкните правой кнопкой мыши на поле Стоимость авиабилета и выберите команду Свойства из появившегося меню, чтобы снова вывести на экран окно диалога Параметры текстового поля.

5. Щелкните на кнопке Текст справки, выберите параметр Текст справки и введите следующие слова: Введите общую сумму в рублях. Затем дважды щелкните на кнопке ОК.

6. Повторите шаги 4 и 5, чтобы добавить такой же текст справки к полям Питание и Проживание.

Теперь пора добавить справку к списку.

1. Дважды щелкните на первом поле Способ платежа, чтобы вывести на экран окно диалога Параметры поля со списком.

2. Щелкните на кнопке Текст справки, выберите параметр Текст справки и введите следующие слова: Щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы выбрать нужный вариант из списка. Затем дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы внести изменения в форму.

3. Повторите шаги 1 и 2, чтобы добавить такой же текст справки к другим полям в списке Способ платежа.

4. Когда закончите, щелкните на кнопке Сохранить, чтобы сохранить свою работу.

Теперь, когда все поля в форме расположены на своих местах, пора добавить немного внешних эффектов, которые сделают форму более легкой для восприятия. Мы внесем некоторые изменения в позиции табуляции, но сначала давайте выполним форматирование символов и абзацев. Чтобы отформатировать текст формы, используются те же самые приемы, что и для обычного текста в документе Word. Выполните следующие действия:

1. Выделите всю форму (кроме шапки) и измените размер шрифта на 12 пунктов.

2. Теперь выделите подпись Основания для командировки (но не поле, которое за нею следует) и щелкните на кнопке Полужирный. Повторите этот шаг для всех остальных подписей.

3. Снова выделите всю форму (за исключением шапки) и выберите Формат-Абзац.

4. В области Интервалы в поля Перед и После введите значение 3 пункта. Щелкните на кнопке ОК. Теперь форма будет выглядеть примерно так, как показано ниже.

«УКБДиМК»

Командировочные расходы

Основания для командировки * * *

Стоимость авиабилета * * * Способ платежа: За счет организации

Питание: * * * Способ платежа: За счет организации

Проживание: * * * Способ платежа: За счет организации

Как вы видите, необходимо изменить позиции табуляции, чтобы выровнять поля формы

1. Выделите форму и щелкайте на кнопке типа табуляции, пока не появится выравнивание по левому краю и затем щелкните на отметке 5 см на линейке. Word добавит на линейку соответствующую позицию табуляции и переместит текст.

2. Щелкните на отметке 7 см, чтобы установить вторую позицию табуляции, и на отметке 10,5 см – для третьей позиции.

Подрегулируем позиции табуляции на линейке.

1. Выделите форму, поместите указатель на значок табуляции на отметке 7 см, нажмите левую кнопку мыши и перетащите его на отметку 6,5 см. Word изменит положение подписи к списку Способ платежа.

2. Теперь повторите шаг 1, чтобы переместить значок табуляции с отметки 10,5 см на отметку 10,25 см. Теперь форма будет выглядеть примерно так.

«УКБДиМК»

Командировочные расходы

Основание для командировки* * *

Стоимость авиабилета * * * Способ платежа: За счет организации

Питание: * * * Способ платежа: За счет организации

Проживание: * * * Способ платежа: За счет организации

Формы типа авансовых отчетов часто включают в себя определенные расчеты. Составим таблицу текущих расходов, по которым нужно подвести итоги.

1. Нажмите Ctrl + End, чтобы переместиться в конец документа. Нажмите Enter два раза, чтобы увеличить интервал между основной частью формы и таблицей, которую мы сейчас будет вставлять.

2. Введите Разное (наличные) и нажмите Enter.

3. Щелкните на кнопке Добавить таблицу и создайте таблицу из двух столбцов и пяти строк.

4. В первой строке введите Прогон:, нажмите Таb и щелкните на кнопке Текстовое поле на панели инструментов Формы.

5. Щелкните на кнопке Параметры поля формы. В списке Тип выберите вариант Число, а в списке Формат числа выберите пятый вариант (со знаком денежной единицы). Щелкните на кнопке ОК.

6. Щелкните в первой ячейке второй строки и введите Парковка:. Перейдите на одну ячейку вниз и введите Телефон:. Перейдите еще на одну ячейку вниз и введите Такси:.

7. Теперь скопируйте поле из второй ячейки строки Прогон и вставьте его в строки Парковка, Телефон и Такси. Теперь ваша таблица должна выглядеть примерно так, как показано ниже.

«УКБДиМК»

Командировочные расходы

Основание для командировки* * *

Стоимость авиабилета * * * Способ платежа: За счет организации

Питание: * * * Способ платежа: За счет организации

Проживание: * * * Способ платежа: За счет организации

Разное (наличные)

Прогон:	* * *
Парковка:	* * *
Телефон:	* * *
Такси:	* * *
Итого

Добавим формулу, которая будет суммировать все эти расходы. Выполните следующие действия:

1. Щелкните в первой ячейке последней строки. Введите ИТОГО: и нажмите Таb.

2. Щелкните на кнопке Текстовое поле на панели инструментов Формы и затем щелкните на кнопке Параметры поля формы.

3. В списке Тип выберите вариант Вычисление.

4. Щелкните в поле Выражение после знака равенства (=) и введите SUM(В1:В4). Это выражение означает, что Word просуммирует значения из первых четырех ячеек второго столбца.

5. В списке Формат числа выберите пятый вариант (со знаком денежной единицы) и щелкните на кнопке ОК.

Еще немного займемся оформлением.

1. Выделите заголовок над таблицей и щелкните на кнопке Полужирный.

2. Выделите первый столбец таблицы и сделайте его полужирным.

3. Поместите указатель мыши на границу между столбцами и перетащите ее влево, примерно до отметки 4,75 см, чтобы выровнять текстовые поля в таблице с полями формы в ее верхней части

После создания формы обычно требуется сохранить ее как шаблон. Тогда ее можно в любой момент открыть и заполнить. Однако прежде чем мы сможем сохранить форму как шаблон, мы должны установить для нее защиту. Тогда изменения можно будет вносить только в поля форм. Давайте установим защиту документа Командировочные расходы – Форма.

1. Щелкните на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

2. Теперь попробуйте щелкнуть на любом заголовке, подписи или перед знаком абзаца в пустой строке. Вы не сможете внести изменения в текст, если он не находится в полях формы.

Сохраним документ как шаблон, чтобы потом заполнить форму.

1. Сначала закройте панель инструментов Формы (щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите команду Формы из появившегося меню).

2. Выберите Файл – Сохранить как. В списке Тип файла укажите Шаблон документа. Word откроет папку Шаблоны в папке \Program Files\ Microsoft Office.

3. Дважды щелкните на значке папки Другие документы и затем щелкните на кнопке Сохранить, чтобы шаблон Командировочные расходы – Форма был сохранен в этой папке.

4. Закройте шаблон.